In der Klassifizierung von Dokumenten nach Art des Inhalts erscheinen. Das Konzept eines Dokuments. Funktionen und Klassifizierung von Dokumenten in Abhängigkeit von verschiedenen Merkmalen - Zusammenfassung. Klassifizierung von Dokumenten nach Verwaltungsfunktionen

CHPO AN SPO "TYUMENSKY"

HOCHSCHULE FÜR WIRTSCHAFTS- UND RECHTSWIRTSCHAFT»

Prüfung Nr. ______________ Option __________

Zur Disziplin "Dokumentarische Unterstützung der Geschäftsführung"

Name Vorname _________________

Zweiter Vorname ______________________ Code _______________

Geburtsjahr __________ Ausbildung __________________

Arbeitsplatz ________________________________________

Position gehalten ________________________________

Hausanschrift _____________________________________

____________________________________________________

Die Kontrollarbeit ging in die Korrespondenzabteilung, Nr. ___

"___" _____ 20 ___

Methodist___________________________________________

Vom Lehrer auszufüllen

Die Arbeit wurde in das College "___" _____________ 20 __ aufgenommen

Datum der Überprüfung _____________________________________

Grad ___________________________________________

Nachname des Lehrers ____________________________

1. Klassifizierung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien;

2. Protokolle: ihre Typen, Erstellung, Ausführung;

3. Aufgabe 1;

4. Aufgabe 2;

5. Literatur.

Klassifizierung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien.

Ein Dokument, das in einer Gesellschaft erstellt wird, wird als dessen Element in das entsprechende Dokumentationssystem aufgenommen. Getrennte Arten und Arten von Dokumenten bilden das Dokumentationssystem. Bisher gibt es in der Dokumentenwissenschaft keine konsistente wissenschaftliche Klassifizierung von Dokumententypen und -varianten.

Das wichtigste Merkmal für die Klassifizierung von Dokumenten ist ihr Inhalt. Offizielle Dokumente können unterteilt werden in: zu Verwaltungsfragen; Logistik; Planung; operativen Tätigkeiten; Buchhaltung; Ausbildung und Vermittlung von Personal; Finanz- und Kredit- und Außenhandelsfragen etc.

Alle im Unternehmen zirkulierenden Dokumente können nach folgenden Kriterien klassifiziert werden.

Dem Namen nach gibt es viele Arten von Dokumenten. Hier nur einige: Anordnungen, Anordnungen, Pläne und Berichte, Akte, Protokolle, Vereinbarungen, Urkunden, Weisungen, Urkunden, Berichte, Erläuterungen, Amtsschreiben, Telegramme, Normen, technische Bedingungen, Zahlungsaufforderungen und Weisungen, Vollmachten etc.

Entsprechend der Methode zur Aufzeichnung von Informationen werden Dokumente geschrieben (handschriftlich, maschinenschriftlich, typografisch, auf Vervielfältigungsgeräten erstellt, auf Personalcomputern gedruckt), grafische und Fotophonofilmdokumente.

Je nach Komplexitätsgrad werden Dokumente in einfache und komplexe Dokumente eingeteilt. Einfache Dokumente befassen sich mit einem Thema, während komplexe Dokumente mehrere Themen behandeln.

Je nach Bekanntheitsgrad sind Dokumente offen (nicht geheim) und Dokumente mit beschränktem Zugang. Dokumente mit eingeschränktem Zugang sind unterschiedlich geheim: streng geheim, geheim, Dokumente für den amtlichen Gebrauch (DSP), als „vertraulich“ gekennzeichnet.

Durch Rechtskraft werden Dokumente in echt und falsch unterteilt. Echte Dokumente sind gültig und ungültig. Ein Dokument wird ungültig, wenn es abläuft oder durch ein anderes Dokument storniert wird.

Gemäß den Ausführungsbedingungen werden Dokumente in dringend und nicht dringend eingeteilt. Eildokumente sind Dokumente mit Fälligkeitsdatum, gesetzlich und relevante Rechtsakte sowie Telegramme und andere als „dringend“ gekennzeichnete Dokumente.

Nach Herkunft werden Dokumente in offizielle, in Unternehmen, Organisationen und persönlich erstellte Dokumente (Briefe von Bürgern mit Beschwerden, Vorschlägen, Anfragen) eingeteilt.

Gemäß den Aufbewahrungsbedingungen werden Dokumente in Dokumente mit vorübergehender und dauerhafter Aufbewahrungsdauer unterteilt. Dokumente mit vorübergehender Aufbewahrung wiederum werden in Dokumente mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 10 Jahren und über 10 Jahren unterteilt.

Je nach Verpflichtungsgrad sind Dokumente informativ, enthalten Informationen und Fakten über die Produktion und andere Aktivitäten von Organisationen, und richtlinienverbindlich und haben den Charakter einer rechtlichen oder technischen Norm.

Je nach Grad der Vereinheitlichung werden Dokumente in individuell, Standard, Vorlage, beispielhaft und vereinheitlicht in Form eines Fragebogens und einer Tabelle unterschieden.

Einzelne Dokumente werden von bestimmten Organisationen für den internen Gebrauch entwickelt.

Typische Dokumente sind Dokumente, die von höheren Behörden für Organisationen mit homogenen Funktionen erstellt wurden und obligatorisch sind.

Schablonendokumente haben vorgedruckten Text mit Zwischenräumen, die ausgefüllt werden, wenn das Dokument fertig gestellt ist, abhängig von der jeweiligen Situation. Solche Dokumente sind vielversprechend, weil Vorbereitungszeit sparen.

Exemplarische Dokumente haben indikativen Charakter und werden für die Erstellung und Ausführung von Dokumenten analog verwendet.

Fragebogen - eine Methode zur Darstellung eines einheitlichen Textes, bei der sich konstante Informationen auf der linken Seite des Blattes befinden und die Variable beim Erstellen auf der rechten Seite des Blattes in das Dokument eingegeben wird.

Eine Tabelle ist ein Dokument, in dem konstante Informationen in den Überschriften der Spalten und Seitenleisten (Zeilenüberschriften) platziert werden und die Variable (in numerischer oder verbaler Form) am Schnittpunkt der entsprechenden Spalten und Zeilen platziert wird.

Der in Form einer Tabelle dargestellte Text hat eine große Informationskapazität, ermöglicht es Ihnen, Informationen streng zu klassifizieren und zu codieren und ähnliche Daten einfach zusammenzufassen. Die Besetzungstabelle, der Plan, der Urlaubsplan und andere Dokumente werden tabellarisch erstellt.

Protokolle: ihre Typen, Kompilierung, Ausführung.

Protokoll ist ein Dokument, das den Ablauf einer Sitzung eines ständigen Kollegialorgans (Vorstand, Akademischer Rat) oder eines zeitweiligen Kollegialorgans (Rat, Kommission, Konferenz) festhält, sowie Entscheidungen getroffen. Erstellt vom Sekretär des Kollegiums innerhalb von 5 Tagen nach der Sitzung . Protokolle sind:

· Knapp(Namen der Anwesenden, Tagesordnung und getroffene Entscheidungen. Zusammengestellt, wenn die Sitzung auf Tonband aufgezeichnet wird);

· Kurzschrift(vollständige Aufzeichnung des gesamten Treffens - wörtlich);

· Voll(enthält alle Informationen des Kurzprotokolls und den Verlauf der Diskussion der Frage)

Erstellung eines Protokolls:

Name der Organisation, PROTOKOLL, Sitzungsdatum, Registriernummer, Ort der Erstellung, Titel des Textes (Protokoll von was?), Text:

Einführungsteil (Position, Name des Vorsitzenden, Name des Sekretärs, Zusammensetzung der Anwesenden, Eingeladene, Tagesordnung - eine Liste der besprochenen Themen)

Hauptteil (Themen, die auf der Tagesordnung in den Abschnitten besprochen wurden - ZUGEHÖRT, GEREDET, BESCHLOSSEN)

Das Protokoll wird vom Vorsitzenden und vom Schriftführer unterzeichnet. Es kann auch ein Genehmigungsstempel vorhanden sein (z. B. müssen die Sitzungsprotokolle von Beratungsgremien von der Organisationsleitung genehmigt werden). Es kann einen Auszug aus dem Protokoll geben (eine Kopie seines Teils zu jedem Thema). Der Auszug wird vom Sekretär beglaubigt.

Protokollformat:

Bei wenigen Protokollen werden diese anhand der aufgeführten Angaben und ihres Standortes auf einem leeren Blatt Papier erstellt. Bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen in Strukturabteilungen wird der Name der Abteilung unter den Namen der Organisation gesetzt.

Das Datum des Protokolls ist das Datum der Sitzung und nicht das Datum ihrer Durchführung oder Unterzeichnung. Es ist bekannt, dass Protokolle in der Regel einige Tage nach der Sitzung erstellt werden. Wenn es mehrere Tage gedauert hat, enthält das Datum des Protokolls das Anfangs- und Enddatum, zum Beispiel: 21.–24.09.2000 oder 21.–24. September 2000. Die Nummer (Registrierungsindex) des Protokolls ist die laufende Nummer der Sitzung . Die Protokolle werden innerhalb des Kalenderjahres bzw. der Amtszeit des Kollegialorgans nummeriert.

Die Überschrift für den Protokolltest spiegelt in der Regel die Art der Sitzung oder der kollegialen Tätigkeit wider und stimmt mit der Bezeichnung der Dokumentenart im Genitiv überein: Protokoll (worüber?) der Sitzung der Personalkommission; Sitzungen des Arbeitskollektivs; Sitzungen der Leiter der Strukturabteilungen. Die Überschrift wird mit einem Großbuchstaben gedruckt und durch 2–3 Zeilenabstand vom geforderten „Ort der Urkundenerstellung“ getrennt. Die Überschrift steht immer links über dem Text des Dokuments (wie bei allen anderen Dokumenten) Der Text des Protokolls besteht aus einem Einleitungs- und einem Hauptteil. einleitender Teil das Protokoll nach dem Titel enthält die Namen und Initialen des Vorsitzenden und des Protokollführers der Versammlung; Die Bezeichnung der Stelle wird in der Regel nicht angegeben. Die Wörter „Vorsitzender“ und „Sekretär“ werden ohne Absatz am linken Rand des Dokuments gedruckt, durch zwei Intervalle vom Titel und voneinander getrennt.

Geben Sie in einer neuen Zeile das Wort „Attended:“ ein und führen Sie in alphabetischer Reihenfolge die Namen und Initialen der ständigen Teilnehmer der Sitzung, der Mitglieder des Kollegiums, der Kommission und anderer Mitarbeiter dieser Organisation (Struktureinheit) ohne Positionsangabe auf. In Fällen, in denen Beamte von Drittorganisationen bei den Sitzungen anwesend sind, wird das Wort „Eingeladen:“ in das Protokoll in einer neuen Zeile eingegeben, sowie die Namen, Initialen und Positionen, die die Organisation der zu der Sitzung eingeladenen Personen angeben. Die Aufzählung der Anwesenden und Eingeladenen erfolgt in der gesamten Zeilenbreite mit einem Zeilenabstand.

Bei der Erstellung des Protokolls der erweiterten Sitzung werden die Namen der Teilnehmer nicht aufgeführt, aber ihre Gesamtzahl wird durch eine Zahl angegeben: „47 Personen waren anwesend (die Liste ist beigefügt)“. Die Teilnehmer werden gemäß den Anmeldelisten gezählt, die dem Protokollführer übermittelt werden und eine der Anlagen des Protokolls darstellen.Nach der Auflistung der Teilnehmer wird eine Liste der zu behandelnden Themen im Protokoll erstellt. Es beginnt mit den Worten „Agenda“, die vom Rand des linken Randes, 2–3 Zeilenabstand von der Teilnehmerliste eingerückt, abgedruckt werden. Die Tagesordnung enthält eine Liste von Themen, die auf der Sitzung diskutiert werden, und legt die Reihenfolge ihrer Diskussion und die Namen der Redner (Redner) fest.

Die Fragen sind mit arabischen Ziffern nummeriert und nach Wichtigkeit geordnet. Jeder Tagesordnungspunkt ist mit der Präposition „Über“ oder „Über“ formuliert und beantwortet die Frage „Über was?“. Zum Beispiel: „Über die Zertifizierung eines leitenden Spezialisten in der Finanzabteilung Tropinina M.L.“ oder „Über die Zuweisung der 6. Kategorie an den Mechaniker Werkstattmechaniker Sviridov A.N.“

Die Tagesordnung der Sitzung wird in der Regel im Voraus erstellt und sollte die optimale Anzahl von Themen enthalten, die bei der Sitzung berücksichtigt und diskutiert werden können. Eine richtig erstellte Tagesordnung ermöglicht es Ihnen, das Meeting richtig zu planen, um die größtmögliche Effizienz aus dieser Art von Aktivität zu erzielen. Die Aufnahme mehrerer großer (oder vieler kleinerer) Themen in die Tagesordnung führt zu einer Verzögerung der Sitzung, Zeitverlust für die Teilnehmer und einer Verschlechterung der Qualität der getroffenen Entscheidungen. Aus diesem Grund wird davon abgeraten, den Punkt „Sonstiges“ auf die Tagesordnung zu setzen, dessen Erörterung erhebliche Zeit in Anspruch nehmen kann.

Der Wortlaut des Hauptteils des Protokolls richtet sich nach der durch die Tagesordnung festgelegten Reihenfolge der Punkte und enthält so viele Abschnitte wie Tagesordnungspunkte. Jeder Abschnitt besteht aus drei Teilen: „GEHÖRT“, „GESPROCHEN“, „ENTSCHEIDET“ („ENTSCHEIDEN“), die aus dem Absatz gedruckt werden, um im Protokolltest die Aufzeichnung der Rede des Hauptredners, der Teilnehmer, hervorzuheben in der Erörterung des Sachverhalts und dem Tenor, der Formulierung des Versammlungsbeschlusses. Aus demselben Grund werden im Text des Protokolls der Nachname und die Initialen jedes Redners in einer neuen Zeile ab einem Absatz im Nominativ gedruckt. Die Aufzeichnung der Rede wird vom Nachnamen durch einen Bindestrich getrennt, sie wird in der Form ab der dritten Person Singular angegeben indirekte Rede. Fragen an den oder die Redner werden in der Reihenfolge ihres Eingangs in das Protokoll eingetragen, jede Frage wird ab der roten Linie abgedruckt. Nachnamen dürfen nicht angegeben werden.

Dem Wort „GEHÖRT“ ist eine Ziffer gemäß Tagesordnung vorangestellt.

Die Wörter „GEHÖRT“, „GESPRACHT“, „ENTSCHLOSSEN“ („ENTSCHEIDEN“) werden vom Rand des linken Randes in Großbuchstaben gedruckt und enden mit einem Doppelpunkt.

Bei der Sitzung getroffene Entscheidungen werden nach dem Wort „BESCHLOSSEN“ („BESCHLOSSEN“) in das Protokoll aufgenommen. Die Entscheidung wird kollektiv getroffen, was oft das Votum der Teilnehmer beinhaltet. In der Verwaltungspraxis spiegeln sich Abstimmungsergebnisse jedoch in der Regel nicht in den Protokollen wider. Wenn ein solcher Bedarf besteht oder ein Protokoll erstellt wird, in dem die Abstimmungsergebnisse obligatorisch sind (z. B. das Protokoll einer Sitzung einer Bescheinigungs- (Qualifikations-) Kommission oder einer Hauptversammlung der Aktionäre), werden sie für jeden Punkt gesondert angegeben der Entscheidung. Zum Beispiel „Einstimmig“ oder „Dafür – 14, dagegen – 1, Enthaltung – 3“.

Die Texte der Protokolle der Bescheinigungskommissionen halten die Entscheidungen fest, die über die Kandidatur jedes Mitarbeiters getroffen wurden.

Eine Entscheidung kann einen oder mehrere Punkte enthalten. Sie sind nach Wichtigkeit geordnet, jede von ihnen ist nummeriert. Die Effektivität jedes Dokuments steigt erheblich, wenn eine spezifische und klare Sprache verwendet wird. Dieser Teil des Protokolls wird nach dem für Verwaltungsdokumente angenommenen Muster formuliert: Was ist zu tun, Ausführender (Verantwortlicher), Frist. Als Testamentsvollstrecker können ein oder mehrere Beamte oder eine strukturelle Unterabteilung bezeichnet werden. Die Fälligkeit kann als Kalenderdatum oder als Zeitraum für die Fertigstellung der Arbeiten angegeben werden.

Übung 1

Um die Arbeit mit Dokumenten zu verbessern und ihre Sicherheit zu gewährleisten, erließ der Vorstandsvorsitzende der Polizeibehörde des Isetsky-Bezirks die Anordnung, Anweisungen für die Büroarbeit in Kraft zu setzen. Die Weisung muss am 1. Januar wirksam werden. Sekretärin Samoilova N.I. Es wurde beauftragt, die Anweisung zur Büroarbeit zu wiederholen und bis zum 1. Januar auf die strukturellen Abteilungen zu übertragen. Die Kontrolle über die Ausführung des Befehls wird dem Leiter der Personalabteilung der Bezirkspolizeibehörde Skvortsov I.S.

Dokumentieren- auf einem materiellen Träger aufgezeichnete, auf bestimmte Weise zusammengestellte, unterzeichnete und beglaubigte Geschäftspapiere verwaltungstechnischer, organisatorischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Art, die verschiedene wirtschaftliche und finanzielle Transaktionen, Rechtsbeziehungen und Handlungen von juristischen Personen und Einzelpersonen formalisieren.

Dokumentensystem- eine Reihe zusammenhängender Dokumente, die in einem bestimmten Tätigkeitsbereich von Unternehmen und Organisationen verwendet werden.

Dokumentenklassifizierung- Dies ist ihre Zusammenfassung in separate Typen und Gruppen (Fälle, Ordner) nach einem oder mehreren charakteristischen und ähnlichen Indikatoren.

Mit Hilfe der Klassifikation erhalten Mitarbeiter des Verwaltungsapparats Informationen zu einem bestimmten Thema und die Möglichkeit, das im Arbeitsprozess benötigte Dokument schnell zu finden.

Die Merkmale, nach denen die Dokumente klassifiziert werden, müssen signifikant sein und die Art der Informationen bestimmen, die die Dokumente enthalten. Nach diesen Merkmalen werden Gruppen benannt, deren Namen strikt ihrem Inhalt entsprechen müssen.

Der Geschäftsbetrieb wird unterteilt in allgemeine Administration) Systematisierung der Dokumentation der Verwaltungstätigkeiten usw Besondere, Systematisierung spezieller Dokumente (Buchhaltung, Technik, Personal etc.)

Bei aller Vielfalt von Dokumenten kann jedoch unabhängig von den Besonderheiten des Unternehmens Folgendes unterschieden werden Gruppen von Dokumenten:

ORGANISATIONS- UND MANAGEMENTDOKUMENTATION

1. Informationen und Referenzen- Dokumente mit allgemeinem Informationscharakter (Urkunden, Memos, offizielle Schreiben, Telegramme, telefonische Mitteilungen usw.)

2. Organisatorisch und regulatorisch- Satzung, Besetzung, Position, Arbeitsbeschreibung usw.

3. geschäftsführend- Anordnungen, Beschlüsse, Weisungen, Weisungen, Protokolle.

4. Personaldokumentation- Erklärungen, Personalaufträge, Personalakten, Personalkarten, Arbeitsverträge, Arbeitsbücher.

5. Planungs- und Berichtsunterlagen – Verschiedene Arten Pläne, Berichte, Analysen, Reviews.

6. Regulierung die Dokumente Regierungsbehörden- Dokumente, die verschiedene Aspekte der Unternehmenstätigkeit regeln (Steuern, Ökologie usw.)

7. Kommerziell Dokumente im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit.

8. Finanz- und Rechnungswesen Dokumente - Kostenvoranschläge, Jahresberichte usw.

9. Bankwesen Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit der Banken.

Abhängig von objektiven (Firmenprofil) und subjektiven (Anforderungen des Organisationsleiters oder Geschäftspartner) Faktoren kann jede Gruppe von Dokumenten überwiegen oder unbedeutend sein.

Um Möglichkeiten zur Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten zu schaffen, um Regeln für ihre Erstellung und Ausführung, Formen und Methoden der Arbeit mit ihnen zu entwickeln, wurden Dokumente nach bestimmten Kriterien klassifiziert.

Dokumente werden nach folgenden Kriterien klassifiziert:

1.Je nach Herstellungsverfahren(Befestigungsinformationen) Dokumente sind unterteilt in:

· geschrieben(handgeschrieben und gedruckt);

· technisch- Dies ist ein allgemeiner Name für Dokumente, die technisches Denken widerspiegeln: Design, Design und Schätzung, technologisch. Der Hauptteil der technischen Dokumente wird mit grafischen Techniken (Zeichnungen) erstellt, aber es gibt auch Beschreibungen für diese Zeichnungen;

· Phono, Audio, akustische Dokumente- deren Inhalt mittels Tonaufzeichnung (Tondateien) übermittelt wird;

· Filmdokumente- Bilddokumente, deren Inhalt mit Hilfe eines Specials festgelegt wird

Ausrüstung auf Film und reflektiert Objekte und Ereignisse in Bewegung;

· fotografische Dokumente- Bilddokumente, deren Inhalt durch ein fotografisches Verfahren übertragen wird;

· audiovisuelle, Videodokumente enthalten sowohl visuelle als auch akustische Informationen.

2. Nach Inhaltswert: wissenschaftlich, historisch, operativ usw.

3. Nach Vereinbarung: zum Fixieren von Ereignissen, zum Übermitteln von Informationen, zum Ausführen grundlegender Aufgaben.

4. Nach Stufen der Schöpfung:

· Luftzug(vorläufige Version des Dokuments);

· belovik ( sauberes Exemplar);

· ursprünglich oder ursprünglich(Dokument in der endgültigen Fassung, erstellt gemäß den Anforderungen von GOST);

· Kopieren Dokument ist eine exakte Reproduktion des Originals. Kopien sind Faksimile und kostenlos. Eine Faksimile-Kopie enthält alle Details des Dokuments und gibt die Merkmale ihrer Herstellung wieder (Kopierer, Fax, Fotokopie);

· Urlaub- eine Kopie des Ausgangsdokuments, die in der Einrichtung verbleibt;

· Duplikat- eine Kopie, die bei Verlust des Originals ausgestellt wird, oder das Original die gleiche Rechtskraft wie das Original hat;

· Extrakt- eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie eines amtlichen Dokuments, die einen beliebigen Teil davon wiedergibt;

· Autogramm- ein von der Hand des Autors geschriebenes Dokument.

5. Nach Haltbarkeit:

· die Dokumente dauerhafte (unbegrenzte) Speicherung, von Interesse für Wissenschaft, Geschichte; Pläne, Berichte, Protokolle, Beschlüsse, Entscheidungen usw.

Dokumente, die haben lange Lagerzeiten(über 10 Jahre), - Personalakten, Krankengeschichten, technische Unterlagen usw.;

Dokumente mit temporären Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahren).

6. Je nach Bekanntheitsgrad: gewöhnlich, geheim (mit Stempeln Spanplatte, CT, vertraulich, etc.).

7. Durch Rechtskraft: echt (gültig und ungültig), gefälscht.

8. Je nach Art der Präsentation des Materials: vorbildlich, individuell, typisch.

9. Nach Art der Aktivität: Bankdokumentationssystem, Melde- und Statistikdokumentationssystem, Außenhandelsdokumentationssystem, Organisations- und Verwaltungsdokumentationssystem usw.

10. Nach Form: tabellarisch, Text, Fragebogen, Bildschirm usw.

11. Herkunft:

Nominell oder persönlich (Identität);

Beamter (der die Arbeit der Institution in Bezug auf Kernaktivitäten widerspiegelt und

Personal).

12. Nach Produktionszeit: dringend, nicht dringend.

13. Nach Namen: Bestellung, Brief, Urkunde, Urkunde und andere Arten von Dokumenten.

14. Nach Schwierigkeitsgrad: einfach (eine Frage wird berücksichtigt), komplex

(ein paar Fragen).

15. Ort der Erstellung:

intern;

extern (unterteilt in eingehend und ausgehend).

Alle amtlichen Dokumentationen unterliegen einer eindeutigen Klassifizierung und werden nach einheitlichen Standards erstellt. Zunächst sollten die Haupttypen von Dokumenten zerlegt werden.

Grundlegende Klassifizierung von Dokumenten

Diese Einteilung ist die beliebteste in der Büroarbeit sowie in Universitäten, die entsprechende Fachkräfte ausbilden. Daher ist die gesamte Dokumentation in Gruppen unterteilt nach:

• die Höhe der Verpflichtung;
• Lagerzeit;
• Ausführungstermine;
• Arten der Präsentation;
• durch seine Rechtskraft;
• Quellen, Herkunft;
• Grad der Zugangsbeschränkung (Öffentlichkeit);
• Ort der Schöpfung;
• Inhalt;
• Titel;
• Einsatzbereiche;
• Arten von Dokumentationen.

Vielfalt der Dokumentation

Analysieren wir im Detail die Arten von Dokumenten für jedes Element der erwähnten Klassifikation.

Durch Verpflichtung:

• Direktive (zur Ausführung zwingen, verwenden);
• informativ (enthalten Daten, Informationen zur Überprüfung).

Speicherdauer:

• vorübergehend (bis zu 10 Jahre);
• langfristig (mehr als 10 Jahre);
• permanente Speicherung.

Nach Ausführungsdatum:

• dringend (mit Angabe eines eindeutigen Ausführungsdatums);
• nicht dringend.

Arten von Dokumenten nach Art der Präsentation:

• vereinheitlicht (kompiliert nach einem strengen Formstandard eines beliebigen Systems);
• vorbildlich (Muster, analog dazu werden andere Dokumentationen erstellt);
• typisch (Beschreibung eines typischen Standardprozesses, -phänomens);
• Vorlage (mit einer vorgefertigten Struktur, dem „Rückgrat“ des Textes, z. B. einem Fragebogen);
• individuell (freie Form der Informationsdarstellung).

Bei Vorliegen von Rechtskraft:

• Originale, Originale (Einzel- oder Erstkopie der Dokumentation);
• Kopien (hundertprozentig originalgetreu, aber nicht rechtlich bindend);
• Urlaub (Kopierformular, direkt beim Erstellen des Originals „für Durchschlag“ vorbereitet);
• beglaubigte Kopien (Kopieformulare mit einer Reihe von Angaben, die ihnen Rechtskraft verleihen);
• Auszüge (Auszüge aus Dokumenten, die unbedingt Angaben zum Herkunftsort enthalten müssen, beglaubigt durch das Visum der verantwortlichen Person);
• Duplikate (Wiederholungen des Originals mit gleicher Rechtskraft, entstehen bei Zerstörung, Verlust, Diebstahl des Originals).

Arten von Dokumenten nach Herkunft:

• persönlich (in Bezug auf die Interessen eines bestimmten Bürgers);
• Dienst, Beamter (betrifft die Interessen der Organisation, ihr Ersteller ist sowohl eine natürliche als auch eine juristische Person).

Laut Werbung:

• „Streng geheim“, „besondere Bedeutung“ (mit Staatsgeheimnissen);
• „vertrauliche Informationen“ (der Zugang ist durch die Gesetzgebung Russlands beschränkt);
• "Geschäftsgeheimnis"(offener Zugang schadet dem Eigentümer der Daten);
• „nur Dienstgebrauch“ (Dokument nur für Mitarbeiter der Organisation);
• uneingeschränkter Zugang.

Arten von Dokumenten am Ort der Erstellung:

• abgehend (außerhalb der Institution gesendet);
• ankommend (von außen in die Einrichtung kommen);
• intern (wird nur in der Institution selbst verwendet).

• primär (ursprüngliche Information);
• verallgemeinern (bestehend aus Daten aus mehreren Quellen).

Arten von Dokumenten nach Einsatzbereich:

• Statistiken, Berichte;
• Arbeitsdokumentation;
• wissenschaftlich-technischer Bereich;
• Finanz-und Rechnungswesen;
• organisatorisch und administrativ.

• komplex (Analyse mehrerer Fragen);
• einfach (einem einzelnen Thema gewidmet).

Art der Dokumentation:

• Manuskripte;
• elektronisch gedruckt;
• Grafik;
• Foto, Videoformat.

Formen und Arten von Dokumenten innerhalb der Organisation:

• Informations- und Bezugsorientierung;
• administrativ;
• Aktivitäten organisieren.

Ausführung von Dokumenten

Die Arten von Papierkram sind in die folgenden Phasen unterteilt:

1. Projekt.
2. Original.
3. Kopieren.
4. Duplikat.
5. Extrakt.

Die Dokumentation erfolgt nach strengen Auflagen, die ihr Rechtskraft verleihen. Einige Dokumente können nur in elektronischer Form erstellt werden, einige - handschriftlich (Quittungen, Erläuterungen, Vollmachten, Erklärungen).

Die Registrierung amtlicher Dokumente in der Russischen Föderation wird durch folgende Gesetze geregelt:

• GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Dokumentationsanforderungen.
• OK 011-93 "Allrussischer Klassifikator der Verwaltungsdokumentation" (OKUD).

Juristische Dokumente

Rechtliche oder rechtliche Dokumentation - das sind Papiere, die notwendigerweise rechtliche Informationen enthalten.

Es enthält eine Reihe von Funktionen:

• Regulierung der Öffentlichkeitsarbeit;
• gedruckte/elektronische Form;
• Einhaltung aller Regeln des Papierkrams juristische Technik ;
• Verbindlichkeit;
• zusammengestellt von kompetenten Personen;
• im Prozess der Rechtstätigkeit erstellt;
• für die Rechtswissenschaft bedeutsame Daten;
• Grundlage für die Erstellung und Veröffentlichung: die Gesetzgebung der Russischen Föderation, der Wille der Bürger, juristische Personen.

Arten von Rechtsdokumenten:

1. Feststellung von Tatsachen-Beweisen.
2. Fixierung rechtlicher Tatsachen.
3. Inhalt individueller Lösungen.
4. Rechtsnormative Akte.

Sorten von juristischen Dokumenten

Analysieren wir die Klassifizierung im Detail:

1. Feststellung von Tatsachenbeweisen. Begründung von Tatsachen, die zwar rechtliche Bedeutung haben, aber ihrem Wesen nach in keiner Weise rechtsgültig sind. Zum Beispiel Verfahrensdokumentation.

2. Fixierung rechtliche Tatsachen. Die zahlreichste Kategorie, die in die folgenden Arten von Dokumenten unterteilt ist:

• Feststellung der Tatsachen, die den Rechtsstatus bestimmen (Personalausweise, Pässe, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden usw.);
• Festlegung der Tatsachen, die das Rechtsregime festlegen (Nutzung von Grundstücken für den Bau eines Wohngebäudes oder für landwirtschaftliche Zwecke);
• Feststellung des Testamentstatbestands (Vollmacht, Transaktion, Vertrag etc.)

3. Dokumente mit individuelle Lösungen, Folgen nach sich ziehend, gebieterisch verbindlicher Natur. Entstehung, Änderung, Erlöschen von Rechten und/oder Pflichten: Anordnungen von Geschäftsführern, Entscheidungen verantwortlicher Personen, Gerichtsurteile etc.

4. Rechtsnormative Dokumentation enthält irgendwie Rechtsnormen. Sie begründen, modifizieren oder heben sogar gesetzliche Regelungen auf. Nur von den zuständigen Behörden erstellt, verbindlich.

Vorschriften

Die wichtigsten Arten von Regulierungsdokumenten in der Russischen Föderation:

• GOST R - nationalstaatlicher Standard;
• OST - der Standard einer bestimmten Branche;
• STP - der Standard dieses Unternehmens;
• STO - Standards wissenschaftlicher und technischer Verbände und Gesellschaften;
• PR - bestimmte Regeln;
• P - Empfehlungen;
• TU - technische Produktionsbedingungen.

Sorten von behördlichen Dokumenten

Arten von Regulierungsdokumenten, Beschreibung:

1. GOST R ist der staatliche Standard Russlands. Legt verbindliche Sicherheitsanforderungen für einen bestimmten Produkttyp sowie Produktionskontrollmethoden, Lagerung, Transport, Verpackung und Entsorgungsbedingungen fest.
2. OST - Industriequalitätsstandards, die für jeden Produktions-, Arbeits- und Dienstleistungszweig eingeführt wurden. Heute gibt es mehr als 22.000 von ihnen.
3. STP - Unternehmensstandards; direkt von ihm entwickelt.
4. SRT - die Aktion gilt für neue Arten von Produkten, Dienstleistungen, Methoden, Technologien - alles innovativ.
5. PR - Regeln aufstellen verbindliche Bestellungen, die Methode zur Durchführung von Aktivitäten.
6. P - freiwillige Empfehlungen für die Durchführung von Arbeiten.
7. TU - Technische Bedingungen; sind dem Standard ähnlich, werden aber verwendet, wenn es keinen Sinn macht, ihn zu entwickeln, beispielsweise in einer einmaligen Produktion. Gleichzeitig sollte das Dokument GOST inhaltlich nicht widersprechen.

Dokumententyp "Reisepass"

Betrachten Sie alle Arten von Dokumenten, die die Identität eines Bürgers belegen:

1. Reisepass der Russischen Föderation.
2. Ausländischer Pass eines Bürgers der Russischen Föderation.
3. Reisepass für Seeleute.
4. Militärausweis Reserveoffiziere.
5. Flüchtlingsausweis.
6. Ein Dokument, das den Antrag eines Einwanderers auf Flüchtlingsstatus registriert.
7. Aufenthaltsgenehmigung.
8. Ausländischer Pass.
9. Fahrkarte des Servicemanns.
10. Offiziersausweis.
11. Geburtsurkunde.
12. Ein Dokument, das die Entlassung aus Orten der Freiheitsentziehung festlegt.
13. Diplomatenpass für einen russischen Staatsbürger.

Die Klassifizierung von Dokumenten ist darauf ausgelegt, ihre gesamte Verzweigung zu klar strukturierten Gruppen zusammenzufassen, die für jede Aktivität relevant sind. Das System hilft bei der Arbeit von Dokumentenspezialisten, Anwälten, Finanziers sowie allen Bürgern, deren Situation zur Arbeit mit Papieren führt.

Die Hauptmerkmale der Klassifikation sind in Tabelle 33 zusammengefasst

. Tabelle 33. Die Hauptmerkmale der Klassifizierung von Dokumenten nach der Informationskomponente

Betrachten wir es genauer:

1. Klassifizierung von Dokumenten nach der Art der symbolischen Mittel zur Fixierung von Informationen

Auf dieser Grundlage werden textuelle, ikonische, ideografische, Ton-, Matrix-, digitale und komplexe Dokumente unterschieden.

2. Klassifizierung von Dokumenten nach der Messung der Informationsaufnahme

Auf dieser Grundlage werden ein-, zwei- und dreidimensionale Dokumente unterschieden (Lochstreifen, Geschäftsbrief, Globus)

3. Klassifizierung von Dokumenten nach ihrer Bedeutung für die Informationswahrnehmung

Auf dieser Grundlage werden Dokumente, die von einer Person gelesen werden, von Dokumenten unterschieden, die mit Hilfe technischer Mittel (mit einem Tonbandgerät, Fernseher, elektronischen Computern, Mobiltelefonen usw.) gelesen werden.

4. Klassifizierung von Dokumenten nach dem Informationswahrnehmungskanal

5. Klassifizierung von Dokumenten nach Verbreitungsgrad der Informationen

Je nach Grad der Informationsverbreitung werden die Dokumente in veröffentlicht, unveröffentlicht, unveröffentlicht und elektronisch unterteilt

6. Klassifizierung der Dokumente nach Bearbeitungszeit

Bei dieser Klassifikation werden Primär- und Sekundärdokumente nach dem Zeitpunkt ihres Erscheinens in der Welt unterschieden.

7. Klassifizierung von Dokumenten nach Inhalt

A. Zehntklassifikation. Melville. Dewey

(DKD, Dewey-Dezimalklassifikation, DDC)

Ein universelles Klassifikationssystem, das 1876 von einem amerikanischen Bibliothekar entwickelt wurde. M. Dewey (1851-1931rr). Es war für die systematische Platzierung von Büchern in öffentlichen Bibliotheken gedacht. VEREINIGTE STAATEN VON AMERIKA. In den ersten Ausgaben war x nur zum Aufzählen von Dokumenten gedacht, enthielt aber von Anfang an Elemente der verdeckten Typisierung. Anschließend wurden typische Verteilungen in unabhängige Hilfstabellen zerlegt und das System erhielt Kombinationen unterschiedlichen Charakters.

Das System besteht aus Haupttabellen (Schedule) und Hilfstabellen (Tables). Komponenten Gesamtausgabe auch Relative Index (wörtlich: "Zeiger Familienbeziehungen") -. APU und Handbuch (Kerstvo), das einen vollständigen methodischen Kommentar zu den Tabellen enthält (private Methodik zur Systematisierung und Paarung).

DKD ist ein weltweit verbreitetes Klassifikationssystem, das in 135 Ländern verwendet wird. In ihrer Heimat, VEREINIGTE STAATEN VON AMERIKA,. DKD wird von 95 % der öffentlichen Bibliotheken und Schulbibliotheken, 25 % aller Hochschul- und Universitätsbibliotheken und 20 % der Spezialbibliotheken verwendet. DKD wurde in 30 Myrtu-Sprachen übersetzt.

1. Auflage. DKD-1876 (44 a), 2. - 1885 (314 s). Im Leben. M. Dewey veröffentlichte 12 Ausgaben. 1896 gründete M. Dewey die Forest Press Foundation, der er die Veröffentlichungs- und Entwicklungsrechte übertrug. DKD. Ähnliche Rechte wurden nach Europa übertragen. Internationales bibliographisches Institut (Titututu).

1980 erwarb OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) Forest Press und gründete OCLC Forest Press, das Publikationen veröffentlichte. DCD 20. Auflage. Das DCD wird komplett computergestützt erstellt. Erno-Technik. 1993 wurde die optische Platte (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20" veröffentlicht, 1996 p - optisch Windows-Festplatte DC 2 bis Windows DC 21.

Alle Abonnenten von Publikationen. DCD erhält einen vollständigen Satz von Ergänzungen, Freigaben und Korrekturen – „Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC

B. Universelle Dezimalklassifikation

(UDYU.UDK ist ein hierarchisches kombiniertes System, das auf der "Tithing Classification" basiert und aus drei Teilen besteht - Haupttabellen, Definitionstabellen und einem alphabetischen Index, der von Jena 1895-1905 pp am International Bibliographic Institute in Brüssel unter der Leitung von entwickelt wurde Belgische Wissenschaftler schwitzen und Alafontaine A. Lafontaine.

1956 c. Die UdSSR wurde geschaffen. All-Union Institute of Scientific and Technical Information, wird Mitglied. International Documents Federation, erhält die Standardtabellen. UDC. Experten machen sich mit den Tabellen vertraut. UDC, bei deren Verbesserung gem. Regeln. UDC kann viele Länder der Welt - Mitglieder teilnehmen. Internationale Föderation. Wenn innerhalb von vier Monaten keine Kommentare oder Einwände eingingen, wurde das Projekt automatisch akzeptiert und in die nächste Ausgabe von "Erweiterungen und Korrekturen zum UDC" (Ergänzungen und Korrekturen zum UDC, veröffentlicht von 1950 bis 1950) aufgenommen.

In den frühen 1970er Jahren wurde im Land ein Netzwerk wissenschaftlicher und technischer Informationsstellen (NTI) gebildet. Nach den Empfehlungen. Allrussisches Treffen der Arbeiter. NTI,. Rat. Minister. UdSSR 14. Mai 1962 veröffentlicht. Dekret (Nr. 445) „Über Maßnahmen zur Verbesserung der Organisation wissenschaftlicher und technischer Informationen im Land“, in dessen Absatz 5 es heißt: „Ab 1963 Einführung von Redaktionen wissenschaftlicher und technischer Zeitschriften in wissenschaftlichen und technischen Verlagen , in Organisationen der wissenschaftlichen und technischen Information, wissenschaftlichen und technischen Bibliotheken obligatorische Klassifizierung aller Publikationen nach dem universellen Dezimalsystem des Zehnersystems".

Anwendungsgrenzen. UDC wurden durch medizinische und landwirtschaftliche Bibliotheken und das gesamte Netzwerk von Informationsstellen ohne Einschränkungen auf der Grundlage der Industrie erweitert

In den Jahren 1963-1966 wurden die Bemühungen der Bibliotheken und Behörden zentralisiert. NTI führte die erste Auflage durch. UDC auf Russisch. Die Übersetzung scheint an einigen Stellen unzureichend zu sein, einzelne Ausgaben erscheinen in verschiedenen polygraphischen Versionen mit zahlreichen Lücken. Es wird beschlossen, sektorale Tabellen zu veröffentlichen. UDC (veröffentlicht seit 19644).

1966 organisierte sich das Committee of Standards, Standards Publishing House und wieder. Mit der Erstellung der zweiten Auflage der Tabellen wurde das All-Union Institute of Scientific and Technical Information (über Normung), Klassifikation und Kodierung beauftragt. UDC auf Russisch. Die Ausgabe wurde 1969-1970 mit einer autorisierten Nummer herausgegeben. Internationale Föderation Nr. 447 in 6 Bänden mit 9 Büchern.

1982-1987 erscheint die dritte Auflage. UDC in russischer Sprache (Nr. 572) in 7 Ausgaben von 11 Büchern. Gleichzeitig erscheinen fortlaufende Ausgaben von „New in. UDC“, die Seiten mit Ergänzungen und Auslassungen enthalten. 1969 wurde eine Ausgabe veröffentlicht. UDC in einem BandK in einem Band.

Seit 1997. STC "Rector", der das Recht erhielt, Tabellen zu übersetzen, zu veröffentlichen und zu verteilen. UD ein. Russland u. CIS, gibt eine vollständige Übersetzung des Standards heraus. UDC auf Russisch. Die neuen Tabellen erscheinen unter dem Titel „Universal, wo es eine Einteilung gibt. Die vierte Gesamtausgabe ist nicht in Sicht.“

Bis Ende 2000 sind 3 Bände erschienen, insgesamt werden 10 Bände erwartet, in zwei weiteren Bänden wird ein alphabetisches und ein Sachregister erscheinen

B. Bibliotheks- und bibliografische Systematik (LBC)

An der Wurzel. Die LBC basiert auf einem hierarchischen kombinierten System aus bibliothekarischer und bibliografischer Systematik, bestehend aus Haupttabellen, Tabellen typischer Einteilungen sowie einem alphabetischen und einem Sachregister. LBC (allgemeine Typabteilungen, territoriale Typabteilungen in zwei Tabellen - für Naturwissenschaften und für Sozial-, Wirtschafts- und Geisteswissenschaften, spezielle Typabteilungen usw..

Erste Ausgabe. BBC auf dem Territorium. UdSSR für Wissenschaftliche Bibliotheken(1960-1968) in 25 Ausgaben hatte eine klare Struktur. Das Universum des Wissens wurde in drei Komplexe unterteilt: Naturwissenschaften -. B /. E (Ausgaben 3-6), ein Beispiel für Adni-Wissenschaft -. UND /. R (Ausgaben 7-13), öffentliche und Humanitäre Wissenschaften- 3 /. Yu (Ausgaben 14-233).

Die Liste der wichtigsten Distributionen begann mit einem Abschnitt. A. Marxismus-Leninismus (Ausgabe 1), endete mit einem Abschnitt. I. Literatur von universellem Inhalt (Heft 25). Somit belegten die Hauptklassifizierungstabellen 23 3-Ausgaben der Ausgabe, die mit der Veröffentlichung begann. I. Input und endete mit Ausgabe 25. Typische Distributionen. Angewandte Wissenschaft:. UND /. Über. Technik. Ingenieurwissenschaften (Ausgaben 7-11),. P. Land- und Forstwirtschaft. Ländliche spodarsky und Forstwissenschaften (Ausgabe 12) und. R. Sicherheit. Medizin (Ausgabe 13k 13).

Die Geisteswissenschaften begannen mit der Veröffentlichung von 19. Ch. Culture. Die Wissenschaft. Ausbildung. Drei Themen führten die jeweiligen Branchenkomplexe: Thema. S. E. Naturwissenschaften allgemein, Heft 7, Teil 1. Zh. Technik. Technische Wissenschaften allgemein und Heft 14, Teil 1. C. Sozialwissenschaften allgemein. Trotz der Tatsache, dass der allgemeine Plan des Systems die Veröffentlichung von 16. F. Politics voraussetzte. Politische Parteien, Meinungsverschiedenheiten in der Entwicklungsgruppe ließen die vollständige Veröffentlichung von Tabellen zur Politikwissenschaft nicht zu. Heft 16 der Erstausgabe. BBK wurde benannt. F5 / 6. Politische Parteien. Gesellschaftspolitische Organisationen Organisationen.

In der Wissenschaft insgesamt war die Frage nach der Legitimität der Soziologie, der Genetik und vieler anderer Wissenschaften damals noch nicht geklärt. Schöpfer. Der LBC gelang es, für viele "nicht anerkannte" oder verbotene Wissenschaften, Disziplinen und Probleme aus dem einen oder anderen Grund Reserveindizes an ihrer logischen Stelle in der Tabellenstruktur (z. B. für Soziologie - 35) zu belassen.

D. Einheitliche Klassifikation der Literatur

Es besteht aus Haupttabellen und einem alphabetischen Sachverzeichnis und dient der Systematisierung von Druckwerken in bibliographischen Veröffentlichungen und der Ergänzung von Katalogkarteien nach Abonnementsreihen. N. Auf seiner Grundlage werden spezielle Tabellen erstellt, die von den Statistikabteilungen der Buchverlage bei der Systematisierung von Büchern nach Inhalten verwendet werden.

Es gibt auch Klassifizierungen für bestimmte Arten von Dokumenten, beispielsweise einen Klassifikator staatliche Normen,. Internationale Klassifikation von Erfindungen usw.

Jedenfalls erfolgt bei sinnvollen Klassifikationen die Einteilung in Typen nach dem semantischen Kennzeichen, d.h. nach Inhalt (Wissensgebiete, Themen, Gegenstand, behandelte Probleme, Typen, Gattungen und Werke usw.).

8. Klassifizierung von Dokumenten nach Art soziale Informationen

Je nach Art der im Dokument enthaltenen sozialen Informationen werden folgende Typen unterschieden: Massen-, Spezial- und persönliche Informationen

Gleichzeitig bezieht sich ein Teil der Dokumente auf den Bereich der Regulierung des Lebens des Einzelnen, der Gesellschaft und des Staates (Dokumente amtlicher Herkunft).

Die zweite spiegelt das spirituelle Leben der Gesellschaft wider (Dokumente, die im persönlichen Leben und in der Kreativität entstehen - literarische Werke, Memoiren, Briefe, Tagebücher, Notizbücher usw.)

Die zusammenfassende Klassifizierung von Dokumenten nach der Informationskomponente ist in Schema 32 dargestellt