Në klasifikimin e dokumenteve sipas llojit të përmbajtjes shfaqen. Koncepti i një dokumenti. Funksionet dhe klasifikimi i dokumenteve në varësi të karakteristikave të ndryshme - Abstrakt. Klasifikimi i dokumenteve sipas funksioneve të menaxhimit

CHPO TE SPO "TYUMENSKY"

KOLEGJI EKONOMIK I MENAXHIMIT DHE JURIDIK»

provimi nr. ______________ opsioni __________

Në disiplinën "Mbështetje dokumentare e menaxhimit"

Mbiemri _______________________ Emri _________________

Emri i mesëm _____________________ Kodi _______________

Viti i lindjes __________ Arsimi __________________

Vendi i punës ________________________________________

Pozicioni i mbajtur ________________________________

Adresa e shtepise _____________________________________

____________________________________________________

Puna e kontrollit hyri në departamentin e korrespondencës, nr. ___

"___" ___________________ 20 ___

Metodist _________________________________________________

Të plotësohet nga mësuesi

Puna hyri në kolegjin "___" _____________ 20 __

Data e shqyrtimit _________________________________

Gradë ___________________________________________

mbiemri i mesuesit _________________________________

1. Klasifikimi i dokumenteve sipas kritereve të ndryshme;

2. Protokollet: llojet e tyre, përpilimi, ekzekutimi;

3. Detyra 1;

4. Detyra 2;

5. Letërsia.

Klasifikimi i dokumenteve sipas kritereve të ndryshme.

Një dokument që krijohet në një shoqëri përfshihet në sistemin përkatës të dokumentacionit si element i tij. Llojet dhe varietetet e veçanta të dokumenteve përbëjnë sistemin e dokumentacionit. Deri më tani, nuk ka një klasifikim të qëndrueshëm shkencor të llojeve dhe llojeve të dokumenteve në shkencën e dokumenteve.

Karakteristika më e rëndësishme për klasifikimin e dokumenteve është përmbajtja e tij. Dokumentet zyrtare mund të ndahen: për çështje administrative; logjistikë; planifikimi; aktivitetet operative; Kontabiliteti; trajnimi dhe vendosja e personelit; çështjet financiare dhe kreditore dhe të tregtisë së jashtme etj.

Të gjitha dokumentet që qarkullojnë në ndërmarrje mund të klasifikohen sipas kritereve të mëposhtme.

Me emër, ka shumë lloje dokumentesh. Këtu janë vetëm disa: urdhra, urdhra, plane dhe raporte, akte, protokolle, marrëveshje, statute, udhëzime, certifikata, raporte, shënime shpjeguese, letra zyrtare, telegrame, standarde, specifikimet, kërkesa dhe udhëzime për pagesë, prokura etj.

Sipas metodës së fiksimit të informacionit, dokumentet shkruhen (të shkruara me dorë, të daktilografuara, tipografike, të përgatitura në dublikatë, të shtypura në kompjuter personal), dokumente grafike dhe fotofonike-filma.

Sipas shkallës së kompleksitetit, dokumentet ndahen në të thjeshta dhe komplekse. Dokumentet e thjeshta trajtojnë një çështje, ndërsa ato komplekse trajtojnë disa çështje.

Sipas shkallës së publicitetit, dokumentet janë të hapura (jo sekrete) dhe dokumentet me akses të kufizuar. Dokumentet me akses të kufizuar janë të shkallëve të ndryshme të fshehtësisë: top sekret, sekret, dokumente për përdorim zyrtar (DSP), të shënuara "konfidenciale".

Sipas fuqisë ligjore, dokumentet ndahen në të vërteta dhe të rreme. Dokumentet origjinale janë të vlefshme dhe të pavlefshme. Një dokument bëhet i pavlefshëm kur skadon ose anulohet nga një dokument tjetër.

Sipas kushteve të ekzekutimit, dokumentet klasifikohen në urgjente dhe jo urgjente. Dokumentet urgjente janë dokumente me afate, statutore dhe aktet ligjore përkatëse, si dhe telegramet dhe dokumentet e tjera të shënuara “urgjente”.

Nga origjina, dokumentet klasifikohen në zyrtare, të përgatitura pranë ndërmarrjeve, organizatave dhe personale (letra të qytetarëve që parashtrojnë ankesa, sugjerime, kërkesa).

Sipas kushteve të ruajtjes, dokumentet ndahen në dokumente të periudhave të ruajtjes së përkohshme dhe të përhershme. Dokumentet e ruajtjes së përkohshme, nga ana tjetër, ndahen në dokumente me një periudhë ruajtjeje deri në 10 vjet dhe mbi 10 vjet.

Sipas shkallës së detyrimit, dokumentet janë informative, që përmbajnë informacione dhe fakte për prodhimin dhe veprimtaritë e tjera të organizatave, dhe udhëzime - detyruese, që kanë natyrën e një norme juridike ose teknike.

Sipas shkallës së unifikimit, dokumentet dallohen si individuale, standarde, shabllone, shembullore dhe të unifikuara në formën e pyetësorit dhe tabelës.

Dokumentet individuale zhvillohen nga organizata të veçanta për përdorim të brendshëm.

Dokumentet tipike janë dokumente të krijuara nga autoritetet më të larta për organizata me funksione homogjene dhe janë të detyrueshme.

Dokumentet stencil kanë tekst të printuar paraprakisht me hapësira që plotësohen kur dokumenti të finalizohet, në varësi të situatës specifike. Dokumentet e tilla janë premtuese, sepse kurseni kohën e përgatitjes.

Dokumentet shembullore kanë natyrë treguese dhe përdoren për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve me analogji.

Pyetësor - një metodë e paraqitjes së një teksti të unifikuar, në të cilin informacioni konstant ndodhet në anën e majtë të fletës, dhe ndryshorja futet në dokument në procesin e përpilimit të tij në anën e djathtë të fletës.

Një tabelë është një dokument në të cilin informacioni konstant vendoset në titujt e kolonave dhe shiritave anësor (titujt e rreshtave), dhe ndryshorja (në terma numerikë ose verbalë) vendoset në kryqëzimin e kolonave dhe linjave përkatëse.

Teksti i paraqitur në formën e një tabele ka një kapacitet të madh informacioni, ju lejon të klasifikoni dhe kodoni në mënyrë rigoroze informacionin dhe të përmblidhni lehtësisht të dhëna të ngjashme. Tabela e personelit, plani, orari i pushimeve dhe dokumentet e tjera hartohen në formë tabele.

Protokollet: llojet e tyre, përpilimi, ekzekutimi.

Protokolliështë një dokument që regjistron rrjedhën e një mbledhjeje të një organi kolegjial ​​të përhershëm (bordi drejtues, këshilli akademik) ose një organ kolegjial ​​i përkohshëm (këshill, komision, konferencë), si dhe vendimet e marra. Përpilohet nga sekretari i organit kolegjial ​​brenda 5 ditëve pas mbledhjes . Protokollet janë:

· E shkurtër(emrat e të pranishmëve, rendi i ditës dhe vendimet e marra. Përpilohet kur mbledhja të regjistrohet në kasetë);

· stenografi(procesverbal i plotë i të gjithë takimit - fjalë për fjalë);

· Plot(përfshin të gjithë informacionin e Protokollit të shkurtër dhe rrjedhën e diskutimit të pyetjes)

Hartimi i një protokolli:

emri i organizatës, PROCESVERLI, data e mbledhjes, numri i regjistrimit, vendi i përpilimit, titulli i tekstit (Procesverbalet e çfarë?), Teksti:

Pjesa hyrëse (pozicioni, emri i kryetarit, emri i sekretarit, përbërja e të pranishmëve, të ftuarit, rendi i ditës - një listë e çështjeve që u diskutuan)

pjesa kryesore (çështjet që u diskutuan në rendin e ditës në seksionet - DËGJUAR, FOLUR, VENDOSI)

Protokolli nënshkruhet nga kryetari dhe sekretari. Mund të ketë gjithashtu një vulë miratimi (për shembull, procesverbalet e mbledhjeve të organeve këshillimore i nënshtrohen miratimit nga menaxhmenti i organizatës). Mund të ketë një ekstrakt nga protokolli (një kopje e pjesës së tij për çdo çështje). Ekstrakti vërtetohet nga sekretari.

Formati i protokollit:

Nëse ka pak protokolle, ato hartohen në një fletë të bardhë duke përdorur detajet e listuara dhe vendndodhjen e tyre. Gjatë hartimit të procesverbaleve të mbledhjeve të mbajtura në njësitë strukturore, emri i divizionit vendoset nën emrin e organizatës.

Data e procesverbalit është data e mbledhjes dhe jo ekzekutimi apo nënshkrimi i tij. Dihet se procesverbali, si rregull, përpilohet disa ditë pas mbledhjes. Nëse zgjati disa ditë, atëherë data e protokollit përfshin datat e fillimit dhe mbarimit, për shembull: 21–24 shtator 2000 ose 21–24 shtator 2000. Numri i protokollit (indeksi i regjistrimit) është numri i radhës i takimit . Protokollet numërohen brenda vitit kalendarik ose mandatit të organit kolegjial.

Titulli për testin e protokollit, si rregull, pasqyron llojin e mbledhjes ose veprimtarisë kolegjiale dhe është në përputhje me emrin e llojit të dokumentit në rastin gjenital: Procesverbalet (për çfarë?) të mbledhjes së komisionit të personelit; mbledhjet e kolektivit të punës; mbledhjet e krerëve të divizioneve strukturore. Titulli shtypet me shkronjë të madhe dhe ndahet me hapësirë ​​2–3 rreshtash nga "vendi i përpilimit" të kërkuar. Titulli ndodhet gjithmonë në të majtë mbi tekstin e dokumentit (si në të gjitha dokumentet e tjera).Teksti i protokollit përfshin një pjesë hyrëse dhe kryesore. pjesa hyrëse në procesverbal pas titullit jepen emrat dhe inicialet e kryetarit dhe sekretarit të mbledhjes; Titulli i pozicionit zakonisht nuk tregohet. Fjalët “Kryetar” dhe “Sekretar” shtypen pa paragraf nga ana e majtë e dokumentit, të ndara me dy intervale nga titulli dhe nga njëra-tjetra.

Në një rresht të ri, shkruani fjalën "Të marrë pjesë:" dhe renditni në rend alfabetik emrat dhe inicialet e pjesëmarrësve të përhershëm të takimit, anëtarëve të organit kolegjial, komisionit dhe punonjësve të tjerë të kësaj organizate (njësi strukturore) pa treguar pozicionet. Në rastet kur në mbledhje janë të pranishëm zyrtarë nga organizata të palëve të treta, në procesverbal shënohet nga një rresht i ri fjala “Të ftuar:” si dhe emrat, inicialet dhe pozicionet që tregojnë organizimin e të ftuarve në mbledhje. Regjistrimi i të pranishmëve dhe të ftuarve përpilohet në të gjithë gjerësinë e rreshtit me një hapësirë ​​prej një rreshti.

Gjatë përpilimit të procesverbalit të mbledhjes së zgjeruar, emrat e pjesëmarrësve nuk janë të shënuar, por numri i përgjithshëm i tyre tregohet me një shifër: "Ishin të pranishëm 47 persona (lista është bashkangjitur)". Pjesëmarrësit numërohen sipas listave të regjistrimit, të cilat i kalojnë sekretarit të mbledhjes dhe bëhen një nga anekset e procesverbalit.Pasi renditen pjesëmarrësit, në procesverbal hartohet lista e çështjeve që do të diskutohen. Fillon me fjalët "Axhenda", të cilat janë të shtypura nga kufiri i margjinës së majtë, me një ndarje 2–3 rreshtash nga lista e pjesëmarrësve. Rendi i ditës përmban një listë të çështjeve që diskutohen në mbledhje, dhe rregullon sekuencën e diskutimit të tyre dhe emrat e folësve (folësve).

Pyetjet numërohen me numra arabë dhe renditen sipas rëndësisë. Çdo pikë e rendit të ditës formulohet me parafjalën "Rreth" ose "Rreth" dhe i përgjigjet pyetjes "Për çfarë?" Për shembull: "Për certifikimin e një specialisti të lartë në departamentin financiar Tropinina M.L." ose "Për caktimin e kategorisë së 6-të mekanikut të dyqanit mekanik Sviridov A.N."

Rendi i ditës i mbledhjes, si rregull, hartohet paraprakisht dhe duhet të përfshijë numrin optimal të çështjeve që mund të shqyrtohen dhe diskutohen në mbledhje. Një axhendë e hartuar siç duhet ju lejon të planifikoni saktë takimin, për të arritur efikasitetin më të madh nga ky lloj aktiviteti. Përfshirja e disa çështjeve të mëdha (ose një numri të madh të vogla) në rendin e ditës çon në një vonesë të mbledhjes, humbje kohe për pjesëmarrësit e saj dhe ulje të cilësisë së vendimeve të marra. Nisur nga kjo, nuk rekomandohet përfshirja në rend dite e pikës “Të ndryshme”, diskutimi i së cilës mund të kërkojë kohë të konsiderueshme.

Teksti i pjesës kryesore të protokollit hartohet në përputhje me sekuencën e çështjeve të përcaktuara në rendin e ditës dhe përmban aq seksione sa ka pika në rendin e ditës. Çdo seksion përbëhet nga tre pjesë: "DËGJUAR", "FOLUR", "VENDOSI" ("VENDOSI"), të cilat janë shtypur nga paragrafi për të nxjerrë në pah në testin e protokollit regjistrimin e fjalimit të folësit kryesor, pjesëmarrësit. në diskutimin e çështjes dhe të pjesës dispozite, duke formuluar vendimin e mbledhjes. Për të njëjtin qëllim, në tekstin e protokollit, mbiemri dhe inicialet e secilit folës shtypen në një rresht të ri nga një paragraf në rasën nominative. Procesverbali i të folurit ndahet nga mbiemri me vizë, thuhet nga vetë e tretë njëjës në formë fjalim indirekt. Pyetjet për folësin ose folësit futen në procesverbal sipas radhës së marrjes, secila pyetje shtypet nga vija e kuqe. Mbiemrat lejohen të mos tregohen.

Fjala “DEGJUAR” paraprihet nga një numër në përputhje me rendin e ditës.

Fjalët "DEGJUAR", "FOLUR", "VENDOSUR" ("VENDOSUR") shtypen nga kufiri i fushës së majtë me shkronja të mëdha dhe përfundojnë me dy pika.

Vendimet e marra në mbledhje shënohen në procesverbal pas fjalës “VENDOSI” (“VENDOSI”). Vendimi merret kolektivisht, i cili shpesh përfshin votën e pjesëmarrësve. Megjithatë, në praktikën e menaxhimit, rezultatet e votimit zakonisht nuk pasqyrohen në protokolle. Nëse lind një nevojë e tillë ose hartohet një protokoll në të cilin rezultatet e votimit janë të detyrueshme (për shembull, procesverbali i një mbledhjeje të një komisioni vërtetimi (kualifikimi) ose një mbledhje e përgjithshme të aksionarëve), atëherë ato tregohen veçmas për secilin artikull. të vendimit. Për shembull, "Njëzëri" ose "Për - 14, kundër - 1, abstenuar - 3".

Tekstet e protokolleve të komisioneve të certifikimit regjistrojnë vendimet e marra për kandidimin e çdo punonjësi.

Një vendim mund të përmbajë një ose më shumë pika. Ato janë të renditura sipas rëndësisë, secila prej tyre është e numëruar. Efektiviteti i çdo dokumenti rritet ndjeshëm kur përdoret një gjuhë specifike dhe e qartë. Kjo pjesë e protokollit është formuluar duke përdorur modelin e miratuar për dokumentet administrative: çfarë duhet bërë, zbatuesi (përgjegjës), afati. Një ose më shumë zyrtarë ose një nënndarje strukturore mund të tregohet si ekzekutues. Data e duhur mund të specifikohet si datë kalendarike ose si periudhë për përfundimin e punës.

Ushtrimi 1

Për të përmirësuar punën me dokumentet dhe për të siguruar sigurinë e tyre, kryetari i bordit të departamentit të policisë së qarkut Isetsky lëshoi ​​një urdhër për të vënë në fuqi udhëzimet për punën në zyrë. Udhëzimi duhet të hyjë në fuqi më 1 janar. Sekretarja Samoilova N.I. iu besua që deri më 1 janar të riprodhonte Udhëzimin për punën në zyrë dhe ta transferonte atë në sektorët strukturorë. Kontrolli mbi ekzekutimin e urdhrit i është besuar shefit të departamentit të personelit të departamentit të policisë së qarkut Skvortsov I.S.

Dokumenti- informacione të regjistruara në një bartës materiali, të përpiluara në një mënyrë të caktuar, letra biznesi të nënshkruara dhe të vërtetuara të natyrës menaxheriale, organizative, ekonomike dhe juridike, të cilat formalizojnë transaksione të ndryshme ekonomike e financiare, marrëdhënie juridike dhe veprime të personave juridikë dhe fizikë.

Sistemi i dokumenteve- një grup dokumentesh të ndërlidhura të përdorura në një fushë të caktuar të veprimtarisë së ndërmarrjeve dhe organizatave.

Klasifikimi i dokumenteve- ky është kombinimi i tyre në lloje dhe grupe të veçanta (raste, dosje) sipas një ose më shumë treguesve karakteristikë dhe të ngjashëm.

Me ndihmën e klasifikimit, punonjësit e aparatit administrativ marrin informacion për një çështje të veçantë dhe aftësinë për të gjetur shpejt dokumentin e kërkuar në procesin e punës.

Karakteristikat me të cilat klasifikohen dokumentet duhet të jenë domethënëse dhe të përcaktojnë natyrën e informacionit që mbartin dokumentet. Sipas këtyre veçorive, emërtohen grupe, emrat e të cilave duhet të korrespondojnë rreptësisht me përmbajtjen e tyre.

Operacionet e biznesit ndahen në e përgjithshme (administrative) sistematizimi i dokumentacionit të veprimtarive të menaxhimit administrativ dhe më tej e veçantë, sistematizimi i dokumenteve speciale (kontabiliteti, inxhinieri, personeli, etj.)

Sidoqoftë, me gjithë shumëllojshmërinë e dokumenteve, pavarësisht nga specifikat e ndërmarrjes, mund të dallohen sa vijon grupe dokumentesh:

DOKUMENTACION ORGANIZATIV DHE MENAXHMENT

1. Informacion dhe referencë- dokumente të një natyre të përgjithshme informative (akte, shkresa, letra zyrtare, telegrame, mesazhe telefonike, etj.)

2. Organizative dhe rregullative- statuti, stafi, pozicioni, Përshkrimi i punës etj.

3. menaxheriale- urdhra, vendime, udhëzime, udhëzime, protokolle.

4. Dokumentacioni i Personelit- deklarata, urdhra për personelin, dosjet personale, kartat personale, kontratat e punës, librat e punës.

5. Dokumentet e planifikimit dhe raportimit – lloje te ndryshme plane, raporte, analiza, rishikime.

6. Rregullatore dokumentacionin agjencive qeveritare- dokumente që rregullojnë çështje të ndryshme të aktiviteteve të ndërmarrjes (taksat, ekologjia, etj.)

7. Komerciale dokumente që kanë të bëjnë me aktivitetet e biznesit.

8. Financiare dhe kontabiliteti dokumente - vlerësime, raporte vjetore etj.

9. Bankare dokumente që lidhen me punën e bankave.

Në varësi të faktorëve objektivë (profili i kompanisë) dhe subjektive (kërkesave të drejtuesit të organizatës ose partnerëve të biznesit), çdo grup dokumentesh mund të mbizotërojë ose të jetë i parëndësishëm.

Për të krijuar mundësi për unifikimin dhe standardizimin e dokumenteve, për të zhvilluar rregulla për përgatitjen dhe ekzekutimin e tyre, format dhe metodat e punës me to, dokumentet u klasifikuan sipas kritereve të caktuara.

Dokumentet klasifikohen sipas kritereve të mëposhtme:

1.Sipas metodës së prodhimit(informacioni për rregullimin) dokumentet ndahen në:

· shkruar(të shkruara me dorë dhe të shtypura);

· teknike- ky është një emër i përgjithësuar i dokumenteve që pasqyrojnë mendimin teknik: dizajn, dizajn dhe vlerësim, teknologjik. Pjesa kryesore e dokumenteve teknike bëhet me teknika grafike (vizatime), por ka edhe përshkrime për këto vizatime;

· dokumente fono, audio, akustike- përmbajtja e së cilës transmetohet me anë të regjistrimit të zërit (skedarët e zërit);

· dokumente filmike- dokumente figurative, përmbajtja e të cilave fiksohet me ndihmën e një speciale

pajisje në film dhe pasqyron objekte dhe ngjarje në lëvizje;

· dokumente fotografike- dokumente piktoreske, përmbajtja e të cilave transmetohet me metodë fotografike;

· dokumente audiovizive, video përmbajnë informacion vizual dhe audio.

2. Sipas vlerës së përmbajtjes: shkencore, historike, operative etj.

3. Me takim: për rregullimin e ngjarjeve, për transmetimin e informacionit, për kryerjen e detyrave themelore.

4. Sipas fazave të krijimit:

· draft(versioni paraprak i dokumentit);

· belovik ( kopje e pastër);

· origjinale ose origjinale(dokumenti në versionin përfundimtar, i hartuar në përputhje me kërkesat e GOST);

· kopje dokumenti është një riprodhim i saktë i origjinalit. Kopjet janë faksimile dhe falas. Një kopje faksimile përmban të gjitha detajet e dokumentit dhe pasqyron veçoritë e prodhimit të tyre (kopjues, faks, fotokopje);

· pushime- një kopje të dokumentit dalës që ka mbetur në institucion;

· dublikatë- një kopje, e cila lëshohet në rast të humbjes së origjinalit ose origjinalit, ka të njëjtën fuqi juridike si origjinali;

· ekstrakt- një kopje të një dokumenti zyrtar, që riprodhon çdo pjesë të tij, të vërtetuar siç duhet;

· autograf- një dokument i shkruar nga dora e autorit.

5. Sipas jetëgjatësisë:

· dokumentacion ruajtja e përhershme (e pakufizuar), me interes për shkencën, historinë; planet, raportet, protokollet, rezolutat, vendimet etj.

Dokumentet që kanë periudha të gjata të ruajtjes(mbi 10 vjet), - dosje personale, histori mjekësore, dokumentacion teknik etj.;

Dokumentet me periudha të ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet).

6. Sipas shkallës së publicitetit: i zakonshëm, sekret (me pulla chipboard, CT, konfidencial etj.).

7. Me fuqi ligjore: i vërtetë (i vlefshëm dhe i pavlefshëm), i rremë.

8. Sipas mënyrës së paraqitjes së materialit: shembullor, individual, tipik.

9. Sipas llojit të veprimtarisë: sistemi i dokumentacionit bankar, sistemi i raportimit dhe i dokumentacionit statistikor, sistemi i dokumentacionit të tregtisë së jashtme, sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ, etj.

10. Sipas formës: tabela, teksti, pyetësori, ekrani etj.

11. Origjina:

Nominal, ose personal (identitet);

zyrtar (duke reflektuar punën e institucionit në aspektin e aktiviteteve kryesore dhe

personeli).

12. Sipas kohës së prodhimit: urgjente, jourgjente.

13. Me emër: urdhër, letër, vërtetim, akt dhe lloje të tjera dokumentesh.

14. Sipas shkallës së vështirësisë: e thjeshtë (konsiderohet një pyetje), komplekse

(disa pyetje).

15. Vendi i përpilimit:

e brendshme;

e jashtme (e ndarë në hyrje dhe dalëse).

I gjithë dokumentacioni zyrtar i nënshtrohet një klasifikimi të qartë dhe hartohet sipas standardeve uniforme. Së pari, llojet kryesore të dokumenteve duhet të çmontohen.

Klasifikimi bazë i dokumenteve

Ky klasifikim është më i popullarizuari në punën në zyrë, si dhe në universitetet që trajnojnë specialistë përkatës. Pra, i gjithë dokumentacioni ndahet në grupe sipas:

• niveli i detyrimit;
• koha e ruajtjes;
• datat e ekzekutimit;
• llojet e prezantimit;
• me fuqinë e tij ligjore;
• burimet, origjina;
• shkalla e kufizimit të aksesit (publiciteti);
• vendi i krijimit;
• përmbajtja;
• titulli, emri;
• zonat e përdorimit;
• llojet e dokumentacionit.

Llojet e dokumentacionit

Le të analizojmë në detaje llojet e dokumenteve për secilin artikull të klasifikimit të përmendur.

Sipas detyrimit:

• direktivë (forcë për të ekzekutuar, përdorur);
• informative (përmbajnë të dhëna, informacion për shqyrtim).

Kohëzgjatja e ruajtjes:

• e përkohshme (deri në 10 vjet);
• afatgjatë (më shumë se 10 vjet);
• ruajtje e përhershme.

Sipas datës së ekzekutimit:

• urgjente (me një tregues të një date të qartë të ekzekutimit);
• jo urgjente.

Llojet e dokumenteve sipas llojit të prezantimit:

• unifikuar (përpiluar sipas një standardi të rreptë të formës së çdo sistemi);
• shembullor (mostrat, në analogji me to krijohet dokumentacion tjetër);
• tipike (që përshkruan një proces, fenomen tipik standard);
• shabllon (me një strukturë të përgatitur paraprakisht, "shtylla kurrizore" e tekstit, për shembull, një pyetësor);
• individual (formë e lirë e paraqitjes së informacionit).

Nga prania e fuqisë ligjore:

• origjinalet, origjinalet (kopja e vetme ose e parë e dokumentacionit);
• kopjet (njëqind për qind duke përsëritur saktësisht origjinalin, por jo ligjërisht të detyrueshme);
• pushimet (formulari i kopjes, i përgatitur "për kopje karbon" direkt gjatë përpilimit të origjinalit);
• kopje të vërtetuara (kopje formularësh që përmbajnë një sërë detajesh që u japin atyre fuqi ligjore);
• ekstrakte (fragmente nga dokumente, që përmbajnë domosdoshmërisht të dhëna se nga janë marrë, të vërtetuara me vizë të personit përgjegjës);
• dublikatat (format e përsëritura të origjinalit me fuqi të barabartë juridike, bëhen pas shkatërrimit, humbjes, vjedhjes së origjinalit).

Llojet e dokumenteve sipas origjinës:

• personale (në lidhje me interesat e një qytetari të caktuar);
• shërbimi, zyrtari (ndikojnë në interesat e organizatës, përpiluesi i tyre është si një person fizik ashtu edhe një person juridik).

Sipas publicitetit:

• "tepër sekret", "rëndësi të veçantë" (që përmban sekrete shtetërore);
• "informacion konfidencial" (qasja është e kufizuar nga legjislacioni i Rusisë);
• "sekret tregtar"(qasja e hapur dëmton pronarin e të dhënave);
• "vetëm përdorim zyrtar" (dokument vetëm për punonjësit e organizatës);
• akses i hapur.

Llojet e dokumenteve në vendin e krijimit:

• në dalje (dërguar jashtë institucionit);
• hyrje (ejani në institucion nga jashtë);
• e brendshme (përdoret vetëm në vetë institucionin).

• primar (informacion origjinal);
• përgjithësues (që përfshin të dhëna nga disa burime).

Llojet e dokumenteve sipas zonës së përdorimit:

• statistika, raporte;
• dokumentacioni i punës;
• sfera shkencore dhe teknike;
• financa dhe kontabiliteti;
• organizative dhe administrative.

• komplekse (analizë e disa pyetjeve);
• e thjeshtë (i dedikuar një teme të vetme).

Lloji i dokumentacionit:

• dorëshkrime;
• të shtypura elektronike;
• grafik;
• foto, format video.

Format dhe llojet e dokumenteve brenda organizatës:

• informacion dhe orientim referencë;
• administrative;
• organizimin e aktiviteteve.

shkresa

Llojet e dokumenteve ndahen në fazat e mëposhtme:

1. Projekti.
2. Origjinale.
3. Kopjo.
4. Dublikatë.
5. Ekstrakt.

Dokumentacioni kryhet sipas kërkesave strikte që i japin atij fuqi ligjore. Një numër dokumentesh mund të hartohen vetëm në formë elektronike, një numër - me dorë (fatura, shënime shpjeguese, autorizime, deklarata).

Regjistrimi i dokumentacionit zyrtar në Federatën Ruse rregullohet nga aktet e mëposhtme:

• GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.
• OK 011-93 "Klasifikuesi gjithë-rus i dokumentacionit të menaxhimit" (OKUD).

Dokumentet juridike

Dokumentacioni ligjor ose ligjor janë dokumente që përfshijnë domosdoshmërisht informacion ligjor.

Ai përmban një numër karakteristikash:

• rregullimi i marrëdhënieve me publikun;
• formulari i printuar/elektronik;
• respektimi i të gjitha rregullave të dokumentacionit teknikë juridike ;
• natyrë detyruese;
• të përpiluara nga persona kompetentë;
• krijuar në procesin e veprimtarisë ligjore;
• të dhëna të rëndësishme për jurisprudencën;
• baza për krijimin dhe publikimin: legjislacioni i Federatës Ruse, vullneti i qytetarëve, personave juridikë.

Llojet e dokumenteve ligjore:

1. Rregullimi i fakteve-provave.
2. Rregullimi i fakteve juridike.
3. Përmbajtja e zgjidhjeve individuale.
4. Aktet normative juridike.

Llojet e dokumentacionit ligjor

Le të analizojmë klasifikimin në detaje:

1. Rregullimi i fakteve-provave. Vërtetimi i çdo fakti që ka rëndësi juridike, por në thelb të tyre nuk është në asnjë mënyrë ligjore. Për shembull, dokumentacioni procedural.

2. Fiksim faktet juridike. Kategoria më e madhe, e cila ndahet në llojet e mëposhtme përbërëse të dokumenteve:

• fiksimin e fakteve që përcaktojnë statuset juridike (kartë identiteti, pasaporta, çertifikata lindjeje, çertifikata martese etj.);
• fiksimin e fakteve që përcaktojnë regjimin ligjor (përdorimi i tokës për ndërtimin e një objekti banimi ose për nevoja bujqësore);
• fiksimi i fakteve të testamentit (prokura, transaksioni, kontrata, etj.)

3. Dokumentet me zgjidhje individuale, që sjell pasoja, me natyrë imperiale detyruese. Shfaqja, ndryshimi, përfundimi i të drejtave dhe/ose detyrimeve: urdhra drejtues, vendime të personave përgjegjës, dënime gjyqësore, etj.

4. Dokumentacioni normativ ligjor përmban në njëfarë mënyre normat juridike. Ata vendosin, modifikojnë apo edhe ndërpresin rregullat ligjore. Krijuar vetëm nga autoritetet kompetente, të detyrueshme.

Rregulloret

Llojet kryesore të dokumenteve rregullatore në Federatën Ruse:

• GOST R - standardi kombëtar shtetëror;
• OST - standardi i një industrie të caktuar;
• STP - standardi i kësaj ndërmarrje;
• STO - standardet e shoqatave dhe shoqatave shkencore dhe teknike;
• PR - rregulla të caktuara;
• P - rekomandime;
• TU - kushtet teknike të prodhimit.

Llojet e dokumenteve rregullatore

Llojet e dokumenteve rregullatore, përshkrimi:

1. GOST R është standardi shtetëror i Rusisë. Përcakton kërkesat e detyrueshme të sigurisë për një lloj produkti të caktuar, si dhe metodat e kontrollit të prodhimit, kushtet e ruajtjes, transportit, paketimit dhe asgjësimit.
2. OST - standardet e cilësisë së industrisë të prezantuara për çdo industri prodhimi, pune, shërbimi. Sot ka më shumë se 22 mijë prej tyre.
3. STP - standardet e ndërmarrjes; zhvilluar drejtpërdrejt nga ai.
4. SRT - veprimi vlen për llojet e reja të produkteve, shërbimeve, metodologjive, teknologjive - gjithçka inovative.
5. PR - vendosjen e rregullave urdhra të detyrueshëm, mënyra e kryerjes së veprimtarive.
6. P - rekomandime vullnetare për zbatimin e çdo pune.
7. TU - kushtet teknike; janë të ngjashme me standardin, por përdoren kur nuk ka kuptim për ta zhvilluar atë, për shembull, në një prodhim një herë. Në të njëjtën kohë, dokumenti nuk duhet të kundërshtojë GOST në përmbajtjen e tij.

Lloji i dokumentit "Pasaporta"

Konsideroni të gjitha llojet e dokumenteve që vërtetojnë identitetin e një qytetari:

1. Pasaporta e Federatës Ruse.
2. Pasaporta e huaj e një qytetari të Federatës Ruse.
3. Pasaporta e detarit.
4. Letërnjoftim ushtarak oficerë rezervë.
5. ID e refugjatit.
6. Një dokument që regjistron kërkesën e një emigranti për statusin e refugjatit.
7. Karta e banimit.
8. Pasaporta e huaj.
9. Bileta e ushtarakut.
10. ID oficeri.
11. Certifikate lindje.
12. Një dokument që rregullon lirimin nga vendet e privimit të lirisë.
13. Pasaporta diplomatike për një shtetas rus.

Klasifikimi i dokumenteve është krijuar për të kombinuar të gjithë diversitetin e tyre të degëzuar në grupe të strukturuara qartë që janë të rëndësishme në çdo aktivitet. Sistemi ndihmon në punën e specialistëve të dokumenteve, avokatëve, financuesve, si dhe të gjithë qytetarëve, gjendja e të cilëve çon në punë me letra.

Karakteristikat kryesore të klasifikimit janë përmbledhur në tabelën 33

. Tabela 33. Karakteristikat kryesore të klasifikimit të dokumenteve sipas komponentit të informacionit

Le ta shqyrtojmë më në detaje:

1. Klasifikimi i dokumenteve sipas natyrës së mjetit simbolik të fiksimit të informacionit

Mbi këtë bazë dallohen dokumentet tekstuale, ikonike, ideografike, zanore, matricë, dixhitale dhe komplekse.

2. Klasifikimi i dokumenteve sipas matjes së regjistrimit të informacionit

Mbi këtë bazë, dallohen dokumentet një -, dy - dhe tre-dimensionale (shirit i shpuar, letër biznesi, glob)

3. Klasifikimi i dokumenteve sipas rëndësisë së tyre për perceptimin e informacionit

Mbi këtë bazë, dokumentet që lexohen nga një person dallohen nga ato që lexohen me ndihmën e mjeteve teknike (duke përdorur magnetofon, TV, kompjuterë elektronikë, celularë, etj.).

4. Klasifikimi i dokumenteve sipas kanalit të perceptimit të informacionit

5. Klasifikimi i dokumenteve sipas shkallës së shpërndarjes së informacionit

Sipas shkallës së shpërndarjes së informacionit, dokumentet ndahen në: të publikuara, të papublikuara, të papublikuara dhe elektronike.

6. Klasifikimi i dokumenteve sipas nivelit të kohës së përpunimit

Në këtë klasifikim, dokumentet parësore dhe dytësore dallohen nga koha e paraqitjes së tyre në botë.

7. Klasifikimi i dokumenteve sipas përmbajtjes

A. Klasifikimi i të dhjetës. Melville. Dewey

(DKD, Klasifikimi dhjetor i Dewey, DDC)

Një sistem klasifikimi universal i zhvilluar në 1876 nga një bibliotekar amerikan. M. Dewey (1851 - 1931rr). Ai kishte për qëllim vendosjen sistematike të librave në bibliotekat publike. SHBA. Në botimet e para, x kishte për qëllim vetëm të numëronte dokumente, por që në fillim përmbante elemente të shtypjes së fshehur. Më pas, shpërndarjet tipike u ndanë në tabela ndihmëse të pavarura dhe sistemi fitoi kombinime të një karakteri të ndryshëm.

Sistemi përbëhet nga tabela kryesore (Schedule) dhe tabela ndihmëse (Tables). Komponentët botimi i plotë gjithashtu Indeksi Relativ (fjalë për fjalë: "tregues marrëdhëniet familjare") -. APU dhe Manual (Kerstvo), i cili ofron një koment të plotë metodologjik mbi tabelat (metodologji private për sistemimin dhe çiftëzimin).

DKD është një sistem klasifikimi që është i përhapur në botë dhe përdoret në 135 vende. Në atdheun e tyre, SHBA,. DKD përdoret nga 95% e bibliotekave publike dhe shkollave, 25% e numrit të përgjithshëm të bibliotekave të kolegjeve dhe universiteteve, 20% e bibliotekave speciale. DKD është përkthyer në 30 gjuhë myrtu.

Edicioni i 1-rë. DKD-1876 (44 a), 2 - 1885 (314 s). Në jetë. M. Dewey botoi 12 botime. Në 1896, M. Dewey krijoi Fondacionin Forest Press, të cilit i transferoi të drejtat e botimit dhe zhvillimit. DKD. Të drejta të ngjashme u transferuan në Evropë. Instituti Ndërkombëtar Bibliografik (Titututu).

Në vitin 1980, OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) bleu Forest Press dhe krijoi OCLC Forest Press, duke botuar botime. DCD edicioni i 20-të. DCD përgatitet tërësisht me kompjuter. Teknika Erno. Në 1993, u lëshua disku optik (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", në 1996 p - optik Disk Windows DC 2 në Windows DC 21.

Të gjithë abonentët e botimeve. DCD merr një seri të plotë shtesash, lëshimesh dhe korrigjimesh - "Klasifikimi Dewey Decimal, Shtesat, Shënimet dhe Vendimet (DC

B. Klasifikimi Universal Dhjetor

(UDYU.UDK është një sistem i kombinuar hierarkik i bazuar në "Klasifikimin e të Dhjetës" dhe përbëhet nga tre pjesë - tabelat kryesore, tabelat përcaktuese dhe një indeks alfabetik i zhvilluar nga Jena në 1895-1905 f. në Institutin Bibliografik Ndërkombëtar në Bruksel nën drejtimin e shkencetareve belge djerse dhe.Alafontaine.A.Lafontaine.

Në vitin 1956 shek. U krijua BRSS. Instituti Gjithë Bashkimi i Informacionit Shkencor dhe Teknik, bëhet anëtar. Federata Ndërkombëtare e Dokumenteve, merr tabelat standarde. UDC. Ekspertët njihen me tabelat. UDC, në përmirësimin e së cilës në përputhje me. Rregullat. UDC mund të marrin pjesë shumë vende të botës - anëtarë. Federata Ndërkombëtare. Nëse nuk merreshin komente ose kundërshtime brenda katër muajve, projekti pranohej automatikisht dhe përfshihej në numrin tjetër të "Zgjerime dhe korrigjime në UDC" (Shtesa dhe korrigjime në UDC, botuar që nga viti 1950 për 1950).

Në fillim të viteve 1970, në vend u formua një rrjet i organeve të informacionit shkencor dhe teknik (NTI). Sipas rekomandimeve. Takimi gjithë-rus i punëtorëve. NTI,. Këshilla. Ministrat. BRSS 14 maj 1962 boton. Dekreti (nr. 445) “Për masat për përmirësimin e organizimit të informacionit shkencor dhe teknik në vend”, në pikën 5 të të cilit thotë: “Të prezantohen nga viti 1963 në shtëpitë botuese shkencore e teknike, redaksitë e revistave shkencore dhe teknike. , në organizatat e informacionit shkencor dhe teknik, bibliotekat shkencore dhe teknike klasifikimi i detyrueshëm i të gjitha botimeve sipas sistemit universal dhjetor të sistemit dhjetë”.

Kufijtë e aplikimit. UDC u zgjeruan nga bibliotekat mjekësore dhe bujqësore dhe i gjithë rrjeti i organeve të informacionit pa kufizime në bazë të industrisë

Në vitet 1963-1966, përpjekjet e centralizuara të bibliotekave dhe autoriteteve. NTI realizoi edicionin e parë. UDC në Rusisht. Përkthimi duket të jetë i pamjaftueshëm në një sërë vendesh, botime të veçanta të nxjerra në versione të ndryshme poligrafike me boshllëqe të shumta. Është marrë vendim për publikimin e tabelave sektoriale. UDC (botuar që nga viti 19644).

Në vitin 1966, Komiteti i Standardeve, Shtëpia Botuese e Standardeve dhe organizoi përsëri. Përgatitja e edicionit të dytë të tabelave iu besua Institutit Gjithë Bashkimi të Informacionit Shkencor dhe Teknik (për standardizimin), klasifikimin dhe kodimin. UDC në Rusisht. Botimi u botua në vitet 1969-1970 me numër të autorizuar. Federata Ndërkombëtare Nr. 447 në 6 vëllime me 9 libra.

Në vitet 1982-1987 botohet botimi i tretë. UDC në Rusisht (Nr. 572) në 7 botime me 11 libra. Në të njëjtën kohë, botohen numrat në vazhdim të "New in. UDC", me faqe me shtesa dhe lëshime. Në vitin 1969 doli një botim. UDC në një vëllim K në një vëllim.

Që nga viti 1997. STC "Rektori", i cili mori të drejtën për të përkthyer, botuar dhe shpërndarë tabela. UDC në. Rusia dhe. CIS, lëshon një përkthim të plotë të standardit. UDC në Rusisht. Tabelat e reja po publikohen me titullin "Universale ku ka një klasifikim. Botimi i katërt i plotë është përtej pamjes".

Deri në fund të vitit 2000, u botuan 3 vëllime, priten gjithsej 10 vëllime, një indeks alfabetik dhe lëndor do të botohet në dy vëllime shtesë.

B. Biblioteka dhe Klasifikimi Bibliografik (LBC)

Në bazë. LBC-ja bazohet në një sistem të kombinuar hierarkik të klasifikimit bibliotekar dhe bibliografik, i përbërë nga tabela kryesore, tabela të ndarjeve tipike dhe një indeks alfabetik dhe lëndor. LBC (ndarjet e tipit të përgjithshëm, ndarjet e tipit territorial në dy tabela - për shkencat natyrore dhe për shkencat socio-ekonomike dhe humane, ndarjet e tipit të veçantë, etj.

Botimi i parë. BBC në territor. BRSS për bibliotekat shkencore(1960-1968) në 25 numra kishte një strukturë të qartë. Universi i dijes ishte i ndarë në tre komplekse: shkencat natyrore -. B /. E (çështjet 3-6), një shembull i shkencës adni -. DHE /. R (çështjet 7-13), publike dhe shkencat humanitare- 3 /. Yu (çështjet 14-233).

Lista e shpërndarjeve kryesore filloi me një seksion. A. Marksizëm-leninizmi (Çështja 1), përfundoi me një seksion. I. Letërsi me përmbajtje universale (Çështja 25). Kështu, tabelat kryesore të klasifikimit zinin 23 3 botime të edicionit, i cili filloi me botimin. I. Input dhe përfundoi me çështjen 25. Shpërndarjet tipike. Shkenca e Aplikuar:. DHE /. Rreth. Teknika. Shkencat inxhinierike (çështjet 7-11),. P. Bujqësia dhe pylltaria. Spodarskogo rurale dhe shkencat pyjore (Çështja 12) dhe. R. Siguria. Mjekësia (Çështja 13k 13).

Shkencat humane filluan me daljen e 19. Ch. Kultura. Shkenca. Arsimi. Tre çështje çuan komplekset përkatëse të industrisë: çështje. S. E. Shkencat e natyrës në përgjithësi, numri 7, pjesa 1. Zh. Teknika. Shkencat teknike në përgjithësi dhe çështja 14, pjesa 1. C. Shkencat shoqërore në përgjithësi. Pavarësisht se plani i përgjithshëm i sistemit supozonte lirimin e 16. F. Politika. Partitë politike, mosmarrëveshjet në grupin e zhvillimit nuk lejuan publikimin e plotë të tabelave për shkencat politike. Numri 16 i botimit të parë. BBK u emërua. F5 / 6. Partitë politike. Organizatat e organizatave socio-politike.

Në shkencë në tërësi, çështja e legjitimitetit të sociologjisë, gjenetikës dhe shumë shkencave të tjera nuk ishte zgjidhur në atë kohë. Krijuesit. LBC arriti të lërë indekset rezervë në vendin e tyre logjik në strukturën e tabelave (për shembull, për sociologjinë - 35) për shumë shkenca, disiplina dhe probleme "të panjohura" ose të ndaluara për një arsye ose një tjetër.

D. Klasifikimi i unifikuar i letërsisë

Ai përbëhet nga tabela kryesore dhe një indeks alfabetik i lëndëve dhe është krijuar për të sistemuar veprat e shtypura në botime bibliografike dhe për të plotësuar indekset e kartave të katalogut sipas serive të abonimit. N. Mbi bazën e saj përpilohen tabela të veçanta që përdoren nga departamentet e statistikave të shtypit të dhomave të librit në sistemimin e librave sipas përmbajtjes.

Ekzistojnë gjithashtu klasifikime për lloje të caktuara dokumentesh, për shembull, një klasifikues standardet shtetërore,. Klasifikimi ndërkombëtar i shpikjeve etj.

Në çdo rast, në klasifikimet kuptimore, ndarja në lloje ndodh sipas treguesit semantik, d.m.th. sipas përmbajtjes (fushat e njohurive, temat, lënda, problemet e trajtuara, llojet, zhanret dhe veprat, etj.

8. Klasifikimi i dokumenteve sipas natyrës informacion social

Sipas natyrës së informacionit social që përmban dokumenti, dallohen llojet e mëposhtme: masive, speciale dhe personale

Në të njëjtën kohë, një pjesë e dokumenteve ka të bëjë me sferën e rregullimit të jetës së individit, shoqërisë dhe shtetit (dokumentacioni i origjinës zyrtare)

E dyta pasqyron jetën shpirtërore të shoqërisë (dokumente që lindin në jetën personale dhe krijimtarinë - vepra letrare, kujtime, letra, ditarë, fletore, etj.)

Klasifikimi përmbledhës i dokumenteve sipas komponentit të informacionit është paraqitur në Skemën 32