تظهر في تصنيف المستندات حسب نوع المحتوى. مفهوم الوثيقة. وظائف الوثائق وتصنيفها حسب الخصائص المختلفة - الملخص. تصنيف الوثائق حسب وظائف الإدارة

تشبو إلى سبا "تيومينسكي

كلية الاقتصاد والإدارة والقانون "

عمل الاختبار رقم ______________ الخيار __________

في مجال "توثيق دعم الإدارة"

اللقب ______________________ الاسم الأول _________________

اسم العائلة ______________________ الرمز _______________

سنة الميلاد __________ التعليم __________________

مكان العمل ________________________________________

الموقف المتخذ ________________________________

عنوان المنزل _____________________________________

____________________________________________________

دخل عمل الاختبار قسم المراسلات رقم ___

"___" ___________________ 20___

الميثودي ___________________________________________

ليتم الانتهاء من قبل المعلم

العمل دخل الكلية "___" _____________ 20 __.

تاريخ المراجعة _____________________________________

رتبة ___________________________________________

لقب المعلم ____________________________

1. تصنيف الوثائق وفق معايير مختلفة.

2. البروتوكولات: أنواعها ، ووضعها ، وتسجيلها.

3. المهمة 1 ؛

4. المهمة 2 ؛

5. الأدب.

تصنيف الوثائق وفق معايير مختلفة.

يتم تضمين المستند الذي يتم إنشاؤه في المجتمع في نظام التوثيق ذي الصلة كعنصر منه. تشكل أنواع وأنواع معينة من المستندات نظام التوثيق. حتى الآن ، لا يوجد تصنيف علمي ثابت لأنواع وأنواع الوثائق في علم الوثائق.

أهم ما يميز تصنيف الوثائق هو محتواها. يمكن تقسيم مستندات الخدمة إلى أقسام فرعية: حول القضايا الإدارية ؛ العرض المادي والتقني ؛ تخطيط؛ انشطة العملية؛ محاسبة؛ تدريب وتنسيب الموظفين ؛ القضايا المالية والائتمانية والتجارة الخارجية ، إلخ.

يمكن تصنيف جميع المستندات المتداولة في المؤسسة وفقًا للمعايير التالية.

هناك أنواع عديدة من المستندات بالاسم. فيما يلي عدد قليل فقط: الأوامر ، والأوامر ، والخطط والتقارير ، والأفعال ، والبروتوكولات ، والعقود ، واللوائح ، والتعليمات ، والشهادات ، والتقارير ، والمذكرات التفسيرية ، وخطابات الخدمة ، والبرقيات ، والمعايير ، الشروط الفنيةوطلبات وأوامر الدفع والتوكيلات وما إلى ذلك.

وفقًا لطريقة تحديد المعلومات ، تتم كتابة المستندات (مكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة ، وطباعية ، ومعدّة على آلات نسخ ، ومطبوعة على أجهزة كمبيوتر شخصية) ، ومستندات رسومية وأفلام فوتوفونية.

وفقًا لدرجة التعقيد ، يتم تصنيف المستندات إلى بسيطة ومعقدة. المستندات البسيطة هي المستندات التي تتناول مشكلة واحدة ، بينما تغطي المستندات المعقدة العديد من المشكلات.

حسب درجة الدعاية ، يتم تمييز المستندات المفتوحة (غير المصنفة) والمستندات ذات الوصول المحدود. يمكن أن تكون المستندات المقيدة بدرجات متفاوتة من السرية: وثائق سرية للغاية ، سرية للغاية ، للاستخدام الرسمي (DSP) ، مع ختم "سري".

بالقوة القانونية ، تنقسم الوثائق إلى أصلية ومزيفة. المستندات الأصلية صالحة وغير صالحة. يصبح المستند غير صالح نتيجة انتهاء صلاحيته أو إلغائه بواسطة مستند آخر.

حسب شروط التنفيذ ، تصنف المستندات إلى مستعجلة وغير عاجلة. المستندات العاجلة هي المستندات ذات المواعيد النهائية المحددة بموجب القانون والتشريعات القانونية ذات الصلة ، بالإضافة إلى البرقيات والوثائق الأخرى التي تحمل علامة "عاجلة".

حسب الأصل ، يتم تصنيف المستندات إلى رسمية ، يتم إعدادها في المؤسسات والمنظمات ، والشخصية (رسائل من المواطنين تفيد بالشكاوى والاقتراحات والطلبات).

وفقًا لفترة التخزين ، يتم تقسيم المستندات إلى مستندات لفترة التخزين المؤقت والدائم. تنقسم مستندات التخزين المؤقت ، بدورها ، إلى مستندات ذات فترة تخزين تصل إلى 10 سنوات وأكثر من 10 سنوات.

وفقًا لدرجة الإلزام ، تكون المستندات إعلامية ، وتحتوي على معلومات وحقائق حول الإنتاج وأنشطة المنظمات الأخرى ، والتوجيه - ملزم للتنفيذ ، وله طبيعة معيار قانوني أو تقني.

وفقًا لدرجة التوحيد ، يتم تمييز المستندات: فردية ، قياسية ، استنسل ، تقريبية وموحدة في شكل استبيان وجدول.

يتم تطوير المستندات الفردية من قبل منظمات محددة للاستخدام الداخلي.

نموذجيًا هي المستندات التي تم إنشاؤها من قبل السلطات العليا للمؤسسات ذات الوظائف المتجانسة وهي إلزامية.

تحتوي مستندات الاستنسل على نص مطبوع مسبقًا به مسافات يتم ملؤها عند الانتهاء من المستند ، وفقًا للموقف المحدد. مثل هذه الوثائق واعدة منذ ذلك الحين وفر الوقت للتحضير.

وثائق العينة هي إرشادية بطبيعتها وتستخدم لإعداد وتنفيذ المستندات عن طريق القياس.

الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من الورقة ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من الورقة.

الجدول عبارة عن مستند يتم فيه وضع المعلومات الدائمة في عناوين الأعمدة والشريط الجانبي (رؤوس الخطوط) ، ويقع المتغير (في التعبير الرقمي أو اللفظي) عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة.

يحتوي النص المقدم في شكل جدول على سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بتصنيف المعلومات وترميزها بدقة وتلخيص البيانات المماثلة بسهولة. يتم وضع جدول التوظيف والخطة وجدول الإجازات والمستندات الأخرى في شكل جدول.

البروتوكولات: أنواعها وصياغتها وتسجيلها.

بروتوكولهي وثيقة تسجل مسار اجتماع هيئة جماعية دائمة (مجلس إدارة ، مجلس أكاديمي) أو هيئة جماعية مؤقتة (مجلس ، لجنة ، مؤتمر) ، وكذلك القرارات المتخذة... رسمها سكرتير الهيئة الجماعية في غضون 5 أيام بعد الاجتماع ... البروتوكولات:

· نبذة(أسماء الحاضرين وجدول الأعمال والقرارات المتخذة. تتم صياغتها عند تسجيل الاجتماع على شريط) ؛

· الاختزال(محضر كامل للجلسة - حرفياً) ؛

· ممتلىء(يشمل جميع المعلومات. عن البروتوكول الموجز ومسار المناقشة. سؤال)

وضع بروتوكول:

اسم المنظمة ، دقائق ، تاريخ الاجتماع ، رقم التسجيل ، مكان التجميع ، عنوان النص (بروتوكول ماذا؟) ، النص:

الجزء التمهيدي (المنصب ، ولقب الرئيس ، ولقب السكرتير ، وتكوين الحاضرين ، والمدعوين ، وجدول الأعمال - قائمة القضايا التي تمت مناقشتها)

الجزء الرئيسي (القضايا التي تمت مناقشتها على جدول الأعمال من قبل الأقسام - سمعت وتحدثت وحسمت)

يتم التوقيع على البروتوكول من قبل رئيس مجلس الإدارة وأمين السر. قد يكون هناك أيضًا ختم موافقة (على سبيل المثال ، تخضع محاضر اجتماعات الهيئات التداولية لموافقة إدارة المنظمة). قد يكون هناك مقتطف من البروتوكول (نسخة من جزء منه بشأن أي قضية). المقتطف مصدق من السكرتير.

تسجيل المحضر:

إذا كان هناك عدد قليل من البروتوكولات التي تم وضعها ، يتم وضعها على ورقة فارغة باستخدام التفاصيل المدرجة وموقعها. عند إعداد محاضر الاجتماعات المنعقدة في الأقسام الهيكلية ، يتم وضع اسم القسم تحت اسم المنظمة.

تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع وليس تنفيذه أو توقيعه.من المعروف أن المحضر ، كقاعدة عامة ، يتم تحريره بعد أيام قليلة من الاجتماع. إذا استمر عدة أيام ، فإن تاريخ الدقائق يتضمن تاريخي البدء والانتهاء ، على سبيل المثال: 21-24 سبتمبر 2000 أو 21-24 سبتمبر 2000 الرقم (فهرس التسجيل) للدقائق هو الرقم الترتيبي لل لقاء. يتم ترقيم المحاضر ضمن السنة التقويمية أو مدة ولاية الهيئة الجماعية.

يعكس العنوان إلى اختبار البروتوكول ، كقاعدة عامة ، نوع الاجتماع أو النشاط الجماعي ويتوافق مع اسم نوع المستند في الحالة التجميعية: بروتوكول (ماذا؟) لاجتماع لجنة الموظفين ؛ اجتماعات جماعية عمالية ؛ اجتماعات رؤساء الأقسام الهيكلية. تتم طباعة العنوان بحرف كبير ويتم فصله بمسافة 2-3 أسطر من السمة "مكان تجميع المستند". يتم وضع العنوان دائمًا على اليسار أعلى نص المستند (كما هو الحال في جميع المستندات الأخرى). يتضمن نص البروتوكول الأجزاء التمهيدية والرئيسية. جزء تمهيديالمحاضر التي تلي العنوان هي الأسماء والأحرف الأولى من اسم الرئيس وسكرتير الاجتماع ؛ عادة لا يتم الإشارة إلى عنوان الوظيفة. تتم طباعة الكلمتين "رئيس" و "سكرتير" بدون فقرة من الهامش الأيسر من المستند ، مفصولة بمسافتين عن العنوان وعن بعضهما البعض.

في سطر جديد ، اطبع كلمة "حضر:" وسرد بالترتيب الأبجدي الأسماء والأحرف الأولى للمشاركين الدائمين في الاجتماع وأعضاء الهيئة الجماعية والهيئة والموظفين الآخرين في المنظمة (الوحدة الهيكلية) دون تحديد المناصب. في تلك الحالات التي يكون فيها مسؤولون من منظمات خارجية حاضرين في الاجتماعات ، تتم طباعة كلمة "مدعو:" ، بالإضافة إلى الألقاب والأحرف الأولى والمواقف ، التي تشير إلى تنظيم المدعوين إلى الاجتماع ، على سطر جديد في المحضر. يتم وضع قائمة الحاضرين والمدعوين بعرض الخط بالكامل من خلال تباعد سطر واحد.

عند إعداد محضر الاجتماع الموسع ، لا يتم سرد أسماء المشاركين ، ولكن يتم الإشارة إلى إجمالي عددهم بالأرقام: "كان هناك 47 شخصًا (القائمة مرفقة)". يتم عد المشاركين حسب قوائم التسجيل ، والتي يتم تحويلها إلى سكرتير الاجتماع وتصبح من ملاحق المحضر ، وبعد قائمة المشاركين ، يتم وضع قائمة بالمسائل التي سيتم مناقشتها في المحضر. يبدأ بالكلمات "أجندة" ، والتي تتم طباعتها من حد الهامش الأيسر ، مع ترك مسافة 2-3 أسطر من قائمة المشاركين. يحتوي جدول الأعمال على قائمة بالقضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع ، ويحدد تسلسل مناقشتها وأسماء المتحدثين (المتحدثين).

الأسئلة مرقمة بالأرقام العربية ومرتبة حسب الأهمية. تمت صياغة كل بند من بنود جدول الأعمال بحرف الجر "O" أو "About" ويجيب على السؤال "حول ماذا؟" على سبيل المثال: "على شهادة أخصائي أول في الإدارة المالية Tropinina M.L." أو "عند التنازل عن الفئة السادسة لميكانيكي الورشة الميكانيكية Sviridov A.N."

يتم وضع جدول أعمال الاجتماع ، كقاعدة عامة ، مقدمًا ويجب أن يتضمن العدد الأمثل من القضايا التي يمكن النظر فيها ومناقشتها في الاجتماع. يسمح لك جدول الأعمال الذي تم إعداده بشكل صحيح بالتخطيط الصحيح للاجتماع ، لتحقيق أكبر قدر من الكفاءة من هذا النوع من النشاط. يؤدي إدراج العديد من القضايا الكبيرة (أو عدد كبير من القضايا الصغيرة) على جدول الأعمال إلى تأخير الاجتماع ، وضياع الوقت للمشاركين فيه ، وانخفاض جودة القرارات المتخذة. لذلك ، لا يوصى بإدراج بند "متنوع" في جدول الأعمال ، وقد تستغرق مناقشته الكثير من الوقت.

يتم وضع نص الجزء الرئيسي من المحضر وفقًا لتسلسل القضايا التي حددها جدول الأعمال ، ويحتوي على العديد من الأقسام مثل البنود المدرجة في جدول الأعمال. يتكون كل قسم من ثلاثة أجزاء: "الاستماع" ، "المتحدث" ، "المقرر" ("تقرر") ، والتي تتم طباعتها من الفقرة لتسليط الضوء في اختبار البروتوكول على تسجيلات خطاب المتحدث الرئيسي ، المشاركين في مناقشة القضية والجزء التشغيلي الذي يصوغ قرار الاجتماع. للغرض نفسه ، في نص البروتوكول ، تتم طباعة اسم العائلة والأحرف الأولى لكل متحدث على سطر جديد من الفقرة في الحالة الاسمية. يُفصل سجل الكلام عن اللقب بشرطة ، ويُذكر عن الشخص الثالث المفرد في شكل كلام غير مباشر. يتم إدخال الأسئلة إلى المتحدث أو المتحدثين في الدقائق بالترتيب الذي وردت به ، ويتم طباعة كل سؤال بخط أحمر. الألقاب غير مسموح بالإشارة إليها.

قبل كلمة "LISTENED" يتم وضع رقم وفقًا لجدول الأعمال.

الكلمات "سمع" ، "تحدث" ، "تقرر" ("تقرر") مطبوعة من حد الهامش الأيسر بأحرف كبيرة وتنتهي بنقطتين.

يتم إدخال القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع في المحضر بعد كلمة "تقرر" ("تقرر"). يتم اتخاذ القرار بشكل جماعي ، والذي يتضمن غالبًا التصويت من قبل المشاركين. ومع ذلك ، في الممارسة الإدارية ، عادة لا تنعكس نتائج التصويت في البروتوكولات. إذا نشأت مثل هذه الحاجة أو تم وضع بروتوكول تكون فيه نتائج التصويت إلزامية (على سبيل المثال ، محضر اجتماع لجنة التصديق (التأهيل) أو الاجتماع العام للمساهمين) ، ثم يشار إليها بشكل منفصل لكل عنصر من القرار. على سبيل المثال ، "بالإجماع" أو "مقابل - 14 ، ضد - 1 ، امتنع عن التصويت - 3".

في نصوص بروتوكولات لجان التصديق ، يتم تسجيل القرارات المتخذة بشأن ترشيح كل موظف.

يمكن أن يحتوي القرار على نقطة واحدة أو عدة نقاط. يتم ترتيبهم حسب الأهمية ، كل منهم مرقم. يتم تعزيز فعالية أي وثيقة بشكل كبير من خلال استخدام لغة محددة وواضحة. تمت صياغة هذا الجزء من البروتوكول باستخدام النموذج المعتمد للوثائق الإدارية: ما يجب القيام به ، المنفذ (المسؤول) ، الموعد النهائي. يمكن الإشارة إلى مسؤول أو أكثر أو وحدة هيكلية كمنفذ. يمكن تحديد المصطلح كتاريخ تقويمي أو كفترة لأداء العمل.

التمرين 1

من أجل تحسين العمل مع المستندات وضمان سلامتها ، أصدر رئيس مجلس إدارة المجلس الإداري لمقاطعة Isetsky أمرًا بشأن تقديم تعليمات للعمل المكتبي. يجب أن تدخل التعليمات حيز التنفيذ في 1 يناير. سكرتيرة سامويلوفا ن. تم تكليفه بتكرار التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي ونقلها إلى الأقسام الهيكلية بحلول 1 يناير. يُعهد بالتحكم في تنفيذ الأمر إلى رئيس قسم شؤون الموظفين في إدارة المنطقة Skvortsov I.S.

وثيقة- المعلومات المسجلة على وسيط ملموس ، مجمعة بطريقة معينة ، أوراق عمل موقعة ومصدقة ذات طبيعة إدارية وتنظيمية واقتصادية وقانونية ، والتي تضفي الطابع الرسمي على مختلف المعاملات الاقتصادية والمالية والعلاقات والإجراءات القانونية للكيانات القانونية والأفراد.

نظام الوثائق- مجموعة من الوثائق المترابطة المستخدمة في مجال معين من نشاط المؤسسات والمنظمات.

تصنيف الوثائق- هذا هو توحيدهم في أنواع ومجموعات منفصلة (حالات ، مجلدات) وفقًا لواحد أو عدة مؤشرات مميزة ومتشابهة.

بمساعدة التصنيف ، يتلقى موظفو جهاز الإدارة معلومات حول قضية معينة والقدرة على العثور بسرعة على مستند مطلوب في عملية العمل.

يجب أن تكون العلامات التي يتم من خلالها تصنيف المستندات مهمة وتحدد طبيعة المعلومات التي تحملها المستندات. بناءً على هذه الأسس ، يتم تسمية المجموعات ، ويجب أن يتوافق اسمها بدقة مع محتواها.

عادة ما يتم تقسيم العمل المكتبي إلى عام (إداري)تنظيم توثيق أنشطة الإدارة الإدارية ، وما إلى ذلك مميز،تنظيم وثائق خاصة (محاسبة ، هندسة ، موظفون ، إلخ.)

ومع ذلك ، مع تنوع المستندات ، بغض النظر عن تفاصيل المؤسسة ، يمكن تمييز ما يلي مجموعات من الوثائق:

الوثائق التنظيمية التنظيمية

1. المعلومات والمراجع- مستندات ذات طبيعة معلوماتية عامة (أعمال ، مذكرات ، رسائل خدمة ، برقيات ، رسائل هاتفية ، إلخ)

2. تنظيمية وتنظيمية- الميثاق ، التوظيف ، المنصب ، المسمى الوظيفيإلخ.

3. إداري- الأوامر والقرارات والتعليمات والأوامر والبروتوكولات.

4. وثائق الموظفين- الكشوف ، أوامر الموظفين ، الملفات الشخصية ، البطاقات الشخصية ، عقود العمل ، دفاتر العمل.

5. وثائق التخطيط وإعداد التقارير – أنواع مختلفةالخطط والتقارير والتحليلات والمراجعات.

6. تنظيميةالمستندات وكالات الحكومة- الوثائق التي تنظم مختلف قضايا المؤسسة (الضرائب ، البيئة ، إلخ)

7. تجاريالمستندات - المتعلقة بالأعمال.

8. المالية والمحاسبةالمستندات - التقديرات والتقارير السنوية وما إلى ذلك.

9. الخدمات المصرفيةالمستندات - المتعلقة بعمل البنوك.

اعتمادًا على العوامل الموضوعية (الملف التعريفي للمؤسسة) والعوامل الذاتية (متطلبات رئيس المنظمة أو الشركاء التجاريين) ، قد تسود أي مجموعة من المستندات أو تكون غير مهمة.

من أجل خلق فرص لتوحيد وتوحيد المستندات ، من أجل تطوير قواعد تجميعها وتنفيذها ، ونماذج وأساليب العمل معها ، تم تصنيف المستندات وفقًا لمعايير معينة.

تصنف الوثائق وفق المعايير التالية:

1.حسب طريقة التصنيع(تحديد المعلومات) تنقسم المستندات إلى:

· مكتوب(مكتوبة بخط اليد ومطبوعة) ؛

· تقني- هذا اسم عام لوثائق تعكس فكرة فنية: التصميم ، التصميم والتقدير ، التكنولوجي. يتم تنفيذ الجزء الرئيسي من المستندات الفنية من خلال تقنيات رسومية (رسومات) ، ولكن هناك أيضًا أوصاف لهذه الرسومات ؛

· الوثائق الصوتية والمسموعة والمسموعة- ينتقل محتواها عن طريق التسجيل الصوتي (ملفات صوتية) ؛

· وثائق الفيلم- وثائق مصورة يتم تسجيل محتواها باستخدام ملف خاص

المعدات على الفيلم وتعكس الأشياء والأحداث المتحركة ؛

· مستندات الصور- الوثائق التصويرية التي ينقل محتواها بوسائل التصوير الفوتوغرافي ؛

· الوثائق السمعية والبصرية والفيديوتحتوي على معلومات مرئية وصوتية.

2. حسب قيمة المحتوى: علمي ، تاريخي ، عملي ، إلخ.

3. عن طريق التعيين: لتسجيل الأحداث ، لنقل المعلومات ، لأداء المهام الأساسية.

4. حسب مراحل الخلق:

· مشروع(نسخة أولية من الوثيقة) ؛

· بيلوفيك (نسخة نظيفة) ؛

· أصلي أو أصلي(مستند في النسخة النهائية ، تم إعداده وفقًا لمتطلبات GOST) ؛

· ينسخوثيقة - نسخة طبق الأصل من الأصل. النسخ بالفاكس ومجانية. تحتوي نسخة الفاكس على جميع تفاصيل الوثيقة وتعكس خصوصيات إنتاجها (آلة نسخ ، فاكس ، نسخة) ؛

· عطلة- نسخة من الوثيقة الصادرة المتبقية في المؤسسة ؛

· مكرر- النسخة التي تصدر في حالة فقد الأصل أو الأصل لها نفس القوة القانونية للأصل ؛

· إبراء الذمة- نسخة من وثيقة رسمية ، استنساخ أي جزء منها ، مصدقة وفقا للإجراءات المعمول بها ؛

· توقيعه- وثيقة مكتوبة بخط يد المؤلف.

5. حسب مدة الصلاحية:

· المستندات تخزين دائم (لأجل غير مسمى) ،تهم العلم والتاريخ ؛ الخطط والتقارير والمحاضر والمراسيم والقرارات وما إلى ذلك.

· المستندات التي لها صلاحية طويلة(أكثر من 10 سنوات) - الملفات الشخصية والتاريخ الطبي والوثائق الفنية وما إلى ذلك ؛

· المستندات ذات فترات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات).

6. حسب درجة الدعاية: عادي ، سري (مع لوح خشب مضغوط ، CT ، سري ، إلخ).

7. بالقوة القانونية: حقيقي (صالح وغير صالح) ، مزيف.

8. عن طريق عرض المادة: تقريبي ، فردي ، نموذجي.

9. عن طريق الاحتلال: نظام التوثيق المصرفي ، نظام الإبلاغ والتوثيق الإحصائي ، نظام توثيق التجارة الخارجية ، نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، إلخ.

10. بالشكل: جدولي ، نص ، استبيان ، استنسل ، إلخ.

11. حسب الأصل:

· مسجل أو شخصي (تحديد الهوية) ؛

الخدمة (التي تعكس عمل المؤسسة في النشاط الرئيسي و

شؤون الموظفين).

12. حسب وقت الإنتاج: عاجل ، غير عاجل.

13. بالاسم: أمر وخطاب وشهادة وتصرف وأنواع أخرى من المستندات.

14. حسب درجة الصعوبة: بسيط (يتم النظر في سؤال واحد) ، معقد

(بضعة أسئلة).

15. في مكان التجميع:

· داخلي؛

· خارجي (مقسم إلى وارد وصادر).

تخضع جميع الوثائق الرسمية لتصنيف واضح ويتم إعدادها وفقًا لمعايير موحدة. أولاً ، يجب عليك تفكيك الأنواع الرئيسية من المستندات.

التصنيف الأساسي للوثائق

هذا التصنيف هو الأكثر شيوعًا في العمل المكتبي ، وكذلك في الجامعات التي تدرب المتخصصين ذوي الصلة. لذلك ، يتم تقسيم جميع الوثائق إلى مجموعات وفقًا لما يلي:

• مستوى الالتزام ؛
• وقت التخزين؛
• تواريخ الاستحقاق؛
• أنواع العرض
• من خلال قوتها القانونية ؛
• المصادر والأصل
• درجة تقييد الوصول (الدعاية) ؛
• مكان الخلق
• المحتوى؛
• اسم اسم؛
• مجالات الاستخدام
• أنواع التوثيق.

أنواع التوثيق

دعونا نفحص بالتفصيل أنواع الوثائق لكل بند من بنود التصنيف المذكور.

بالتنفيذ الإجباري:

• توجيه (إجبار على التنفيذ والاستخدام) ؛
• معلوماتية (تحتوي على بيانات ومعلومات للمراجعة).

حسب وقت التخزين:

• مؤقت (حتى 10 سنوات) ؛
• طويل الأمد (أكثر من 10 سنوات) ؛
• التخزين الدائم.

حسب تاريخ التنفيذ:

• عاجل (مع تاريخ واضح للتنفيذ) ؛
• غير عاجل.

أنواع المستندات حسب نوع العرض:

• موحد (تم تجميعه وفقًا لمعيار نموذج صارم لأي نظام) ؛
• تقريبي (عينات ، قياسا عليها ، يتم إنشاء وثائق أخرى) ؛
• نموذجي (يصف عملية نموذجية ، قياسية ، ظاهرة) ؛
• استنسل (بهيكل مُعد مسبقًا ، "العمود الفقري" للنص ، على سبيل المثال ، استبيان) ؛
• فردي (شكل مجاني لعرض المعلومات).

بحضور القوة القانونية:

• الأصول والأصول (النسخة الوحيدة أو الأولى من الوثائق) ؛
• نسخ (مائة بالمائة تكرر النسخة الأصلية تمامًا ، ولكنها ليست ملزمة قانونًا) ؛
• ترك (نسخة من النموذج ، تحصد "للحصول على نسخة كربونية" مباشرة عند تحرير الأصل) ؛
• نسخ مصدقة (نماذج من النسخ تحتوي على عدد من التفاصيل التي تمنحها القوة القانونية) ؛
• مقتطفات (مقتطفات من المستندات ، التي تحتوي بالضرورة على معلومات حول مكان أخذها ، مصدقة بتأشيرة الشخص المسؤول) ؛
• مكررة (أشكال متكررة من الأصل بنفس القوة القانونية ، مجمعة عند التدمير أو الضياع أو سرقة الأصل).

أنواع المستندات حسب الأصل:

• شخصية (تتعلق بمصالح مواطن معين) ؛
• خدمة رسمية (تؤثر على مصالح المنظمة ومنشئها - سواء كان فردًا أو كيانًا قانونيًا).

حسب درجة الدعاية:

• "سري للغاية" ، "أهمية خاصة" (تحتوي على أسرار الدولة) ؛
• "المعلومات السرية" (الوصول مقيد بالتشريعات الروسية) ؛
• "سر التجارة"(الوصول المفتوح يضر مالك البيانات) ؛
• "الاستخدام الرسمي فقط" (المستند فقط لموظفي المنظمة) ؛
• الوصول المفتوح.

أنواع الوثائق في مكان الإنشاء:

• المنتهية ولايته (المرسلة خارج المؤسسة) ؛
• وارد (تعال إلى المؤسسة من الخارج) ؛
• داخلي (يستخدم داخل المؤسسة فقط).

• الأولية (المعلومات الأصلية) ؛
• التعميم (يحتوي على بيانات من عدة مصادر).

أنواع الوثائق حسب مجال الاستخدام:

• الإحصائيات والتقارير ؛
• وثائق العمل
• المجال العلمي والتقني ؛
• المالية والمحاسبة؛
• التنظيمية والإدارية.

• معقدة (تحليل عدة أسئلة) ؛
• بسيط (مخصص لموضوع واحد).

حسب نوع التوثيق:

• المخطوطات.
• مطبوعة إلكترونية
• الرسم.
• الصورة ، تنسيق الفيديو.

نماذج وأنواع الوثائق داخل المنظمة:

• المعلومات والتوجه المرجعي ؛
• إداري؛
• تنظيم الأنشطة.

ورقة العمل

تنقسم أنواع الأعمال الورقية إلى المراحل التالية:

1. مشروع.
2. إبداعي.
3. ينسخ.
4. ينسخ.
5. استخراج.

يتم تسجيل الوثائق وفقًا لمتطلبات صارمة توفر لها القوة القانونية. يمكن إعداد عدد من المستندات فقط في شكل إلكتروني ، ورقم يدوي (إيصالات ، ملاحظات توضيحية ، توكيلات ، بيانات).

يتم تنظيم تسجيل الوثائق الرسمية في الاتحاد الروسي من خلال الإجراءات التالية:

• GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية ".
• OK 011-93 "مصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا" (OKUD).

وثائق فقهية

الوثائق القانونية أو القانونية هي أوراق تتضمن بالضرورة معلومات قانونية.

يحتوي على عدد من الميزات:

• تنظيم العلاقات الاجتماعية ؛
• شكل مطبوع / إلكتروني ؛
• الامتثال لجميع قواعد إعداد وثيقة تقنية قانونية ;
• شخصية ملزمة
• جمعها أشخاص مختصون ؛
• تم إنشاؤه في سياق النشاط القانوني ؛
• البيانات ذات الصلة بالفقه ؛
• أساس الإنشاء والنشر: تشريعات الاتحاد الروسي ، والتعبير عن إرادة المواطنين ، والكيانات القانونية.

أنواع المستندات القانونية:

1. تحديد الحقائق القائمة على الأدلة.
2. تحديد الحقائق القانونية.
3. محتوى الحلول الفردية.
4. تنظيمات قانونية.

مجموعة متنوعة من الوثائق القانونية

دعنا نحلل التصنيف بالتفصيل:

1. تحديد الحقائق القائمة على الأدلة. تبرير أي حقائق لها قيمة قانونية ، ولكن في جوهرها ليس قانونيًا بأي حال من الأحوال. على سبيل المثال ، الوثائق الإجرائية.

2. التثبيت حقائق قانونية.الفئة الأكثر عددًا ، والتي تنقسم إلى الأنواع التالية من المستندات:

• تحديد الحقائق التي تحدد الوضع القانوني (بطاقات الهوية ، وجوازات السفر ، وشهادات الميلاد ، وشهادات الزواج ، وما إلى ذلك) ؛
• تحديد الحقائق التي تحدد النظام القانوني (استخدام الأرض لبناء مبنى سكني أو لتلبية الاحتياجات الزراعية) ؛
• تحديد حقائق التعبير عن الإرادة (التوكيل ، المعاملة ، العقد ، إلخ.)

3. وثائق من حلول فردية، يترتب عليها عواقب ملزمة بطبيعتها. ظهور ، تغيير ، إنهاء الحقوق و / أو الالتزامات: أوامر المديرين ، قرارات الأشخاص المسؤولين ، أحكام المحكمة ، إلخ.

4. تحتوي الوثائق المعيارية القانونية بطريقة أو بأخرى على قواعد قانونية. يضعون القواعد القانونية أو يعدلونها أو ينهونها تمامًا. تم إنشاؤها فقط من قبل السلطات المختصة ، ملزمة.

أنظمة

الأنواع الرئيسية للوثائق التنظيمية في الاتحاد الروسي:

• GOST R - معيار الدولة الوطنية ؛
• OST - معيار صناعة معينة ؛
• STP - معيار المؤسسة المعينة ؛
• STO - معايير الجمعيات والجمعيات العلمية والتقنية ؛
• العلاقات العامة - قواعد معينة ؛
• ص - التوصيات ؛
• TU - شروط الإنتاج الفنية.

مجموعة متنوعة من الوثائق التنظيمية

أنواع الوثائق التنظيمية والوصف:

1. GOST R هو معيار الدولة لروسيا. يحدد متطلبات السلامة الإلزامية لنوع معين من المنتجات ، بالإضافة إلى طرق التحكم في الإنتاج وشروط التخزين والنقل والتعبئة والتخلص.
2. OST - معايير الجودة القطاعية المقدمة لكل فرع من فروع الإنتاج والعمل والخدمات. يوجد اليوم أكثر من 22 ألف منهم.
3. STP - معايير المؤسسة ؛ تم تطويره مباشرة بواسطته.
4. STO - الإجراء ينطبق على أنواع جديدة من المنتجات والخدمات والمنهجيات والتقنيات - كل شيء مبتكر.
5. العلاقات العامة - القواعد التي تحدد الإجراءات الإلزامية وطرق أداء الأنشطة.
6. ص- توصيات طوعية لتنفيذ أي عمل.
7. TU - الشروط الفنية ؛ تشبه المعيار ، ولكنها تُستخدم عندما لا يكون من المنطقي تطويرها ، على سبيل المثال ، في إنتاج لمرة واحدة. في الوقت نفسه ، يجب ألا يتعارض المستند مع GOST في محتواه.

نوع المستند "جواز السفر"

النظر في جميع أنواع الوثائق التي تثبت هوية المواطن:

1. جواز سفر RF.
2. جواز سفر أجنبي لمواطن من الاتحاد الروسي.
3. جواز سفر البحار.
4. الهوية العسكريةضباط الاحتياط.
5. هوية اللاجئ.
6. وثيقة تسجل طلب مهاجر لمنحه صفة لاجئ.
7. إقامة.
8. جواز سفر أجنبي.
9. تذكرة جندي.
10. بطاقة هوية الضابط.
11. شهادة الميلاد.
12. وثيقة تثبت الإفراج من أماكن الحرمان من الحرية.
13. جواز سفر دبلوماسي للمواطن الروسي.

تم تصميم تصنيف المستندات لدمج كل تنوعها المتشعب في مجموعات منظمة بشكل واضح وذات صلة بأي نشاط. يساعد النظام مديري الوثائق والمحامين والممولين ، وكذلك جميع المواطنين الذين تؤدي حالتهم إلى العمل بالأوراق.

ويلخص الجدول 33 العلامات الرئيسية للتصنيف

... الجدول 33 - العلامات الرئيسية لتصنيف الوثائق حسب عنصر المعلومات

دعنا نفكر في الأمر بمزيد من التفصيل:

1. تصنيف الوثائق حسب طبيعة الوسائل الرمزية لتثبيت المعلومات

على هذا الأساس ، يتم تمييز المستندات النصية والأيقونية والإيديوغرافية والصوتية والمصفوفة والرقمية والمعقدة.

2. تصنيف الوثائق عن طريق قياس تسجيل المعلومات

على هذا الأساس ، يتم تمييز المستندات أحادية وثنائية وثلاثية الأبعاد (شريط مثقوب ، خطاب خدمة ، كرة أرضية)

3. تصنيف الوثائق على أساس تصور المعلومات

على هذا الأساس ، يتم التمييز بين المستندات التي يمكن قراءتها من قبل الشخص وتلك التي تتم قراءتها بمساعدة الوسائل التقنية (بمساعدة مسجل الشريط ، والتلفزيون ، وأجهزة الكمبيوتر الإلكترونية ، والجوال ، وما إلى ذلك).

4. تصنيف الوثائق عن طريق قناة المعلومات الإدراكية

5. تصنيف الوثائق حسب شيوع المعلومات

حسب درجة انتشار المعلومات تنقسم الوثائق إلى: منشورة وغير منشورة وغير منشورة وإلكترونية

6. تصنيف الوثائق بمستوى زمن المعالجة

في هذا التصنيف ، تتميز الوثائق الأولية والثانوية بوقت ظهورها في العالم.

7. تصنيف الوثائق حسب المحتوى

أ- تصنيف العشور. ملفيل. ديوي

(DDC ، تصنيف ديوي العشري ، DDC)

نظام تصنيف عالمي تم تطويره في عام 1876 من قبل أمين مكتبة أمريكي. ديوي (1851 - 1931rr). مخصص لوضع الكتب بشكل منظم في المكتبات العامة. الولايات المتحدة الأمريكية. في الطبعات الأولى ، كان القصد من x هو تعداد الوثائق فقط ، ولكنه احتوى منذ البداية على عناصر من التصنيف المخفي. بعد ذلك ، تم فصل التوزيعات النموذجية إلى جداول مساعدة مستقلة ، واكتسب النظام مجموعة ذات طابع مختلف.

يتكون النظام من الجداول الرئيسية (الجدول) والجداول المساعدة (الجداول). اجزاء المكوناتالطبعة الكاملة أيضا مؤشر نسبي (حرفيا: "الفهرس العلاقات الأسرية") -. AAP و Manual (Kersstvo) ، والذي يوفر شرحًا منهجيًا كاملاً للجداول (طريقة معينة للتنظيم).

DCD هو نظام تصنيف واسع الانتشار في العالم ، ويستخدم في 135 دولة. في وطنه ، ف. الولايات المتحدة الأمريكية،. يستخدم DKD من قبل 95٪ من المكتبات العامة والمدارس ، و 25٪ من إجمالي عدد مكتبات الكليات والجامعات ، و 20٪ من المكتبات المتخصصة. تمت ترجمة DKD إلى 30 لغة من لغات الآس.

الطبعة الأولى. DKD-1876 (44 أ) ، الثاني - 1885 جم (314 ث). في الحياة. قام M. Dewey بنشر 12 طبعة. في عام 1896 ، أنشأ إم ديوي مؤسسة فورست برس ، التي نقل إليها حقوق النشر والتطوير. DKD. تم نقل حقوق أوروبا مماثلة. المعهد الببليوغرافي الدولي).

في عام 1980 ، استحوذ OCLC (Online Computer Library Center ، أوهايو) على Forest Press وأنشأ OCLC Forest Press ، الذي ينشر الإصدارات. الطبعة العشرون DCD. تم إعداد DCD بالكامل بواسطة الكمبيوتر. تقنية إرنو. في عام 1993 ، تم نشر القرص الضوئي "Electronic Dewey DDC 20" (CD-ROM) ، في عام 1996 - القرص البصري Windows DC 2k Windows DC 21.

جميع المشتركين في المنشورات. تتلقى DDCs مجانًا مجموعة كاملة من الإضافات التي تم إصدارها وتصحيحها - "تصنيف ديوي العشري والإضافات والملاحظات والقرارات (DC

التصنيف العشري العالمي

(UDY. UDC هو نظام هرمي موحد يعتمد على "تصنيف العشور" ويتكون من ثلاثة أجزاء - سيتم تطوير الجداول الرئيسية وجداول التعريف والفهرس الأبجدي الرقمي في 1895-1905 pp في المعهد الببليوغرافي الدولي في بروكسل تحت التوجيه من العلماء البلجيكيين يتعرق من قبل I. ألفونانتا ألف لافونتين.

في عام 1956 ، قام V. تم إنشاء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. يصبح معهد كل الاتحاد للمعلومات العلمية والتقنية عضوا. الاتحاد الدولي للتوثيق ، يتلقى الجداول المعيارية. UDC. الخبراء على دراية بالجداول. UDC ، في تحسين التي وفقا ل. قواعد. يمكن أن يحضر UDC العديد من دول العالم - الأعضاء. الاتحاد الدولي. إذا لم يتم استلام أي تعليقات أو اعتراضات في غضون أربعة أشهر ، فسيتم قبول المشروع تلقائيًا وإدراجه في العدد التالي من "التمديدات والتصويبات على UDC".

في بداية السبعينيات ، تم تشكيل شبكة من هيئات المعلومات العلمية والتقنية (STI) في البلاد. حسب التوصيات. اجتماع عمال عموم روسيا. NTI و. النصيحة. الوزراء. ينشر اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 14 مايو 1962. القرار (رقم 445) "بشأن تدابير تحسين تنظيم المعلومات العلمية والتقنية في الدولة" ، في البند 5 منه: "استحداث مكاتب تحرير للمكتبات العلمية والتقنية منذ عام 1963 في دور النشر العلمية والتقنية التصنيف الإلزامي لجميع المنشورات وفقًا للنظام العشري العالمي لعشرات الأنظمة ".

حدود التطبيق. تم توسيع UDCs لتشمل المكتبات الطبية والزراعية وشبكة كاملة من هيئات المعلومات دون قيود على أساس قطاعي.

في 1963-1966 ، الجهود المركزية للمكتبات والهيئات. نفذت STI الطبعة الأولى. UDC باللغة الروسية. يبدو أن الترجمة غير كافية في عدد من الأماكن ، وقد صدرت بعض الإصدارات بنسخ مختلفة من جهاز كشف الكذب مع وجود فجوات عديدة. تم اتخاذ قرار بنشر جداول الصناعة. UDC (نُشرت منذ عام 19644).

في عام 1966 ، تم تنظيم لجنة المعايير ، ودار نشر المعايير ، ومرة ​​أخرى. تم تكليف معهد عموم الاتحاد للمعلومات العلمية والتقنية (للتوحيد القياسي) والتصنيف والترميز بإعداد المعهد الثاني لنشر الجداول. UDC باللغة الروسية. صدرت الطبعة عام 1969-1970 برقم مصرح به. الاتحاد الدولي رقم 447 في 6 مجلدات و 9 كتب.

تم نشر الطبعة الثالثة في 1982-1987. UDC باللغة الروسية (رقم 572) في 7 مجلدات من 11 كتابًا. في الوقت نفسه ، يتم نشر أعداد مستمرة من "جديد في. UDC" ، تحتوي على صفحات مع الإضافات والمراجعات. في عام 1969 تم إصدار الطبعة. UDC في مجلد واحد K في مجلد واحد.

منذ عام 1997. شركة الاتصالات السعودية "رئيس الجامعة" ، التي حصلت على الحق في ترجمة ونشر وتوزيع الجداول. UDC ضد. روسيا و. CIS ، يصدر ترجمة كاملة للمعيار. UDC باللغة الروسية. يتم نشر الجداول الجديدة تحت عنوان "عالمي حيث التصنيف الأكثر شيوعًا. الإصدار الرابع الكامل للعالم".

بحلول نهاية عام 2000 ، تم نشر 3 مجلدات ، ومن المتوقع إصدار ما مجموعه 10 مجلدات ، وسيتم نشر فهرس موضوعي أبجدي في مجلدين إضافيين

التصنيف الببليوغرافي للمكتبة (LBC)

الاساسيات. يعتمد LBC على نظام مدمج هرمي للمكتبات والتصنيف الببليوغرافي ، يتكون من جداول رئيسية وجداول للأقسام القياسية وفهرس أبجدي للموضوع. LBC (التقسيمات النموذجية العامة ، التقسيمات الإقليمية النموذجية في جدولين - للعلوم الطبيعية والعلوم الاجتماعية والاقتصادية والإنسانية ، والأقسام المعيارية الخاصة ، وما إلى ذلك)

الطبعة الأولى. بنك البحرين والكويت في المنطقة. كان لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية للمكتبات العلمية (1960-1968) في 25 إصدارًا هيكلًا واضحًا. تم تقسيم عالم المعرفة إلى ثلاثة مجمعات: العلوم الطبيعية -. ب /. هـ (العددان 3-6) مثال ليوم العلم-. F /. ع (الأعداد 7-13) ، العلوم الاجتماعية والإنسانية - 3 /. يو (الإصدارات 14-233).

بدأت قائمة التوزيعات الأساسية بقسم. أ. الماركسية اللينينية (العدد 1) ، وانتهت بقسم. I. الأدب العالمي المحتوى (العدد 25). وهكذا ، احتلت جداول التصنيف الرئيسية 23 إصدارًا 3 من الإصدار ، وبدأت بإصدار. I. المدخلات وانتهت مع الإصدار 25. التوزيعات النموذجية. العلوم التطبيقية:. F /. عن. تقنية. العلوم الهندسية (القضايا 7-11). P. الزراعة والغابات. spodarskogo الريفية وعلوم الغابات (العدد 12) و. R. الأمن. الطب (العدد 13 ق 13).

بدأت العلوم الإنسانية مع العدد 19. الفصل الثقافة. العلم. تعليم. ترأست المجمعات الصناعية المعنية ثلاث قضايا: الإصدار. SE العلوم الطبيعية بشكل عام ، العدد 7 ، الجزء 1. J. Technics. العلوم التقنية بشكل عام والعدد 14 الجزء الأول. العلوم الاجتماعية بشكل عام. على الرغم من أن الخطة العامة للنظام افترضت إطلاق 16. F. السياسة. الأحزاب السياسية خلافات في الجماعة التنموية لم تسمح بنشر جداول العلوم السياسية كاملة. العدد 16 من الطبعة الأولى. تم تسمية بنك البحرين والكويت. F5 / 6. الأحزاب السياسية. المنظمات الاجتماعية والسياسية

في العلم ككل ، لم يتم حل مسألة شرعية علم الاجتماع وعلم الوراثة والعديد من العلوم الأخرى في ذلك الوقت. المبدعين. تمكنت LBC من ترك الفهارس الاحتياطية في مكانها المنطقي في بنية الجداول (على سبيل المثال ، لعلم الاجتماع - 35) للعديد من العلوم والتخصصات والمشكلات "غير المعترف بها" أو المحظورة لسبب أو لآخر.

د- التصنيف الموحد للأدب

يتكون من جداول رئيسية وفهرس موضوعي أبجدي ويهدف إلى تنظيم الأعمال المطبوعة في الإصدارات الببليوغرافية وإكمال بطاقات الكتالوج حسب سلسلة الاشتراكات. ن. على أساسها ، يتم تجميع جداول خاصة ، يتم استخدامها من قبل أقسام إحصائيات الطباعة في غرف الكتب عند تنظيم الكتب حسب المحتوى.

هناك أيضًا تصنيفات لأنواع معينة من المستندات ، على سبيل المثال ، المصنف معايير الدولةو. التصنيف الدولي للاختراعات ، إلخ.

في أي حال ، في التصنيفات ذات المعنى ، يحدث التقسيم إلى أنواع وفقًا للمؤشر الدلالي ، أي حسب المحتوى (فروع المعرفة ، والموضوعات ، وموضوع العرض ، والمشكلات التي يتم تناولها ، والأنواع ، والأنواع ، والأعمال ، وما إلى ذلك)

8. تصنيف الوثائق حسب طبيعة المعلومات الاجتماعية

وفقًا لطبيعة المعلومات الاجتماعية الواردة في المستند ، يتم تمييز الأنواع التالية: الجماعية والخاصة والشخصية

في الوقت نفسه ، يتعلق جزء من الوثائق بمجال تنظيم حياة الفرد والمجتمع والدولة (توثيق المنشأ الرسمي)

والثاني يعكس الحياة الروحية للمجتمع (الوثائق التي تنشأ في الحياة الشخصية والإبداع - الأعمال الأدبية ، والمذكرات ، والرسائل ، والمذكرات ، والدفاتر ، إلخ).

يتم تقديم التصنيف الموحد للوثائق حسب عنصر المعلومات في المخطط 32