Systém elektronizace účetnictví a účetního (finančního) výkaznictví, vývoj jejich právní úpravy směřující k racionalizaci toku dokumentů mezi podnikatelskými subjekty a regulačními orgány, určuje organizaci toku elektronických dokumentů.
Podívejme se na vlastnosti jeho formování a principy fungování.
Elektronická správa dokumentů jako důsledek rozvoje informačních a telekomunikačních technologií postupně nachází uplatnění v práci účetních služeb. Rozsah jeho použití se neustále rozšiřuje. V souladu s Čl. 2 federálního zákona ze dne 27. července 2006 N 149-FZ „O informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ zahrnuje elektronická správa dokumentů dokumentované informace prezentované v elektronické podobě, tzn. ve formě vhodné pro lidské vnímání pomocí elektronických počítačů, dále pro přenos po informačních a telekomunikačních sítích nebo zpracování v informačních systémech.
Elektronická správa dokumentů se používá při předkládání daňových a účetních (finančních) výkazů, v systémech „Klient – banka“, při převodu dat do státních mimorozpočtových fondů pro povinné sociální platby a také ve vztazích s protistranami. Rozvoj elektronické správy dokumentů je usnadněn plněním požadavků výkonných orgánů.
Kromě toho se plánuje elektronické předkládání primárních účetních dokladů potřebných pro daňové kontroly, což usnadní realizaci rozhodnutí o omezení daňových kontrol organizací na místě. V tomto případě správce daně prostřednictvím specializovaného telekomunikačního operátora vyzve poplatníka k předložení příslušných dokladů. Poplatník, který dokumenty připravil, sestavil jejich soupis a podepsal je elektronickým podpisem, je odešle na místo poptávky. Právní předpisy o účetnictví, stejně jako daňové předpisy, stanoví rovnost primárních účetních dokumentů na papíře a ve formě elektronických dokumentů podepsaných elektronickým podpisem (článek 5, článek 9 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 N 402 -FZ „O účetnictví““).
Používání elektronických dokumentů a elektronických podpisů na nich je povoleno při uzavírání smluv prostřednictvím výměny dálnopisu, telefonu, elektronické nebo jiné komunikace. Umožňuje spolehlivě zjistit, že dokument pochází od smluvní strany. V tomto případě je mezi protistranami uzavřena dohoda, která popisuje veškerá pravidla pro výměnu dokumentů a používání konkrétního typu elektronického podpisu.
Účetní (účetní) výkazy lze také generovat elektronicky a předkládat je finančním úřadům, úřadům státní statistiky, vyvěšovat na internetu a zasílat dalším externím uživatelům. Má se však za to, že je vyhotovena poté, co její kopii na papíře podepíše vedoucí podnikatelského subjektu (článek 8, článek 13 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 N 402-FZ „O účetnictví“). Účetní (finanční) výkazy v listinné podobě tedy musí být uloženy v organizaci a výkazy podávané v elektronické podobě musí být ověřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem vedoucího organizace.
Poměrně rozšířené používání elektronické správy dokumentů v účetní praxi tak zvyšuje relevanci její organizace. Elektronická správa dokumentů zároveň umožňuje optimalizovat vztahy a interakce mezi strukturálními útvary organizace, posílit kontrolu nad pohybem dokumentů ve všech fázích jejich tvorby a používání, zjednodušit a racionalizovat práci účetní služby. .
Mezi výhody elektronické správy dokumentů patří také:
1) ve snížení nákladů na ruční správu dokumentů v důsledku snížení počtu účetních zaměstnanců, snížení nákladů na technickou podporu tiskových, kopírovacích a jiných zařízení, snížení nákladů na organizaci, vybavení a údržbu míst pro ukládání účetní dokumentace, atd.;
2) ve zkrácení doby výměny dokumentů s obchodními partnery, uzavírání smluv, řešení provozních záležitostí;
3) v optimalizaci nákladů na vkládání dat z prvotních účetních dokladů a vytváření registrů obsahujících na jejich základě zobecněné informace;
4) posílení kontroly nad bezpečností dokumentů důležitého právního významu prostřednictvím pravidelného kopírování atd.
V současnosti používané systémy automatizace dokumentů jsou složité a univerzální. Subsystém správy elektronických dokumentů v účetnictví lze zabudovat do systémů pro řízení pracovních toků, správu elektronické dokumentace organizace, správu podnikových informací, řízení obchodních procesů ve firmě, správu interakcí organizačních jednotek atd. Bez ohledu na systém automatizace dokumentů použít k vyloučení přenosu vygenerovaných účetních dokladů účtování do jiného programu pomocí služby výměny dat. Umožňuje uživatelům pracovat s tradičním rozhraním.
V podmínkách práce v režimu elektronické správy dokumentů by měl být příkaz vedoucího organizace „O účetní politice“ doplněn o následující normy:
1) o možnosti používat papírové účetní doklady a elektronické doklady podepsané elektronickým podpisem;
2) o používání typů elektronických podpisů (jednoduchý elektronický podpis, vylepšený nekvalifikovaný elektronický podpis, vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis) na automaticky generovaných účetních dokladech.
Pokud organizace plánuje používat elektronické dokumenty ve vztazích s protistranami, je mezi nimi uzavřena příslušná dohoda.
Mezi příležitostmi, které poskytuje elektronická správa dokumentů v účetním oddělení organizace, jsou nejdůležitější:
1) optimalizace práce s účetními doklady na základě vypracovaných předpisů, které zahrnují řídící, finanční a daňové účetní doklady;
2) automatizace práce na tvorbě struktury a obsahu prvotních účetních dokladů a registrů analytického a syntetického účetnictví:
– rozvoj svého projektu;
– koordinace s odpovědnými osobami;
– přezkoumání dokumentu;
3) udržování nomenklatury účetních záležitostí;
4) tvorba dokumentů pomocí vyvinutých šablon;
5) automatizace práce na vytváření seznamu případů, včetně:
– seskupování účetních dokladů podle stanovených charakteristik;
– jejich registrace;
– třídění podle doby použitelnosti;
– jejich zohlednění při vytváření nomenklatury případů;
– spojování dokumentů do souborů;
6) automatizace postupu distribuce dokumentů a jejich vyhledávání;
7) organizování ochrany samotného dokumentu a jeho podrobností před neoprávněným přístupem, změnami obsahu nebo vymazáním podrobností.
Spolu s racionalizací práce přímo související s fungováním komponent toku dokumentů v účtárně umožňuje její automatizace rychlou výměnu dokumentace s obcházením e-mailů, ale i práci s organizátorem a seznamem osobních úkolů.
Předpokladem pro používání bezpečného a právně platného systému správy elektronických dokumentů v účetnictví je získání certifikátu kvalifikovaného elektronického podpisu od certifikační autority. V souladu s Čl. 2 spolkového zákona ze dne 4. 6. 2011 N 63-FZ „o elektronickém podpisu“ (dále jen spolkový zákon „o elektronickém podpisu“) představuje certifikační centrum právnickou osobu nebo fyzickou osobu podnikatele specializující se na vytváření a vydávání certifikátů klíčů pro ověřování elektronických podpisů a dalších zákonem stanovených funkcí. Mezi nimi:
– stanovení doby platnosti certifikátů s ověřovacím klíčem pro elektronický podpis;
– jejich zrušení;
– vydávání prostředků elektronického podpisu obsahujících klíč elektronického podpisu a jeho ověřovací klíč;
– kontrola elektronických podpisů na základě požadavků účastníků elektronické interakce atd.
Certifikát klíče pro ověřování elektronického podpisu je elektronický dokument nebo listinný dokument vydaný certifikačním centrem nebo oprávněným zástupcem certifikačního centra a potvrzující, že patří vlastníkovi certifikátu klíče pro ověřování elektronického podpisu (§ 2 spolkového zákona „ o elektronických podpisech“).
V systému elektronické správy dokumentů probíhá práce s účetními doklady prostřednictvím procesní karty (karty dokladu), po vyplnění se automaticky eviduje její autor (iniciátor procesu) a datum. Úkoly řešené v systému elektronické správy dokumentů v účetnictví jsou:
– zadávání a generování detailů dokumentu (témata, data, čísla atd.);
– vytváření verzí dokumentů;
– řízení fází jejich pohybu (koordinace, přijímání připomínek osob zúčastněných na tomto schvalování, předkládání usnesení, vyřizování dokumentů, zohledňování změn v načasování jejich provedení atd.);
– vytváření spojení s jinými dokumenty účastnícími se elektronického toku dokumentů;
– přístup k provádění cesty dokumentů;
– uplatnění práva na provádění automatických postupů s tímto dokumentem;
– vedení protokolu o provedené práci.
Vývoj klíčů pro elektronické podpisy a jejich certifikátů certifikačním centrem vede k nákladům spojeným s řídící činností v podnikatelském subjektu. Tyto výdaje jsou podle norem článku 9 účetních předpisů „Výdaje organizace“ PBU 10/99, schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 6. května 1999 N 33n, zahrnuty do nákladů na běžnou činnost. . Proto je zahrnutí výdajů na poskytování služeb certifikačního centra do nákladů na výrobky, práce, služby organizace podle úkonu poskytování služeb prvotně účtováno na účet. 26 „Všeobecné obchodní náklady“ a na konci vykazovaného měsíce podléhá odpisu na účet. 20 "Hlavní výroba". Při použití metody „přímé kalkulace“ pro nákladové účetnictví v souladu s příkazem vedoucího organizace k účetní politice odepisujte tyto výdaje z účtu. 26 „Všeobecné provozní náklady“ jsou vedeny přímo za účelem snížení finančního výsledku činnosti organizace s následujícím účetním zápisem: D-t. 90 „Prodej“, podúčet 2 „Náklady na prodej“, Sada účtů. 26 "Všeobecné provozní náklady".
Příklad. Od certifikačního centra převzala na základě zákona o poskytování služeb společnost s ručením omezeným (LLC) "Krost" certifikáty klíčů pro elektronické podpisy příslušných úředníků. Náklady na poskytnuté služby činily 14 160 rublů, z toho celkem 2 160 rublů, jejichž výše byla doložena v předložené faktuře.
Uveďme záznamy v účetních účtech společnosti Krost LLC na základě skutečnosti, že všeobecné obchodní náklady jsou v souladu s účetní politikou organizace zahrnuty do nákladů na produkty, práce a služby:
1) za cenu služeb poskytovaných certifikačním centrem podle zákona a zahrnutých v ceně: D-t vč. 26 Účet „Všeobecné provozní náklady“. 60 „Vyrovnání s dodavateli a dodavateli“ – 12 000 rublů. (14 160 RUB – 2 160 RUB);
2) za částku poskytnutých služeb dle přijaté faktury: Dt vč. 19 „Daň z přidané hodnoty z nabytého majetku“ Soubor účtů. 60 „Vyrovnání s dodavateli a dodavateli“ – 2160 rublů;
3) za částku přijatou k započtení: Dt účet. 68 "Výpočty daní a poplatků" Sada účtů. 19 „Daň z přidané hodnoty z nabytého majetku“ – 2160 rublů;
4) za náklady na placené služby poskytované certifikačním centrem: D-t vč. 60 "Vypořádání s dodavateli a dodavateli" Soubor účtů. 51 „Běžné účty“ – 14 160 rublů.
Reference
1. O účetnictví: federální zákon ze dne 6. prosince 2011 N 402-FZ.
2. O změně některých právních předpisů Ruské federace v oblasti boje proti nezákonným finančním transakcím: federální zákon ze dne 28. června 2013 N 134-FZ.
3. O informacích, informačních technologiích a ochraně informací: federální zákon ze dne 27. července 2006 N 149-FZ.
4. O elektronickém podpisu: federální zákon ze dne 4. 6. 2011 N 63-FZ.
5. O schválení účetních předpisů „Výdaje organizace“ PBU 10/99: Vyhláška Ministerstva financí Ruska ze dne 5. 6. 1999 N 33n.
6. Hlavní směry daňové politiky Ruské federace pro rok 2013 a pro plánovací období 2014 a 2015.
S.N
doktor ekonomických věd,
docent
Katedra účetnictví
v komerčních organizacích
Finanční univerzita
pod vládou Ruské federace
Další záznam
Každá skutečnost ekonomického života musí být potvrzena primárním dokumentem. Nelze brát v úvahu dokumenty, které dokumentují skutečnosti hospodářského života, které se neuskutečnily (včetně smyšlených a předstíraných transakcí). To je uvedeno v části 1 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Formy prvotních dokladů určuje vedoucí organizace na doporučení osoby pověřené vedením účetnictví (část 4 § 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).
Primární dokument musí obsahovat následující povinné údaje:
- název dokumentu;
- datum vyhotovení dokumentu;
- název ekonomického subjektu (organizace), který dokument sestavil;
- obsah faktu hospodářského života;
- hodnota přirozeného a (nebo) peněžního měření skutečnosti ekonomického života s uvedením jednotek měření;
- jména pozic osob, které transakci, operaci dokončily, a osob odpovědných za její provedení, nebo jména pozic osob odpovědných za provedení uskutečněné události;
- podpisy těchto osob s přepisy a další údaje potřebné k identifikaci těchto osob.
Takový seznam je stanoven v části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Primární dokument musí být vypracován, když je skutečnost hospodářského života dokončena, a pokud to není možné, ihned po jeho dokončení (část 3 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).
Primární dokumenty jsou vyhotoveny na papíře a (nebo) ve formě elektronického dokumentu podepsaného elektronický podpis (Část 5 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).
Standardní formuláře
Sjednocené formy dokumentů z alb jednotných formulářů schválených usneseními Státního statistického výboru Ruska nejsou povinné pro použití. Formuláře stanovené oprávněnými orgány na základě federálních zákonů zároveň zůstávají povinné pro použití. Organizace je tedy povinna používat standardní formy dokumentů schválené vládou Ruské federace, Bankou Ruska (například platební příkazy, hotovostní odchozí a příchozí hotovostní příkazy) a dalšími oprávněnými orgány v souladu s federálními zákony. Taková upřesnění jsou obsažena v informaci Ministerstva financí Ruska ze dne 4. prosince 2012 č. PZ-10/2012, dopisu Federální daňové služby Ruska ze dne 23. června 2014 č. ED-4-2/11941.
Pokud je pro jakoukoli skutečnost ekonomického života stanovena jednotná forma primárního dokumentu usnesením Státního statistického výboru Ruska, pak má organizace podle vlastního výběru právo:
- nebo vytvořit formulář dokumentu sami;
- nebo použijte jednotný formulář.
Podle obecného pravidla určuje formy prvotních dokladů vedoucí organizace na doporučení osoby pověřené vedením účetnictví (část 4 § 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). To znamená, že manažer musí schválit buď formulář nezávisle vyvinutý organizací, nebo skutečnost, že organizace používá jednotné formuláře.
V každém případě musí primární dokument obsahovat všechny povinné údaje uvedené v části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ. Informace uvedené v tomto seznamu jsou složením a obsahem totožné s detaily dokumentů sestavených podle formulářů z alb jednotných formulářů. To znamená, že současné jednotné formuláře splňují požadavky části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
V případě potřeby můžete do sjednocených formulářů přidat podrobnosti (další řádky, sloupce atd.) nebo je vyloučit. Schválit opravený jednotný formulář příkazem (pokynem) vedoucího jako primární dokument.
Takové závěry vyplývají z ustanovení článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ a jsou potvrzeny informací Ministerstva financí Ruska ze dne 4. prosince 2012 č. PZ-10/2012. Správnost tohoto přístupu potvrdila Federální daňová služba Ruska dopisem ze dne 12. února 2015 č. ГД-4-3/2104@, který nižším kontrolám zaslal dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 4. února , 2015 č. 03-03-10/4547. Tento dopis od daňové služby je zveřejněn na oficiálních stránkách Federální daňové služby Ruska v sekce "Vysvětlení požadované pro aplikaci."
Příklad, jak přidat další informace do jednotného formuláře
Ve společnosti Alpha LLC se splácení dluhů odpovědným osobám někdy vyskytuje v bezhotovostní formě. Aby se tato operace zobrazila v jednotné podobě zálohové sestavy, bylo rozhodnuto do ní přidat další řádek: „Na mzdovou kartu zaměstnance byl převeden přeplatek ve výši ___ dle příkazu k úhradě ze dne „__“ ________ 200__ . Ne. ___.“ Tento formulář byl schválen nařízením vedoucího organizace.
Jak schvalovat formuláře
Schválit formy prvotních dokladů v účetních zásadách (bod 4 PBU 1/2008).
V tomto případě není třeba k účetním zásadám přikládat standardní formuláře beze změn. Skutečnost použití jednotných formulářů se může promítnout do účetních pravidel následujícími způsoby:
- napište: "Jednotné formuláře obsažené v albech jednotných formulářů schválených Státním statistickým výborem Ruska se používají jako formy primárních účetních dokumentů beze změn." V tomto případě budete muset použít jednotné formuláře pro každou operaci, pro kterou formulář existuje;
- předepsat pro různé účetní objekty, jaké jednotné formuláře bude organizace používat, asi takto: „...použijte jednotný formulář _____, schválený usnesením Státního statistického výboru Ruska ze dne _____ č. _______.“ Například při použití jednotného formuláře č. TORG-12 můžete provést následující záznam: „Použijte jednotný formulář č. TORG-12, schválený výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 25. prosince 1998 č. 132 , zaevidovat prodej (uvolnění) inventárních položek organizaci třetí strany.“ .
V příloze zahrňte vzorky nezávisle vyvinutých formulářů schválených manažerem objednávka schvalující účetní zásady .
Registry
Údaje obsažené v primárních dokladech se promítají do účetních registrů. Účetní registry jsou seznamy transakcí v chronologickém pořadí, seskupené podle účetních účtů (například výkazy, výkazy v tabulkové formě).
Registrační formuláře schvaluje vedoucí organizace. Požadované údaje účetního registru jsou:
- jméno registru;
- název organizace (hospodářského subjektu), která rejstřík sestavila;
- datum zahájení a ukončení vedení registru a (nebo) období, na které byl sestaven;
- chronologické a/nebo systematické seskupení účetní objekty ;
- měrná jednotka;
- jména funkcí osob odpovědných za vedení rejstříku a jejich podpisy s přepisem.
Rejstříky jsou sestavovány na papíře a (nebo) ve formě podepsaného elektronického dokumentu elektronický podpis .
Při opravách registrů musíte uvést datum opravy a také podpisy osob odpovědných za vedení této evidence (s opisem).
Při registraci účetní objekty V registrech není povoleno:
– opomenutí nebo stažení;
– odraz imaginární a předstírané účetní objekty .
Zaměstnanec odpovědný za vyhotovení prvotního dokladu musí zajistit jeho včasné předání k zařazení do účetní evidence. V tomto případě je tento zaměstnanec odpovědný za správnost údajů zaznamenaných v primárním dokumentu. To je uvedeno v části 3 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Podnikatel na OSNO
Dokumentace obchodních transakcí prováděných individuálním podnikatelem uplatňujícím obecný daňový systém se řídí postupem schváleným nařízením Ministerstva financí Ruska č. 86n ze dne 13. srpna 2002 a Ministerstva daní Ruska č. BG-3 -04/430.
Požadavky na prvotní účetní doklady jsou obsaženy v odst. 9 tohoto postupu. Téměř úplně se shodují s požadavky na primární účetní doklady používané organizacemi. Jediným dodatkem je, že jednotliví podnikatelé musí k primárnímu dokladu, který dokládá prodej zboží nebo jeho nákup, přiložit primární doklad potvrzující platbu za tento produkt.
Samostatné dělení
Situace: může samostatná divize odrážet obchodní transakce na základě primárních dokumentů vystavených jménem ústředí organizace? Samostatná divize je přiřazena k samostatné rozvaze a vede účetnictví samostatně.
Ano, může.
Účetní politika musí zároveň odrážet podmínku, že všechny prvotní doklady jsou sestavovány jménem centrály.
Organizace samostatně stanoví metody účtování a stanoví je v účetních zásadách pro účely účetnictví (článek 8 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). Ustanovení uvedená v účetních zásadách platí pro všechny samostatné úseky organizace (bod 9 PBU 1/2008). Pokud tedy účetní politika organizace uvádí, že všechny primární dokumenty jsou sestavovány jménem ústředí, pak má samostatné oddělení právo vést účetnictví na základě těchto registrů.
Kromě toho je jedním z povinných údajů každého primárního dokumentu název ekonomického subjektu, který dokument sestavil (článek 3, část 2, článek 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). Za ekonomické subjekty se považují zejména komerční a neziskové organizace (odst. 1, část 1, čl. 2 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). Organizace je právnická osoba registrovaná v souladu s právními předpisy Ruské federace (ustanovení 1, článek 48, článek 51 občanského zákoníku Ruské federace). Samostatná divize není samostatnou právnickou osobou, je její součástí (článek 55 občanského zákoníku Ruské federace). Samostatná divize, která samostatně vede účetnictví na základě dokumentů vypracovaných jménem ústředí organizace, tedy neporušuje účetní legislativu.
Účetní certifikát
Situace: v jakých případech je nutné vypracovat potvrzení o účetnictví?
Účetní osvědčení musí být připraveno ve všech případech, kdy účetní potřebuje zdůvodnit transakce nebo výpočty. Například:
- při předkládání aktualizovaných prohlášení k odůvodnění výpočtů v nich uvedených (dopis Federální daňové služby Ruska ze dne 14. prosince 2006 č. 02-6-10/233);
- potvrdit částky zohledněné v účetnictví, například při výpočtu dividend;
- pro zdůvodnění reverzních zápisů atd.
Tento primární dokument musí obsahovat povinné údaje uvedené v části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Podpisy v dokumentech
Při provádění transakce (transakce, události) sepište všechny primární doklady. A pokud to není možné - ihned po ukončení operace (transakce, event). Odpovědnost za registraci spočívá na zaměstnancích, kteří podepsali primární dokument.
Seznam zaměstnanců, kteří mají právo podepisovat primární dokumenty, může schválit vedoucí organizace svým příkazem.
Zároveň je postup při podepisování dokumentů sloužících k formalizaci transakcí s finančními prostředky upraven zejména směrnicí Bank of Russia č. 3210-U ze dne 11. března 2014 a nařízením Bank of Russia č. 383-P ze dne 19. června , 2012.
Primární dokument musí být v každém případě podepsán tak, aby bylo možné identifikovat jeho podepsané (osoby odpovědné za zpracování transakce). To znamená, že podpisy v dokumentu musí být dešifrovány .
Vyplývá to z části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ a je potvrzeno dopisem Ministerstva financí Ruska ze dne 10. září 2013 č. 07-01-06/37273.
Řekněme, že organizace, která není malým (středním) podnikem, uzavřela smlouvu s externím dodavatelem o poskytování účetních služeb. Kdo by měl v tomto případě podepsat primární dokumenty pro hlavního účetního?
Manažer sám musí jmenovat seznam osob, které mají právo podepisovat primární účetní dokumenty (článek 14 Předpisů schválených nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 29. července 1998 č. 34n, informace Ministerstva financí Rusko č. PZ-10/2012). Mohou to být zaměstnanci organizace (pokladní, vedoucí atd.), jakož i zástupci organizace třetí strany, která vede účetnictví.
Právo podepisovat bankovní dokumenty lze převést na zaměstnance na plný úvazek i na osoby poskytující účetní služby (bod 7.5 pokynu Bank of Russia č. 153-I ze dne 30. května 2014). Bankovní dokumenty tak může kromě vedoucího organizace podepisovat i zaměstnanec organizace nebo vedoucí organizace třetí strany, která vede evidenci.
Za hlavního účetního se přitom nemůže podepsat sám vedoucí organizace. Faktem je, že vzhledem k tomu, že organizace není malým (středním) podnikem, nemůže manažer převzít účetnictví. Tento závěr vyplývá z části 3 článku 7 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Na rozdíl od organizací nemůže individuální podnikatel převést právo podepisovat primární dokumenty na třetí strany. To je přímo uvedeno v odstavci 10 postupu schváleného nařízením Ministerstva financí Ruska č. 86n a Ministerstva daní Ruska č. BG-3-04/430 ze dne 13. srpna 2002.
Situace: může hlavní účetní podepisovat smlouvy, pokud je zakladatelem organizace?
Ano, může, ale pouze v případě, že má plnou moc k podpisovému právu vydanou vedoucím organizace (článek 4 čl. 185.1 občanského zákoníku Ruské federace).
V ostatních případech náleží právo podepisovat smlouvy jménem organizace vedoucímu (pokud stanovy organizace nestanoví jinak) (ustanovení 1, článek 53 občanského zákoníku Ruské federace).
Situace: jakou barvou inkoustu by se měly podepisovat primární dokumenty a také faktury??
Obecně platí, že jakákoliv barva, ale na bankovní dokumenty jsou kladeny zvláštní požadavky.
Legislativa neklade požadavky na barvu inkoustu, který musí být použit k podepisování primárních dokumentů, stejně jako faktur. Článek 2.8 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR ze dne 29. července 1983 č. 105 (uplatněných v rozsahu, který není v rozporu s platnou legislativou) stanoví, že zápisy do primárních dokumentů musí být provedeny inkoustem, pastelkou nebo pastou pro kuličkové pero. K psaní nepoužívejte tužku.
Výjimku tvoří pouze bankovní doklady. Odstavec 1.7.2 Pravidel schválených nařízením Bank of Russia č. 385-P ze dne 16. července 2012 uvádí, že každý dokument předložený úvěrové instituci na papíře musí mít podpisy oprávněných úředníků a otisk pečeti a odpovídat deklarovanému vzorky. V tomto případě musí být podpisy na všech dokumentech provedeny perem s černým, modrým nebo fialovým inkoustem.
rada: Podepisujte zdrojové dokumenty a faktury pomocí tradičních barev inkoustu (černá, modrá nebo fialová).
Faktem je, že při kopírování primárních dokladů a faktur vyplněných červeným nebo zeleným inkoustem se takto specifikované údaje nemusí objevit na kopiích dokladů. To může vést k negativním důsledkům při předkládání kopií dokladů k daňové kontrole (viz např. Usnesení Federální antimonopolní služby Východosibiřského okruhu ze dne 14. února 2006 č. A19-13900/05-43-F02-290 /06-S1).
Elektronické dokumenty
Primární dokumenty lze připravit v papírové i elektronické podobě (část 5 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ). Poslední možnost je možná, pokud jsou doklady označeny elektronický podpis (článek 6 zákona ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ).
Požadavky na elektronický podpis stanoví zákon ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ.
Existují následující typy elektronického podpisu: jednoduchý nekvalifikovaný, vylepšený nekvalifikovaný a vylepšený kvalifikovaný (článek 5 zákona ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ). Právní síla dokumentu bude záviset na tom, jaký podpis organizace použije.
Primární dokumenty tedy ověřené jednoduchými nebo rozšířenými nekvalifikovanými elektronický podpis , nelze akceptovat pro účetní a daňové účely. Nejsou uznávány jako rovnocenné papírovým dokumentům ověřeným vlastnoručním podpisem.
Naopak, certifikováno zvýšenou kvalifikací elektronický podpis dokumenty jsou rovnocenné s dokumenty podepsanými vlastní rukou a jsou akceptovány pro účetní a daňové účely.
Podobné závěry vyplývají z odstavců 1 a 2 článku 6 zákona ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ a potvrzených dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 12. dubna 2013 č. 03-03-07/12250, ze dne 25. prosince 2012 č. 03- 03-06/2/139, ze dne 28. května 2012 č. 03-03-06/2/67, ze dne 7. července 2011 č. 03-03-06/1/409 .
Formát pro předložení dokladu o převodu zboží při obchodních operacích v elektronické podobě byl schválen nařízením Federální daňové služby Ruska ze dne 30. listopadu 2015 č. ММВ-7-10/551. Formát pro předložení dokladu o předání pracovních výsledků (doklad o poskytování služeb) v elektronické podobě byl schválen nařízením Federální daňové služby Ruska ze dne 30. listopadu 2015 č. ММВ-7-10/552. Tyto formáty jsou relevantní jak v obchodní činnosti, tak při předkládání dokumentů na žádost kontroly v elektronické podobě.
Federální daňová služba Ruska neplánuje vyvíjet formáty pro standardní formuláře.
Pokud legislativa Ruska nebo dohoda stanoví předložení primárního dokumentu protistraně nebo vládní agentuře (například daňovému úřadu) v papírové podobě, je organizace povinna vyhotovit papírovou kopii elektronického dokumentu na svém vlastním nákladem (část 6, článek 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402 -FZ).
Co když organizace vypracuje dokumenty, které nejsou ve formátu schváleném Federální daňovou službou Ruska? Poté formuláře předložte inspektorům na papíře – kopie ověřte s poznámkou, že dokumenty jsou podepsané elektronický podpis .
Podobná vysvětlení jsou uvedena v dopise Federální daňové služby Ruska ze dne 10. listopadu 2015 č. ED-4-15/19671.
Podrobnosti o tom, jak předkládat doklady daňovým kontrolorům, naleznete na:
- Jak předkládat doklady na žádost kontrolorů při stolní daňové kontrole ;
- Jak předkládat doklady na žádost kontrolorů při daňové kontrole na místě .
Pokud se organizace rozhodne zpracovávat primární dokumenty v elektronické podobě, musí se tento způsob vedení dokumentace promítnout do účetní politiky. Účetní politika musí zejména zaznamenávat:
- seznam dokumentů účastnících se elektronického toku dokumentů;
- seznam zaměstnanců oprávněných podepisovat elektronické dokumenty;
- způsob elektronické výměny dokumentů (s nebo bez zapojení provozovatele elektronické správy dokumentů);
- postup pro ukládání elektronických dokumentů;
- způsob předkládání dokladů na žádost finančního úřadu (elektronicky nebo papírově).
Ale formáty elektronických dokumentů, které organizace používá, nemusí být zohledněny v účetních pravidlech. To potvrdila Federální daňová služba Ruska v dopise ze dne 10. listopadu 2015 č. ED-4-15/19671. Ačkoli se tento dopis zabývá účetními zásadami pro daňové účely, závěr Federální daňové služby Ruska je rovněž relevantní pro účetní zásady pro účetní účely.
Označení na dokladech
Situace: Je možné dělat oficiální poznámky na primární dokumenty?
Ano, můžete.
V legislativě není žádný zákaz dělat oficiální poznámky na primární dokumenty. Například můžete na dokument umístit značku, která označuje, že byl zpracován a zohledněn v účetnictví (článek 2.20 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105).
Tisk na dokumenty
Pečeť není uvedena mezi povinnými údaji primárních dokumentů uvedených v části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Dejte proto na dokument razítko:
- pokud organizace podle vlastního výběru používá samostatně vypracovaný formulář schválený vedoucím, který obsahuje pečeť;
- pokud organizace dle vlastního výběru používá jednotný formulář obsažený v albu jednotných formulářů, jehož součástí je pečeť. Manažer zároveň schválil, že formulář je používán beze změn (resp. změny nemají vliv na pečeť);
- při použití standardních povinných formulářů stanovených oprávněnými orgány (vláda Ruské federace, Banka Ruska atd.) na základě federálních zákonů, pokud standardní formuláře vyžadují pečeť.
Takové závěry vyplývají z ustanovení § 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Seznam dokumentů, na kterých je vyžadována pečeť organizace (nepovinné), je uveden v tabulka.
V dohodách, které organizace obvykle uzavírá (nákup a prodej, poskytování služeb atd.), se pečeť také nemusí opatřovat. Pečeť musí být připojena pouze v případě, že je to výslovně stanoveno ve smlouvě (článek 1, článek 160 občanského zákoníku Ruské federace).
Ještě jedna věc. Od 7. dubna 2015 LLC a akciové společnosti nemusí mít plomby vůbec. Toto je stanoveno v článcích 2 a 6 zákona ze dne 6. dubna 2015 č. 82-FZ.
Dokumenty v cizím jazyce
Dokumenty psané v cizím jazyce musí mít řádkový překlad do ruštiny. To je nezbytné pro účetní i daňové účely (článek 9 Předpisů o účetnictví a výkaznictví, článek 313 daňového řádu Ruské federace, dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 28. února 2012 č. 03-03- 06/1/106).
K samotným dokumentům není potřeba nic dodávat. Připojte samostatné překlady podepsané překladateli. Dokument může být přeložen do ruštiny buď profesionálním překladatelem, nebo pracovníkem organizace, který hovoří cizím jazykem (dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 20. dubna 2012 č. 03-03-06/1/202 ze dne 26. března 2010 č. 03-08- 05/1).
Organizace si však může ponechat některá slova v cizím jazyce, pokud se jedná o registrovanou ochrannou známku, například název letecké společnosti na letence (článek 6 Úmluvy na ochranu průmyslového vlastnictví z 20. března 1883) popř. nejsou podstatné pro potvrzení výdajů vynaložených např. na letenku v cizím jazyce - podmínky pro uplatnění tarifu, pravidla pro leteckou přepravu, pravidla pro přepravu zavazadel a další podobné informace (dopisy Ministerstva financí Ruska z března 24, 2010 č. 03-03-07/6, ze dne 14. září 2009 č. 03- 03-05/170).
Pokud jsou cizojazyčné dokumenty sestavovány podle standardního formuláře (shodného počtem sloupců, jejich názvy, dekódováním děl atd. a liší se pouze množstvím), pak s ohledem na jejich konstantní ukazatele je jednorázový stačí překlad do ruštiny. Následně je potřeba přeložit pouze měnící se ukazatele tohoto primárního dokumentu. Tato vysvětlení jsou obsažena v dopise Ministerstva financí Ruska ze dne 3. listopadu 2009 č. 03-03-06/1/725.
Opravy chyb
Opravy v primárních dokumentech jsou povoleny (část 7, článek 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ).
Postup pro opravu chyb v primárních dokumentech je stanoven v účetní zásady pro účetní účely nebo jeho přílohu. Organizace samostatně vyvíjí způsoby, jak provádět opravy primárního dokumentu (na papíře i ve formě elektronického dokumentu). Zaměřte se na požadavky zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ, účetní předpisy a zohledněte zvláštnosti toku dokumentů. Při vývoji takových metod se můžete zaměřit na aktuální předpisy upravující podobnou problematiku (například Pravidla pro vyplňování faktur, schválená nařízením vlády Ruské federace ze dne 26. prosince 2011 č. 1137). Bylo to uvedeno v dopise Ministerstva financí Ruska ze dne 22. ledna 2016 č. 07-01-09/2235.
Opravte chyby v primárních dokumentech následovně: přeškrtněte nesprávný text a opravený text napište nad přeškrtnutý text. Škrtnutí se provádí jedním řádkem, aby bylo možné opravu přečíst. Opravy v dokumentech ověřte podpisy osob, které dokument sestavily (s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob), a uveďte datum provedení opravy.
Nelze provádět opravy pokladních a bankovních dokladů. Taková pravidla jsou stanovena odstavcem 7 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ, oddílem 4 předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105 a odstavcem 4.7. směrnice Bank of Russia ze dne 11. března 2014 č. 3210-U .
Chybu v účetní evidenci lze opravit na základě účetního potvrzení. Tento dokument musí obsahovat odůvodnění opravy.
V účetních registrech nejsou povoleny opravy nepovolené osobami odpovědnými za vedení příslušné evidence (část 8, článek 10 zákona č. 402-FZ ze dne 6. prosince 2011). Je-li oprava v rejstříku oprávněna odpovědnými osobami, ověřte to podpisy těchto osob (s uvedením jejich příjmení a iniciál nebo jiných údajů nezbytných k identifikaci těchto osob) a uveďte datum provedení opravy. Taková pravidla stanoví odstavec 8 článku 10 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Vnitřní kontrola
Organizace je povinna organizovat a provádět vnitřní kontrolu skutečností hospodářského života. A pokud její vykazování podléhá povinnému auditu, pak je povinen udržovat vnitřní kontrolu nad účetnictvím a výkaznictvím (kromě případů, kdy odpovědnost za účetnictví převzal vedoucí). Tyto požadavky jsou stanoveny článkem 19 zákona č. 402-FZ ze dne 6. prosince 2011.
Kromě toho je jedním z úkolů hlavního účetního organizovat a kontrolovat tvorbu (příjem), zpracování a ukládání dokumentů (čl. 6.6 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105 (platnost v rozsahu, který neodporuje zákonu)). K provedení tohoto úkolu lze použít následující nástroje:
- harmonogram toku dokumentů;
- nomenklatura případů.
Postup pro generování a zpracování dokumentů musí být stanoven v harmonogramu toku dokumentů (bod 5.1 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105). Vypracování rozvrhu organizuje hlavní účetní. Harmonogram se schvaluje rozkazem vedoucího organizace (bod 5.2 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105).
Plán toku dokumentů by měl popisovat:
- etapy vytvoření (příjem), kontrola a předání dokumentu k uložení;
- načasování každé etapy;
- seznam zaměstnanců vykonávajících obchodní operace a připravující dokumenty;
- seznam zaměstnanců kontrolujících doklady;
- vztah mezi odpovědnými osobami.
Harmonogram může být sestaven ve formě diagramu nebo seznamu děl s uvedením operací a vztahů výkonných umělců. Přibližná podoba tohoto dokumentu je uvedena v příloze k Předpisům schváleným Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105. Můžete si však vytvořit vlastní rozvrhovou strukturu. Taková pravidla stanoví odstavec 5.4 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105.
Příklad plánu toku dokumentů v tabulkové formě
Hlavní účetní společnosti Alpha LLC vyvinul plán toku dokumentů v tabulkové formě (viz např. součástí plánu toku dokumentů, věnované bankovním dokumentům).
Příklad plánu toku dokumentů ve formě diagramu
Alpha LLC se rozhodla pokračovat ve vydávání cestovních potvrzení pro zaměstnance na služební cesty. Hlavní účetní společnosti Alpha vypracoval plán toku dokumentů ve formě diagramu (viz např. schéma zpracování cestovního certifikátu).
V organizacích s malým tokem dokumentů lze vše zredukovat na vypracování samostatných poznámek pro zaměstnance. Zaměstnanec by měl podrobně popsat, jaké doklady musí vyplnit, aby vůči němu nevznikaly nároky ze strany účtárny. Zaměstnanec si jde například vyzvednout zaplacené zboží od dodavatele. V memorandu by mělo být uvedeno, jaké doklady musí přinést a také lhůta, ve které musí být předloženy účetnímu oddělení. K poznámce můžete také připojit vzory požadovaných dokumentů.
Příklad sdělení dodavateli o postupu při vyplňování dokumentů
Tok dokumentů v Alpha LLC je organizován vypracováním samostatných poznámek pro zaměstnance (viz např. Memorandum pro vyslaného zaměstnance).
Kontrolou plnění harmonogramu toku dokumentů je pověřen hlavní účetní (bod 5.7 Předpisů schválených Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 č. 105). Zaměstnanci organizace musí být s tímto dokumentem nebo výpisem z něj seznámeni. Požadavky hlavního účetního na přípravu dokumentů jsou povinné pro všechny zaměstnance organizace. Za nedodržení požadavků hlavního účetního může být vůči zaměstnancům přijato disciplinární opatření. Některé organizace předepisují splnění požadavků na papírování jako jednu z bonusových podmínek.
Po zpracování dokumentu je nutné zajistit jeho bezpečnost a následné předání do archivu.
Jedním ze způsobů, jak uspořádat ukládání dokumentů, je sestavit seznam případů. Obsahuje informace o tom, které dokumenty by měly být uchovávány na kterém oddělení a jak dlouho by měly být uloženy. Tvořte číselník věcí v účetním oddělení obdobně jako číselník věcí v personální službě.
Odpovědnost za absenci primárních dokumentů
Pozor: absence (nepředložení) primárních dokumentů je přestupkem (článek 106 daňového řádu Ruské federace, článek 2.1 zákoníku o správních deliktech Ruské federace), za který je stanovena daňová a správní odpovědnost.
Absence prvotních dokladů, faktur, ale i účetní a daňové evidence je uznána jako hrubé porušení pravidel pro evidenci příjmů a výdajů. Odpovědnost za to je stanovena v článku 120 daňového řádu Ruské federace.
Pokud k takovému porušení došlo během jednoho zdaňovacího období, má inspektorát právo uložit organizaci pokutu ve výši 10 000 rublů. Pokud je porušení zjištěno v různých zdaňovacích obdobích, pokuta se zvýší na 30 000 RUB.
Porušení, které vedlo k podhodnocení daňového základu, bude mít za následek pokutu ve výši 20 procent z částky každé nezaplacené daně, nejméně však 40 000 RUB.
Kromě toho může soud na žádost daňového inspektorátu uložit úředníkům organizace (například jejímu vedoucímu) správní odpovědnost ve formě pokuty ve výši:
- od 300 do 500 rublů. za nepředložení primárních dokumentů nezbytných pro daňovou kontrolu (část 1 článku 23.1, část 1 článku 15.6 zákoníku o správních deliktech Ruské federace);
- od 2000 do 3000 rublů. za nedodržení postupu a podmínek uchovávání primárních dokumentů (část 1 článku 23.1, článek 15.11 zákoníku o správních deliktech Ruské federace).
V každém konkrétním případě je pachatel přestupku identifikován individuálně. V tomto případě soudy vycházejí ze skutečnosti, že manažer je odpovědný za organizaci účetnictví a hlavní účetní je odpovědný za jeho správné vedení a včasnou přípravu zpráv (bod 24 usnesení pléna Nejvyššího soudu Ruska Federace ze dne 24. října 2006 č. 18). Subjektem takového přestupku je proto obvykle uznáván hlavní účetní (účetní s právy vedoucího). Vedoucí organizace může být shledán vinným z:
- pokud organizace vůbec neměla hlavního účetního (usnesení Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 9. června 2005 č. 77-ad06-2);
- pokud by účetnictví a výpočet daní byly převedeny na specializovanou organizaci (bod 26 usnesení pléna Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 24. října 2006 č. 18);
- byl-li důvodem porušení písemný příkaz vedoucího, se kterým hlavní účetní nesouhlasil (bod 25 usnesení pléna Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 24. října 2006 č. 18).
Primární dokumenty jsou ztraceny
Situace: co dělat v případě ztráty primárních dokumentů?
Pokud dojde ke ztrátě dokumentů potvrzujících zaznamenané transakce, organizace musí podniknout kroky k prošetření příčin a obnovení ztráty. Za tímto účelem musí zaměstnanec, který ztrátu zjistil, sepsat záznam, na jehož základě je vydán příkaz vedoucího ke jmenování komise k prošetření ztráty. Zdokumentujte výsledky práce komise v aktu.
Pokud si daňový inspektorát během práce komise vyžádá dokumenty, které se ztratily, bude organizace moci požádat o prodloužení lhůty pro předložení dokumentů (článek 3 článku 93 daňového řádu Ruské federace). V tomto případě bude příkaz k vytvoření provize listinným zdůvodněním takové žádosti.
Pokud na základě výsledků práce komise nebudou dokumenty objeveny (obnoveny), nebude organizace schopna potvrdit účetní a daňové účetní údaje. Kromě toho může organizace čelit kvůli nedostatku dokumentů .
V souladu s čl. 9 odst. 1 zákona o účetnictví musí být všechny obchodní transakce v účetnictví doloženy podkladovými podklady. Zároveň existuje určitý postup pro pohyb takových dokladů, který může být stanoven jak legislativními, tak regulačními akty (například účetní a daňová legislativa týkající se podávání účetních a daňových výkazů, usnesení Státního výboru pro statistiku Ruské federace, Centrální banky Ruska (ohledně hotovostních a bankovních operací, účetních částek) atd.) a interních administrativních dokumentů.
Tento druh vnitřní organizace pohybu dokumentů se nazývá tok dokumentů podniku.
Pravidla toku dokumentů jsou schválena jako součást účetní politiky organizace (bod 5 PBU 1/98).
Vezměte prosím na vědomí, že neexistují žádné předpisy týkající se postupu organizace toku dokumentů a formy, ve které by se tento postup měl odrážet v účetních zásadách. Jako referenční materiál můžete použít Předpisy o dokladech a toku dokladů v účetnictví. schváleno Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 N 105 po dohodě s Ústředním statistickým úřadem SSSR (dále jen Předpisy o dokumentech a toku dokumentů) s ohledem na to, že tento dokument se vztahuje na v rozsahu, který není v rozporu s platnými právními předpisy a nařízeními. V souladu s tím každý podnik nezávisle určuje pravidla toku svých dokumentů.
Obecný vývojový diagram dokumentu obsahuje následující položky:
1) primární dokumenty;
2) účetní registry;
3) účetnictví a daňové výkaznictví;
4) harmonogram toku dokumentů;
5) ukládání dokumentů.
Pojďme se na ně podívat blíže.
Rozkaz z Roszheldoru ze dne 11. června 2008 N 183 O schválení účetních zásad Spolkové agentury pro železniční dopravu
Předpisy o dokladech a toku dokladů v účetnictví Schváleno Ministerstvem financí SSSR dne 29. července 1983 N 105 po dohodě s Ústředním statistickým úřadem SSSR
Jak bylo uvedeno výše, všechny obchodní transakce prováděné organizací musí být zdokumentovány podpůrnými primárními dokumenty. Navíc jsou takové doklady přijímány k účetnictví pouze tehdy, jsou-li sestaveny v souladu s formou obsaženou v albech jednotných forem prvotní účetní dokumentace.
Takové jednotné formy primárních dokumentů jsou přijímány příslušnými usneseními Státního statistického výboru Ruské federace. Například:
Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 18. srpna 1998 N 88 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci hotovostních transakcí a evidenci výsledků inventury“;
Usnesení Státního výboru pro statistiku Ruské federace ze dne 21. ledna 2003 N 7 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro účtování dlouhodobého majetku“;
Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 25. prosince 1998 N 132 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci obchodních operací“;
Účetní pravidla nemusí nutně naznačovat skutečnost, že podnik používá jednotné formy primární dokumentace. Postup a lhůty pro předkládání mnoha standardních dokumentů jsou přitom stanoveny i na legislativní či regulační úrovni (např. u zúčtování s odpovědnými osobami).
Při vývoji účetních zásad organizace a toku dokumentů je však nutné určit, pro které finanční a obchodní transakce nejsou jednotné formuláře schváleny.
Pro tyto účely, pro potvrzení účetních transakcí, pro které neexistují žádné standardizované formy primárních dokumentů, mají podniky právo samostatně vypracovat takovou dokumentaci a schválit ji vedoucím organizace ve formě objednávky nebo pokynu.
V tomto případě je nutné dodržet požadavky zákona týkající se přijímání prvotních dokladů k zaúčtování, které musí mít tyto povinné náležitosti (článek 2 § 9 zákona o účetnictví):
a) název dokumentu;
b) datum vyhotovení dokumentu;
c) název organizace, jejímž jménem byl dokument vypracován;
e) míry obchodních transakcí ve fyzickém a peněžním vyjádření;
f) názvy funkcí osob odpovědných za provedení obchodní transakce a správnost jejího provedení;
g) osobní podpisy těchto osob.
Interní formy primární dokumentace vypracované organizací musí být zaznamenány v jejích účetních zásadách. Obvykle se za tímto účelem sestavuje album nejednotných formulářů, které se schvaluje jako součást účetního postupu jako jeho příloha.
V souladu s § 8 odst. 4 zákona o účetnictví jsou všechny organizace povinny vést účetnictví o majetku, závazcích a obchodních transakcích podvojným zápisem na vzájemně souvisejících účetních účtech zahrnutých v pracovní účtové osnově.
Aby podniky mohly systematizovat a shromažďovat informace obsažené v primárních dokumentech přijatých k účetnictví a promítnout je do účetních účtů a finančních výkazů, musí vést účetní registry.
Tyto registry jsou vedeny ve speciálních knihách (časopisy, deníky zakázek, výpisy), na samostatných listech a kartách, ve formě strojních schémat. získané pomocí výpočetní techniky, dále na magnetických páskách, discích, disketách a dalších počítačových médiích. Tato forma účetnictví se nazývá žurnál-objednávka a používá ji většina organizací. Konstrukce deníků objednávek a pomocných výpisů je založena na kreditním nebo debetním znaku pro evidenci obchodních transakcí na syntetických účtech. Syntetické účetní ukazatele jsou evidovány podle údajů prvotních dokladů pouze pro dobropis (debet) odpovídajících účtů, v souladu s debetními (připsanými) účty.
Pokyny pro používání jednotné objednávkové účetní formy byly schváleny Ministerstvem financí SSSR ze dne 8. března 1960 N 63. S přihlédnutím ke změnám, ke kterým došlo v účetnictví, se však jedná pouze o doporučující dokument pro použití tohoto typu účetního formuláře v podnicích a měl by být aplikován s ohledem na dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 24. července 1992 N 59 „O doporučeních pro používání účetních registrů v podnicích“.
Mnohem méně často používají organizace formu účetnictví pamětních objednávek, ve kterých jsou na základě údajů z primárních nebo kumulativních dokumentů sestavovány pamětní objednávky, které se promítají do evidenčního deníku (deníku obchodních transakcí) a následně do hlavní knihy.
Podniky mohou používat strojově orientované (automatizované) účetní formuláře založené na objednávkovém formuláři deníku nebo (mnohem méně často) na formuláři pamětní objednávky.
Forma účetnictví, kterou organizace používá, se musí promítnout do jejích účetních zásad. Kromě toho, pokud má podnik vyvinuté vlastní formy účetních registrů, musí se promítnout i do alba nejednotných formulářů dokumentů.
Upozorňujeme, že organizace, které jsou malými podniky, si mohou vybrat, v jakém pořadí budou zobrazovat účetní informace:
podobně jako jiné organizace používající zavedené účetní formuláře pro malé podniky;
podle účetní formy stanovené pro malé podniky (zkráceně). Standardní doporučení pro organizaci účetnictví pro malé podniky byla schválena nařízením Ministerstva financí Ruské federace ze dne 21. prosince 1998 N 64n;
podle zjednodušeného daňového systému (v souladu s kapitolou 26.2 části druhé daňového řádu Ruské federace a odstavcem 3 článku 4 zákona o účetnictví).
Výše uvedené okolnosti by měly být rovněž zaznamenány v účetních postupech malého podniku.
Se vstupem v platnost kapitoly 25 části druhé daňového řádu Ruské federace dne 1. ledna 2002 byly organizace povinny vést kromě účetnictví také daňové účetnictví.
Daňové účetní údaje musí v tomto případě odrážet postup při tvorbě výše příjmů a výdajů, postup při stanovení podílu výdajů zohledněných pro daňové účely v běžném zdaňovacím (vykazovacím) období, výši zůstatku výdajů (ztráty) k účtování nákladů v následujících zdaňovacích obdobích, postup při tvorbě částek vytvořených rezerv, jakož i výše dluhu na vyrovnání s rozpočtem na daních.
Daňové účetní údaje potvrzuje:
1) primární účetní doklady (včetně účetních certifikátů);
2) analytické daňové účetní registry;
3) výpočet základu daně.
Prvotní účetní doklady jsou v tomto případě stejné jako v účetnictví. Přímý výpočet základu daně se vyskytuje v daňových přiznáních. Každý podnik si však musí sám stanovit analytické daňové účetní registry na základě požadavků daňové legislativy a potřeby vést daňové účetnictví pro určité položky.
Analytické daňové účetní registry jsou obecně chápány jako konsolidované formy systematizace dat daňového účetnictví za účetní (zdaňovací) období, seskupené v souladu s požadavky daňové legislativy, bez rozdělení (promítnutí) mezi účetní účty.
Organizace mohou také samostatně vyvíjet formuláře pro takové daňové účetní registry, přičemž však musí vzít v úvahu, že musí nutně obsahovat následující podrobnosti (článek 314 části druhé daňového řádu Ruské federace):
období (datum) sestavení;
transakční měřiče v naturáliích (pokud je to možné) a v peněžním vyjádření;
název obchodních transakcí;
podpis (dešifrování podpisu) osoby odpovědné za sestavení těchto registrů.
Daňové účetní registry lze vést ve formě speciálních formulářů: na papíře, elektronicky a (nebo) na jakémkoli počítačovém médiu.
Je třeba také poznamenat, že Informační zpráva Ministerstva daní Ruské federace ze dne 19. prosince 2001 „Daňový účetní systém doporučený Ministerstvem daní Ruska pro výpočet zisků v souladu s normami kapitoly 25 daňového zákoníku“. Ruské federace“ byly daňové poplatníky upozorněny na doporučené vzory formulářů pro tyto registry.
Zároveň vás znovu upozorňujeme na skutečnost, že organizace může takové registry vyvinout samostatně nebo vzít za základ ty, které navrhuje Ministerstvo daní Ruské federace. Účetní postup pro daňové účely však musí v každém případě počítat se složením těchto tiskopisů (buď ve formě seznamu, pokud patří mezi doporučené finančními úřady, nebo ve formě přílohy (album tiskopisů daňové evidence)).
V závislosti na typu a organizační struktuře podniku mohou existovat určité rozdíly v účetní závěrce, kterou sestavuje.
Všechny podniky a organizace jsou povinny předkládat účetní závěrky ve složení a způsobem předepsaným článkem 13 zákona o účetnictví, PBU 4/99 a vyhláškou Ministerstva financí Ruské federace ze dne 22. července 2003 N 67n “ O formulářích účetních závěrek organizací.“
Například malé podniky však mohou předložit zkrácený seznam účetní závěrky (článek 85 účetních předpisů).
Organizace, které mají strukturované útvary přiřazené k samostatným rozvahám, nebo územně samostatné útvary (zastoupení, pobočky apod.), musí ve svých účetních zásadách promítnout postup sestavování konsolidovaného výkaznictví za organizaci jako celek (načasování a rozsah předkládání interní reporting podle strukturálních útvarů, složení tohoto interního výkaznictví, rozdělení samotného účetního procesu mezi divizní účetní oddělení a hlavní (centralizované) účetní oddělení atd.).
Kromě toho v souladu s účetními předpisy (článek 91), pokud mají organizace dceřiné společnosti a závislé společnosti, zpracovávají kromě vlastních účetních výkazů konsolidované účetní závěrky včetně ukazatelů výkazů těchto společností. Metodická doporučení pro sestavení a předkládání konsolidované účetní závěrky stanoví vyhláška Ministerstva financí Ruské federace ze dne 30. prosince 1996 N 112 (ve znění ze dne 12. května 1999).
Tento druh rysů sestavování účetní závěrky a jejich předkládání zainteresovaným stranám by se měl odrážet v účetních zásadách podniku.
Kromě účetní organizace jsou povinni předkládat daňovému úřadu daňová hlášení (daňová přiznání), jejichž lhůty pro podání jsou stanoveny právními předpisy o daních a poplatcích Ruské federace.
Jak je z výše uvedeného patrné, některé pozice související s tokem dokladů v podniku se promítají do samostatných oddílů účetní politiky pro účetní nebo daňové účely (skladba nejednotných forem dokladů, účetní evidence pro účetní a daňové účetnictví, účetní evidence pro účetní a daňové účely, účetní evidence, účetní evidence, účetní závěrka). stejně jako postup a lhůty pro podávání interních zpráv organizacím).
Současně, aby bylo možné jasně vymezit odpovědnosti za vytváření, ověřování a zpracování primárních dokumentů, jakož i načasování jejich předložení, musí podnik vypracovat pravidla toku dokumentů schválená jako součást svých účetních zásad.
Tok dokumentů znamená vytvoření nebo příjem od jiných podniků, přijetí do účetnictví, zpracování a převod do archivu prvotních dokumentů. Pohyb prvotních dokladů v účetním (daňovém) účetnictví je řízen harmonogramem toku dokladů, který může být sestaven ve formě diagramu, tabulky nebo jiným způsobem jako příloha účetního postupu podniku.
Harmonogram zakládá racionální pracovní postup, tzn. pro průchod každého primárního dokumentu je zajištěn optimální počet jednotek a vykonavatelů a je stanovena minimální doba jeho pobytu v jednotce. Harmonogram toku dokumentů může obsahovat seznam prací na vytváření, ověřování a zpracování dokumentů v každé divizi podniku a také konkrétní výkonné osoby s uvedením jejich vztahu a termínů dokončení práce.
Odpovědnost za dodržování harmonogramu toku dokumentů, jakož i za včasné a kvalitní vytvoření dokumentů, jejich včasné předání k promítnutí do účetnictví a výkaznictví, za správnost údajů obsažených v dokumentech nesou osoby, které je vytvořily a podepsal je. Sledování souladu s harmonogramem toku dokumentů obvykle provádí hlavní účetní organizace.
K vytvoření plánu toku dokumentů se používají různé techniky. Nejběžnějšími jsou popis účetního procesu pro zakázky účetních služeb. Na základě výsledků tohoto popisu jsou pro každé pracoviště účetních zaměstnanců sestaveny seznamy došlých a odchozích dokladů. Poté je tok dokumentů seskupen do divizí, které jsou následně spojeny do obecného schématu (plánu) toku dokumentů pro organizaci jako celek.
Předpisy o dokumentech a toku dokumentů poskytují následující formu plánu toku dokumentů jako doporučení.
O.V. Kulagina, daňový expert
Tok dokumentů: stavíme to „podle účetnictví“
Dokumenty jsou vytvářeny v rámci organizace i přijímány zvenčí. Lví podíl dokumentů jsou primární dokumenty, které musí projít účetním oddělením. A někdy musí účetní tyto doklady z jiných oddělení doslova „vytřást“. Řekneme vám, jak uspořádat tok dokumentů, aby se dokumenty dostaly do účetního oddělení včas.
Co je tok dokumentů a proč je to potřeba?
Dokument během svého „života“ prochází několika fázemi: vytvořením, zpracováním, předáním k uložení a zničením. Toto je tok dokumentů. Tento proces lze regulovat pomocí plánu toku dokumentů, pokynů k toku dokumentů, předpisů toku dokumentů atd. Většina organizací však používá rozvrh toku dokumentů Předpisy o dokladech a toku dokladů v účetnictví, schváleny. Ministerstvo financí SSSR 29.07.83 č. 105.
ŘÍKÁME MANAŽEROVI
Harmonogram toku dokumentů je jedním z prvků vnitřního kontrolního systému(SVK) článek 41 federálního pravidla (standardu) auditu č. 8, schváleno. Nařízení vlády č. 696 ze dne 23.9.2002. Čím vyšší je spolehlivost vnitřního kontrolního systému, tím vyšší je pravděpodobnost získání auditorské zprávy s minimálním počtem připomínek.
Účetnictví se více než kterékoli jiné oddělení zajímá o dostupnost takového dokumentu a dodržování pravidel jím stanovených, protože kvůli předčasnému přijetí primárních účetních transakcí se neodrážejí v období, ve kterém byly provedeny, a někdy dokonce vznikají chyby, které je nutno opravit podle pravidel PBU 22 /2010. Pokud například řidič spedice nepředložil faktury účetnímu oddělení včas, bude to muset být následně opraveno jako chyba, protože obecně se nejedná o novou informaci pro organizaci a je nová pouze pro účetní. který obdržel dokument pozdě. Navíc pro odpočet DPH z faktur přijatých organizací včas, které však končí v účetním oddělení až v dalším čtvrtletí, je podle finančních úřadů nutné předložit aktualizaci z Dopis Federální daňové služby ze dne 30. března 2012 č. ED-3-3/1057@.
Pomocí harmonogramu toku dokumentů můžete určit osoby odpovědné za přípravu a přenos dokumentů a také stanovit konkrétní termíny pro přenos primárních dokumentů do účetního oddělení. To umožní účetní přijímat dokumenty včas. Účetní navíc nebude muset každému zaměstnanci vysvětlovat, jaké doklady musí účetnímu oddělení odevzdat a kdy.
Mimochodem, harmonogram toku dokumentů je součástí vnitřního kontrolního systému a každá organizace musí zavést vnitřní kontrolu obchodních aktivit. Vyžaduje to nový zákon o účetnictví Umění. 19 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.
Vypracujeme harmonogram toku dokumentů
Neexistuje jednotná podoba harmonogramu – každá organizace si jej musí vypracovat samostatně. A čím větší organizace, tím více druhů aktivit má, tím podrobnější by měl být harmonogram.
Rozhodování o dokumentech
V první fázi musíte nastínit rozsah dokumentů, které jsou generovány v procesu činností organizace. Kromě denní primární pokladny, inventární a personální evidence zahrňte do rozvrhu doklady pro operace, které se vyskytují zřídka (například zábavné akce a promo akce). Řádné provedení těchto dokumentů je nezbytné pro uznání výdajů.
V rozvrhu musí být popsán i proces pohybu dokladů potvrzujících některé skutečnosti hospodářského života, o jejichž výskytu nemusí účetní vědět, ale které se musí promítnout do účetnictví.
Vysvětlíme si to na příkladu. V účetnictví a daňovém účetnictví musí být závazky vůči likvidovanému dodavateli odepsány jako příjem ke dni zápisu do Jednotného státního rejstříku právnických osob o jeho likvidaci. bod 6 PBU 4/99; ustanovení 16 PBU 9/99; subp. 18. století 250 Daňový řád Ruské federace. Účetní však není povinen sledovat proces likvidace protistrany jen proto, že to není jeho úkolem. To znamená, že zaměstnanec, do jehož působnosti spadá práce se závazky, musí nahlásit likvidaci. A takových situací je mnoho. Tyto informace mohou být předloženy účetnímu oddělení ve formě certifikátů nebo poznámek, které musí být rovněž zahrnuty do plánu toku dokumentů. V našem příkladu musí odpovědný pracovník předložit výpis z Jednotného státního rejstříku právnických osob.
Jmenujeme odpovědné osoby
Vše je jednoduché s primárními dokumenty. Za její správné provedení odpovídají zaměstnanci, jejichž pracovní náplní je vypracování primární zprávy bod 6, část 2, čl. 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ. Ti samí zaměstnanci by měli být jmenováni odpovědnými za přenos dokumentů do účetního oddělení. Čím méně prostředníků mezi zpracovatelem dokladů a účetním oddělením, tím větší je šance, že se doklad neztratí a dorazí včas.
Pro rozdělení odpovědnosti za přípravu a přenos oficiálních poznámek nebo certifikátů jmenujte osobu odpovědnou v rámci každého oddělení. Například:
- problémoví dlužníci - senior sales manager;
- rozhodnutí porady účastníků organizace - vrchního právního poradce;
- stanovení tržní hodnoty majetku – vedoucí specialista oddělení marketingu po dohodě s vedoucím výrobně-technického úseku;
- údaje o řádné dovolené pro výpočet výše odpovídajícího předpokládaného závazku (rezervy) - vedoucí personálního oddělení;
- stanovení doby životnosti dlouhodobého majetku - přední specialista výrobně-technického úseku.
Pokud odpovědného úředníka nejmenujete, pak se při ztrátě dokumentu nebo zmeškání termínu pro jeho předložení nebude koho ptát. To znamená, že účetní nedosáhne svých cílů.
Stanovení termínů
Lhůta, do které musí konkrétní zaměstnanec odevzdat doklady do účtárny, je v harmonogramu toku dokladů snad nejdůležitější. Toto období lze nastavit jako určitý den v měsíci nebo počet dní, které uplynuly od data přípravy nebo provedení dokumentu. Je také nutné počítat s tím, že účetní může na zpracování přijatých dokladů a přenos údajů z nich do evidence potřebovat více než jeden den. Například v organizaci je výplatní den stanoven na 7. den. Účetní účetní skupiny počítá mzdy pro všechna oddělení a veškeré podklady pro evidenci pracovní doby musí být zpracovány např. do 5. dne v měsíci. Docházkové výkazy, příkazy k prémiím apod. tedy musí účtárna obdržet nejpozději 1. den v měsíci.
Nezapomeňte v harmonogramu samostatně uvést lhůty pro předávání dokumentů pro služební cesty. Není žádným tajemstvím, že někteří zaměstnanci mají ve zvyku schovávat si doklady do poslední chvíle a hlásit se pozdě, ani netuší, že lhůtu pro podání hlášení stanoví zákon. Proto jim v harmonogramu toku dokladů zapište povinnost hlásit se do tří dnů po skončení pracovních cest a bod 26 nařízení vlády č. 749 ze dne 13. října 2008.
Je tedy připraven seznam dokumentů, stanoveny lhůty pro průchod odděleními a určeny odpovědné osoby. Přejděme k designu.
Výběr metody návrhu
Harmonogram toku dokumentů může být prezentován ve formě textu, tabulek nebo diagramů. Pokud je organizace malá a dokumentů je málo, pak je vhodná textová forma. Někteří účetní preferují sestavení vývojového diagramu pro každý dokument, protože je jasný, jednoduchý a informativní. Ale klasickým způsobem, jak navrhnout graf, je tabulka, kde každý řádek obsahuje informace o jednom dokumentu. Je lepší vytvořit graf v Excelu, protože při zpracování dat je vhodné používat některé jeho funkce.
Ať už zvolíte jakoukoli metodu, informace musí být prezentovány tak, aby byl rozvrh snadno čitelný pro vaše zaměstnance odpovědné za pohyb dokumentů. Proto musí být dokumenty v rozvrhu uspořádány podle určitého principu, například v abecedním pořadí, pak lze snadno najít jakýkoli dokument.
Tato možnost návrhu je výhodná, protože tabulka pokrývá celý seznam dokumentů a budou ji používat všichni zaměstnanci. Ale pokud existuje mnoho dokumentů, pak bude harmonogram těžkopádný a těžko pochopitelný. Proto je tato forma optimální pro malé organizace.
Harmonogram toku dokumentů (podle formulářů dokumentů) může vypadat takto.
| Název dokumentu | Počet kopií | Vytvoření dokumentu | Prezentace dokumentu | Doba použitelnosti | Místo uložení | ||||
| SZO | Komu | Když? | |||||||
| Platební příkaz | 1 | Hlavní účetní | Hlavní účetní | Bankovní pokladník | Každý den nejpozději do 15:00 | Hlavní účetní | |||
| Příjmový příkaz M-4 | 1 | Skladník | Skladník, skladník nebo zástupce dodavatele | Skladník | Účetní sekce ropných a plynárenských závodů | 10., 20. a 30. v měsíci | Účetní sekce ropných a plynárenských závodů | 5 let ode dne odpisu aktiv na něm aktivovaného | |
| Příjem pokladního příkazu KO-1 | 1 | Pokladní | Hlavní účetní, pokladní | Pokladní | Hlavní účetní | Každý den na konci pracovního dne | Hlavní účetní | 5 let od 1. ledna roku následujícího po roce sestavení | |
| Nákladní list kamionu | 1 | Vedoucí logistiky | Vedoucí logistiky, mechanik | Řidič | Účetní sekce ropných a plynárenských závodů | Denní | Účetní sekce ropných a plynárenských závodů | ||
Další možností je uspořádat dokumenty pomocí kotvy:
- <или>k obchodní transakci;
- <или>na pozice a profese;
- <или>ke strukturálním divizím.
U každé obchodní transakce je například popsán blok dokumentů, které je potřeba sestavit, jejich pohyb, odpovědné osoby, termíny a místa uložení. Samotné dokumenty v rámci bloku mohou být uspořádány v pořadí, v jakém byly sestaveny. Takový rozvrh je snadno srozumitelný, protože všechny potřebné informace pro konkrétního zaměstnance nebo strukturální jednotku jsou seskupeny na jednom místě. Nevýhodou takové prezentace informací je opakované opakování stejných primárních dokladů pro různé operace, např. hotovostní příkazy, platební příkazy, účetní výpisy, faktury. Proto sestavení takového rozvrhu zabere více času, ale je snadné z něj udělat výpis pro konkrétního zaměstnance. Tento graf můžete použít jako ukázku.
| Název operace | Název dokumentu | Počet kopií | Vytvoření dokumentu | Prezentace dokumentu | Zodpovědnost za zpracování dokumentů | Doba použitelnosti | Místo uložení | |||
| Kdo je zodpovědný za tvorbu a design | Kdo schvaluje (schvaluje, podepisuje) | SZO | Komu | Když? | ||||||
| Úhrada faktur vystavených dodavateli | Faktura k platbě | 1 | Vedoucí oddělení nákupu | Vedoucí oddělení nákupu | Vedoucí oddělení nákupu | Hlavní účetní | V den vydání víza vedoucí oddělení nákupu | - | 5 let od 1. ledna roku následujícího po roce výplaty | Do konce kalendářního roku - pokoj. 301, pak - pokoj. 308 |
| Seznam plánovaných plateb | 1 | Hlavní účetní | Vedoucí | Hlavní účetní | Hlavní účetní | Každý den nejpozději do 12:00 | Hlavní účetní | 1 rok od data sestavení | ||
| Platební příkaz | 1 | Hlavní účetní | Manažer, hlavní účetní | Hlavní účetní | Bankovní pokladník | Každý den nejpozději do 15:00 | Hlavní účetní | 5 let od 1. ledna roku následujícího po roce sestavení | ||
Hotový harmonogram musí schválit a uvést v platnost vedoucí na jeho příkaz.
Uvedli jsme to do praxe
Nyní přejdeme do fáze „oznámení“. Každý zaměstnanec zapojený do toku dokumentů musí vědět, co, jak a kdy je povinen dělat. Jsou dvě možnosti:
- <или>vypracujte další list k harmonogramu toku dokumentů, kde zaměstnanci zanechají své podpisy, že jsou s harmonogramem obeznámeni.
Náklady na práci účetního pro tuto možnost jsou minimální, ale pro zaměstnance bude obtížné zapamatovat si, co, komu a v jakém časovém rámci musí převést;
- <или>pořizovat výpisy z rozvrhu pro každého zaměstnance a distribuovat je proti podpisu. Excelová funkce „Data - Filtr - Automatický filtr“ vám pomůže rychle vytvořit výpis z rozvrhu pro zaměstnance. Dokumenty, které se vztahují na všechny zaměstnance najednou, například nemocenská dovolená, výkazy výdajů, musí být také zahrnuty do výkazu umístěním několika filtrů s podmínkou „nebo“.
Výpis z rozvrhu toku dokumentů s využitím současně dvou filtrů „specialista servisního oddělení“ a „zaměstnanec“ s podmínkou „nebo“ ve sloupci „Podání dokumentu → Kdo“ v programu vypadá takto.
Ale to nestačí, dokument musí přísně dodržovat všechna oddělení. Pro úspěšnou implementaci inovací:
- <или>provádět změny v popisech práce zaměstnanců: poskytnout odkaz na harmonogram toku dokumentů, zahrnout do povinností dodržování lhůt pro předkládání dokumentů. Například popis práce skladníka po provedení změn může vypadat takto (změny jsou vyznačeny kurzívou).
POPIS PRÁCE
skladník
2. Pracovní povinnosti:
Přijímá materiálové hodnoty;
- kontroluje shodu materiálů přijatých ke skladování s průvodními doklady;
- sestavuje dokumenty v souladu s harmonogramem toku dokumentů pro příjem a odpis materiálů;
Vede evidenci dostupnosti materiálů ve skladu a vedení reportovací dokumentace o jejich pohybu;
Podílí se na provádění inventur.
Skladovatel je povinen:
Na pracovišti noste speciální oděv;
dodržovat vnitřní pracovní předpisy;
- dodržovat lhůty pro předkládání dokumentů stanovené harmonogramem toku dokumentů.
- <или>stanovit povinnost dodržovat lhůty pro předávání dokumentů příkazem organizace, pokud nemáte pracovní náplň.
Aby bylo možné organizovat racionální tok dokumentů
OBJEDNÁVÁM:
1. Všichni zaměstnanci Kalinka LLC se musí při sestavování, přijímání, zpracovávání a předávání dokumentů řídit harmonogramem toku dokumentů.
2. Přísně dodržujte lhůty pro předávání dokumentů stanovené harmonogramem toku dokumentů.
3. Svěřit kontrolu nad provedením zakázky hlavnímu účetnímu.
Do bonusového řádu je možné zahrnout podmínku týkající se snížení výše bonusu nebo snížení bonusů při porušení lhůt pro předání dokladů. To je extrémní opatření, ale trest v rublech je obvykle nejúčinnější.
VÝMĚNA ZKUŠENOSTÍ
Hlavní účetní společnosti MM Industry LLC
“ Dalším problémem při implementaci plánu toku dokumentů je, že ne všichni zaměstnanci jsou připraveni jej dodržovat. Jedním z účinných způsobů, jak zavázat zaměstnance k dodržování harmonogramu, je změna výše bonusu. Například v naší společnosti bonusový řád stanoví postup výpočtu bonusů v závislosti na dosažených výsledcích. A také definuje případy, kdy a o kolik lze pojistné snížit. Jako jeden z důvodů pro snížení výše bonusu jsme uvedli zejména následující: „Porušení lhůt stanovených příkazy a pokyny správy při předkládání finančních dokladů účetnímu oddělení.“ Toto opatření umožnilo dosáhnout 100% převodu faktur do účtárny do 15. dne v měsíci a.“
Při použití rozvrhu toku dokumentů se často odhalí nevyváženost některých termínů. Dokument je například již delší dobu ve schvalování a lhůta pro jeho předložení již uplynula. Běžná situace: objevují se nové typy činností, u kterých nejsou dokumenty zohledněny v plánu toku dokumentů. Například organizace začala pracovat se směnkami nebo elektronickými penězi. Není možné předvídat všechny nuance předem, ale není na tom nic špatného: v plánu můžete provádět změny a postupně jej zlepšovat.
Tok dokumentů je vytváření prvotních účetních dokladů nebo jejich přijímání od jiných organizací, jejich přijímání do účetnictví, zpracování a předávání do archivu. Pohyb prvotních dokladů v účetnictví je regulován harmonogramem toku dokladů.
Harmonogram toku dokumentů je harmonogram nebo diagram, který popisuje pohyb primárních dokumentů v podniku od okamžiku jejich vytvoření do okamžiku předání ke skladování.
Neexistuje jednotná forma harmonogramu toku dokumentů. Každý podnik sestavuje harmonogram samostatně na základě charakteristik svých činností.
Harmonogram toku dokumentů vypracovává hlavní účetní a schvaluje jej vedoucí podniku.
Harmonogram by měl stanovit racionální pracovní postup, tzn. zajistit optimální počet jednotek a vykonavatelů pro průchod každého primárního dokumentu, určit minimální dobu jeho přítomnosti v jednotce.
Správná příprava harmonogramu toku dokumentů a jeho dodržování přispívá k optimálnímu rozdělení pracovních povinností mezi zaměstnance, posílení kontrolní funkce účetnictví a zajištění včasnosti reportingu.
Odpovědnost za dodržování harmonogramu toku dokumentů, jakož i za včasné a kvalitní zpracování dokumentů, jejich včasné předání k promítnutí do účetnictví a výkaznictví a za správnost údajů obsažených v dokumentech nesou osoby, které vytvořily a tyto dokumenty podepsal.
Kontrolu dodržování harmonogramu toku dokumentů ze strany výkonných umělců v organizaci provádí hlavní účetní. Je vhodné dát každému zaměstnanci výpis z harmonogramu toku dokumentů, kde jsou uvedeny dokumenty související s náplní jeho činnosti.
Pro každý doklad v účetnictví existuje vlastní dráha pohybu, tzn. váš tok dokumentů.
U všech dokumentů však existuje pět hlavních fází:
1) vyhotovení dokumentu v době obchodní transakce, a pokud to není možné, ihned po jejím dokončení v souladu s požadavky na její provedení;
2) předání dokladu účetnímu oddělení, kde se kontroluje včasnost a úplnost jeho odevzdání ke zpracování účetnictví;
3) ověření přijatých dokladů účetním po formální (kontrola úplnosti a správnosti provedení, vyplnění povinných údajů), obsahové (zákonnost doložených transakcí, logická návaznost jednotlivých ukazatelů) a aritmetické ověření;
4) zpracování dokumentů v účetnictví, které se provádí ve třech fázích:
zdanění (cena) - zajišťuje převod naturálních a pracovních opatření do zobecněného peněžního opatření. Například byl předložen výkaz pracovní doby, na jehož základě se vypočítávají mzdy zaměstnanců;
seskupení - výběr dokumentů, které jsou ekonomického obsahu homogenní. Například příjem a spotřeba inventárních položek;
přiřazení účtu - označení v primárním dokladu o shodě účtů pro konkrétní obchodní transakci vyplývající z obsahu dokladu;
5) dodání dokumentů do archivu k uložení po sestavení účetních registrů pro ně.
Doba uložení primárních dokumentů.
Účetní pravidla stanoví dobu uchovávání prvotních dokumentů v délce pěti let.
Archivní legislativa stanovuje různé lhůty uchovávání standardních dokumentů správy (seznam byl schválen Spolkovým archivem dne 6. prosince 2000).
Seznam například vyžaduje vedení osobních účtů zaměstnanců po dobu 75 let.
Doba uložení dokladu se počítá od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byl doklad vystaven.
