Belgelerin içerik türüne göre sınıflandırılmasında görünürler. Belge konsepti. Belgelerin çeşitli özelliklerine göre işlevleri ve sınıflandırılması - Özet. Dokümanların yönetim fonksiyonlarına göre sınıflandırılması

PEOU'DAN SPO "TYUMEN"E

YÖNETİM EKONOMİSİ VE HUKUK FAKÜLTESİ"

Test Hayır _________________ seçenek __________

"Yönetim dokümantasyonu desteği" disiplininde

Soyadı ______________________ Adı _________________

Patronimik ______________________ Kod _______________

Doğum yılı __________ Eğitim __________________

İş yeri _____________________________________________

Çalışılan pozisyon ________________________________

Ev adresi _____________________________________

____________________________________________________

Test, ___ numaralı yazışma departmanı tarafından alındı.

"___" ______________________ 20 ___

Metodist _________________________________________________

Öğretmen tarafından doldurulacaktır

Üniversiteye girilen iş "___" ______________ 20 __

İnceleme tarihi _____________________________________

Seviye ___________________________________________

Öğretmenin adı _______________________________

1. Belgelerin çeşitli kriterlere göre sınıflandırılması;

2. Protokoller: türleri, hazırlanışı, tasarımı;

3. Görev 1;

4. Görev 2;

5. Edebiyat.

Belgelerin çeşitli kriterlere göre sınıflandırılması.

Toplumda oluşturulan bir belge, ilgili dokümantasyon sistemine onun unsuru olarak dahil edilir. Belirli belge türleri ve çeşitleri bir belgeleme sistemi oluşturur. Şimdiye kadar belge biliminde belge türlerine ve çeşitlerine ilişkin tutarlı bir bilimsel sınıflandırma mevcut değildi.

Belgelerin sınıflandırılmasında en önemli özellik içeriğidir. Resmi belgeler şu şekilde bölünebilir: idari konularda; lojistik; planlama; operasyonel faaliyetler; muhasebe; personelin eğitimi ve yerleştirilmesi; mali, kredi ve dış ticaret konuları vb.

İşletmede dolaşan tüm belgeler aşağıdaki kriterlere göre sınıflandırılabilir.

Adlarına göre birçok belge türü vardır. İşte bunlardan sadece birkaçı: emirler, talimatlar, planlar ve raporlar, kanunlar, protokoller, anlaşmalar, tüzükler, talimatlar, sertifikalar, raporlar, açıklayıcı notlar, resmi mektuplar, telgraflar, standartlar, teknik özellikler, ödeme talepleri ve emirleri, vekaletnameler vb.

Bilgi kaydetme yöntemine göre belgeler yazılı (el yazısıyla yazılmış, daktilo edilmiş, tipografik, çoğaltma makinelerinde hazırlanmış, kişisel bilgisayarlarda basılmış), grafik ve fotoğraf ve film belgeleri olabilir.

Karmaşıklık derecesine göre belgeler basit ve karmaşık olarak sınıflandırılır. Basit olanlar bir konuyu ele alan belgelerdir, karmaşık olanlar ise birden fazla konuyu kapsayan belgelerdir.

Alenilik derecesine göre açık (sınıflandırılmamış) belgeler ile sınırlı erişime sahip belgeler arasında ayrım yapılır. Sınırlı erişime sahip belgeler farklı gizlilik derecelerine sahiptir: çok gizli, gizli, resmi kullanıma yönelik belgeler (DSP), "gizli" olarak sınıflandırılır.

Yasal gücüne göre belgeler gerçek ve sahte olarak ikiye ayrılır. Orijinal belgeler geçerli veya geçersiz olabilir. Bir belgenin süresinin dolması veya başka bir belge tarafından iptal edilmesi sonucu hükümsüz hale gelir.

İcra son tarihlerine göre, belgeler acil ve acil olmayan olarak sınıflandırılır. Acil belgeler, son teslim tarihi olan belgelerdir. kanunla kurulmuş ve ilgili yasal düzenlemeler ile telgraflar ve “acil” olarak işaretlenen diğer belgeler.

Kaynaklarına göre belgeler resmi, işletmelerde, kuruluşlarda hazırlanan ve kişisel (vatandaşlardan gelen şikayet, öneri, talep mektupları) olarak sınıflandırılır.

Saklama sürelerine göre belgeler, geçici ve kalıcı saklama süreli belgelere ayrılır. Geçici saklama belgeleri ise saklama süresi 10 yıla kadar ve 10 yıldan fazla olan belgelere bölünür.

Zorunluluk derecesine göre, belgeler bilgilendiricidir, kuruluşların üretimi ve diğer faaliyetleri hakkında bilgi ve gerçekleri içerir ve yönerge - zorunludur, yasal veya teknik norm niteliğindedir.

Birleştirme derecesine göre belgeler bireysel, standart, şablon, yaklaşık ve bir anket ve tablo şeklinde birleştirilmiş olarak ayrılır.

Bireysel belgeler belirli kuruluşlar tarafından dahili kullanım için geliştirilir.

Standart belgeler, üst düzey otoriteler tarafından homojen işlevlere sahip kuruluşlar için oluşturulan belgelerdir ve zorunludur.

Şablon belgelerinde, belirli duruma bağlı olarak, belge sonlandırıldığında doldurulan boşluklara sahip önceden basılmış metin bulunur. Bu tür belgeler umut verici çünkü hazırlık sırasında zamandan tasarruf edin.

Örnek belgeler doğası gereği gösterge niteliğindedir ve belgeleri benzetme yoluyla hazırlamak ve yürütmek için kullanılır.

Anket, sayfanın sol tarafında sabit bilgilerin yer aldığı ve sayfanın sağ tarafında hazırlanırken belgeye bir değişkenin girildiği birleşik bir metin sunma yöntemidir.

Tablo, sütun ve kenar çubuğu başlıklarına (satır başlıkları) sabit bilgilerin, karşılık gelen sütun ve satırların kesişimine ise bir değişkenin (dijital veya sözlü ifadede) yerleştirildiği bir belgedir.

Tablo biçiminde sunulan metin geniş bir bilgi kapasitesine sahiptir, bilgileri kesin bir şekilde sınıflandırmanıza ve kodlamanıza ve benzer verileri kolayca özetlemenize olanak tanır. Personel tablosu, plan, tatil programı ve diğer belgeler tablo halinde düzenlenir.

Protokoller: türleri, hazırlanışı, tasarımı.

Protokol– bu, daimi bir mesleki organın (yönetim kurulu, akademik konsey) veya geçici bir mesleki organın (konsey, komisyon, konferans) bir toplantısının ilerleyişini kaydeden bir belgedir ve ayrıca alınan kararlar. Toplantıdan sonraki 5 gün içinde kurul organının sekreteri tarafından hazırlanır . Protokoller var:

· Kısa bilgi(hazır bulunanların isimleri, gündem ve alınan kararlar. Toplantı kasete kaydedilerek derlenmiştir);

· Steno(toplantının tamamının tam kaydı - kelimesi kelimesine);

· Tam dolu(Kısa Protokoldeki tüm bilgileri ve konunun tartışılmasındaki ilerlemeyi içerir)

Bir protokol hazırlamak:

· kuruluşun adı, DAKİKA, toplantı tarihi, kayıt numarası, derlenme yeri, metnin başlığı (Neyin Tutanağı?), Metin:

· giriş kısmı (başkanın görevi, soyadı, sekreterin soyadı, hazır bulunanların yapısı, davetliler, gündem - görüşülen konuların listesi)

· ana bölüm (bölümler halinde gündemde tartışılan konular - DİNLENDİ, KONUŞULDU, KARAR VERİLDİ)

Tutanak başkan ve sekreter tarafından imzalanır. Ayrıca bir onay damgası da olabilir (örneğin, danışma organlarının toplantı tutanakları, kuruluşun yönetiminin onayına tabidir). Protokolden bir alıntı (herhangi bir konuyla ilgili kısmının bir kopyası) olabilir. Ekstrakt sekreter tarafından onaylanmıştır.

Protokolün hazırlanması:

Yalnızca birkaç protokol varsa, bunlar listelenen ayrıntılar ve konumları kullanılarak boş bir kağıda hazırlanır. Yapısal birimlerde yapılan toplantı tutanakları hazırlanırken örgüt adının altına birimin adı yazılır.

Tutanakların tarihi toplantının yapıldığı veya imzalandığı tarih değil, toplantının tarihidir. Tutanakların kural olarak toplantıdan birkaç gün sonra hazırlandığı bilinmektedir. Birkaç gün sürdüyse, protokolün tarihi başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir, örneğin: 09/21–24/2000 veya 21–24 Eylül 2000. Protokolün numarası (kayıt dizini) seri numarasıdır. toplantının. Protokollerin numaralandırılması takvim yılı veya komisyonun görev süresi içerisinde gerçekleştirilir.

Protokol testinin başlığı, kural olarak, toplantının veya ortak faaliyetin türünü yansıtır ve genel durumdaki belge türünün adıyla tutarlıdır: Personel komisyonu toplantısının tutanakları (ne?); personel toplantıları; yapısal birimlerin başkanlarının toplantıları. Başlık büyük harflerle yazılır ve “belgenin oluşturulduğu yer” özelliğinden 2-3 satır aralığıyla ayrılır. Başlık her zaman belge metninin solunda yer alır (diğer tüm belgelerde olduğu gibi). Protokol metni bir giriş ve ana bölüm içerir. giriş kısmı Protokolün başlığından sonra toplantı başkanı ve yazmanının soyadları ve baş harfleri verilir; İşin unvanı genellikle belirtilmez. Belgenin sol kenarından başlıktan ve birbirlerinden iki boşlukla ayrılarak “Başkan” ve “Sekreter” kelimeleri paragrafsız olarak basılmıştır.

Yeni bir satıra, "Sunulan:" kelimesini yazdırın ve toplantının daimi katılımcılarının, meslek kuruluşu üyelerinin, komisyonun ve bu kuruluşun diğer çalışanlarının (yapısal birim) adlarını ve baş harflerini, pozisyon belirtmeden alfabetik sırayla listeleyin. Toplantılarda üçüncü taraf kuruluşlardan yetkililerin hazır bulunması halinde tutanaklarda yeni bir satıra "Davetliler:" ibaresi yazılacak, ayrıca toplantıya davet edilenlerin kuruluşlarını belirten adları, baş harfleri ve pozisyonları da yazılacaktır. Hazır bulunan ve davetlilerin listesi bir satır aralıkla tam olarak çizilir.

Genişletilmiş bir toplantının tutanakları hazırlanırken katılımcıların isimleri belirtilmez ancak toplam sayıları bir rakamla gösterilir: “47 kişi mevcuttu (liste eklenmiştir).” Toplantı sekreterliğine iletilen ve tutanak ekleri arasında yer alan kayıt listelerine göre katılımcıların sayımı yapılır. Katılımcıların listelenmesinin ardından tutanakta görüşülecek konuların listesi hazırlanır. Katılımcı listesinden 2-3 satır aralıkla sol kenardan basılan “Gündem” yazısı ile başlar. Gündem, toplantıda tartışılan konuların bir listesini içerir ve tartışmaların sırasını ve konuşmacıların (raportörlerin) isimlerini kaydeder.

Sorular Arap rakamlarıyla numaralandırılmış ve önem sırasına göre düzenlenmiştir. Her gündem maddesi “Hakkında” veya “Hakkında” edatıyla formüle edilir ve “Ne hakkında?” sorusuna yanıt verir. Örneğin: "Tropinina M.L. finans departmanının kıdemli uzmanının sertifikasyonu hakkında." veya "6. kategorinin tamirci atölyesi tamircisi A.N.'ye atanması hakkında."

Bir toplantının gündemi genellikle önceden hazırlanır ve toplantıda değerlendirilebilecek ve tartışılabilecek en uygun sayıda konuyu içermelidir. Doğru hazırlanmış bir gündem, toplantıyı yetkin bir şekilde planlamanıza ve bu tür faaliyetlerden en yüksek verimi elde etmenize olanak tanır. Gündeme birkaç önemli konuyu dahil etmek (veya büyük miktar küçük) toplantının gecikmesine, katılımcıların zaman kaybına, alınan kararların kalitesinin düşmesine neden olur. Bu nedenle tartışılması uzun zaman alabilecek “Çeşitli” maddenin gündeme alınması önerilmez.

Protokolün ana bölümünün metni gündemin oluşturduğu konu sırasına göre derlenir ve gündemde yer alan madde sayısı kadar bölüm içerir. Her bölüm üç bölümden oluşur: Protokol testinde ana konuşmacının, katılımcıların konuşma kayıtlarını vurgulamak için bir paragraftan yazdırılan "DİNLENDİ", "KONUŞULDU", "Karar verildi" ("Karar verildi") konunun tartışılmasında ve toplantı kararını formüle eden uygulama kısmında. Aynı amaçla protokol metninde aday durumdaki paragraftan itibaren her bir konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri yeni bir satıra yazılır. Konuşmanın kaydı soyadından kısa çizgi ile ayrılır; formda üçüncü tekil şahıs olarak belirtilir; dolaylı konuşma. Konuşmacı veya konuşmacılara sorulan sorular, alınış sırasına göre tutanaklara girilir, her soru kırmızı çizgiyle yazdırılır. Soyadı belirtilmeyebilir.

Gündeme uygun olarak “DİNLENDİ” kelimesinin önüne numara konur.

“DİNLENDİ”, “KONUŞULDU”, “KARARLANDI” (“Karar verildi”) sözcükleri sol kenardan başlayarak büyük harflerle başlayıp iki nokta üst üste ile biter.

Toplantıda alınan kararlar tutanaklara “Karar verildi” (“Karar verildi”) kelimesinden sonra işlenir. Karar kolektif olarak alınır ve genellikle katılımcıların oy kullanması gerekir. Ancak yönetim uygulamasında oylama sonuçları genellikle tutanaklara yansıtılmaz. Böyle bir ihtiyaç ortaya çıkarsa veya oylama sonuçlarının zorunlu olduğu bir protokol hazırlanırsa (örneğin, sertifika (yeterlik) komisyonu toplantı tutanakları veya hissedarlar genel kurul toplantısı tutanakları), o zaman bunlar her nokta için ayrı ayrı belirtilir. Kararın. Örneğin, "Oybirliğiyle" veya "-14'e karşı, -1'e karşı, çekimser kaldı -3."

Protokol metinlerinde belgelendirme komisyonları Her çalışanın adaylığına ilişkin alınan kararlar kayıt altına alınmaktadır.

Karar bir veya daha fazla noktayı içerebilir. Önem sırasına göre düzenlenirler, her biri numaralandırılmıştır. Belirli ve açık bir dil kullanıldığında herhangi bir belgenin etkinliği önemli ölçüde artar. Protokolün bu kısmı, idari belgeler için benimsenen model kullanılarak formüle edilmiştir: ne yapılmalı, icracı (sorumlu), son tarih. Yürütücü olarak bir veya daha fazla yetkili veya yapısal birim gösterilebilir. Son teslim tarihi bir takvim tarihi veya işin tamamlanması için bir süre olarak belirtilebilir.

Görev 1

Belgelerle çalışmayı iyileştirmek ve güvenliklerini sağlamak için Isetsky Bölge Polis Departmanı yönetim kurulu başkanı, ofis çalışmalarına ilişkin talimatların yürürlüğe konulması emrini verdi. Talimatın 1 Ocak'ta yürürlüğe girmesi gerekiyor. Sekreter Samoilova N.I. Ofis Yönetim Talimatlarının çoğaltılması ve 1 Ocak'a kadar yapısal birimlere iletilmesi talimatı verildi. Emrin yerine getirilmesinin kontrolü, bölge polis departmanı personel dairesi başkanı I.S.

Belge- somut bir ortama kaydedilen, belirli bir şekilde derlenen, çeşitli ekonomik ve mali işlemleri, hukuki ilişkileri ve tüzel kişilerin ve bireylerin eylemlerini resmileştiren yönetimsel, organizasyonel, ekonomik ve hukuki nitelikte imzalanmış ve onaylanmış iş belgeleri.

Belge sistemi- işletmelerin ve kuruluşların belirli bir faaliyet alanında kullanılan birbiriyle ilişkili bir dizi belge.

Belgelerin sınıflandırılması– bu, bunların bir veya daha fazla karakteristik ve benzer göstergeye göre ayrı türlerde ve gruplarda (vakalar, klasörler) birleştirilmesidir.

Sınıflandırmanın yardımıyla yönetim personeli belirli bir konu hakkında bilgi alır ve çalışma sürecinde gerekli olan belgeyi hızlı bir şekilde bulma becerisine sahip olur.

Belgelerin sınıflandırılmasında kullanılan özellikler önemli olmalı ve belgelerin içerdiği bilgilerin niteliğini belirlemelidir. Bu özelliklere dayanarak, adlarının içeriklerine tam olarak uyması gereken gruplar adlandırılır.

Ofis işleri genellikle ikiye ayrılır genel (idari)İdari yönetim faaliyetlerinin dokümantasyonunu sistematik hale getirmek ve özel,Özel belgelerin sistemleştirilmesi (muhasebe, mühendislik, personel vb.)

Bununla birlikte, işletmenin özelliklerine bakılmaksızın, tüm belge çeşitlerinde aşağıdakiler ayırt edilebilir: belge grupları:

ORGANİZASYON VE YÖNETİM DOKÜMANTASYONU

1. Bilgi ve referans- genel bilgi niteliğindeki belgeler (kanunlar, notlar, resmi mektuplar, telgraflar, telefon mesajları vb.)

2. Organizasyonel ve düzenleyici– sözleşme, personel alımı, düzenlemeler, iş tanımı vesaire.

3. İdari– emirler, kararlar, talimatlar, talimatlar, protokoller.

4. Personel belgeleri– beyanlar, personel siparişleri, özlük dosyaları, özlük kartları, iş sözleşmeleri, çalışma kitapları.

5. Planlama ve raporlama belgeleri – çeşitli türler planlar, raporlar, analizler, incelemeler.

6. Düzenleyici belgeler devlet kurumları– işletmenin faaliyetlerinin çeşitli konularını düzenleyen belgeler (vergiler, ekoloji vb.)

7. Reklam Ticari faaliyetlerle ilgili belgeler.

8. Finans ve muhasebe belgeler - tahminler, yıllık raporlar vb.

9. Bankacılık bankaların çalışmalarıyla ilgili belgeler.

Nesnel (şirket profili) ve öznel (kuruluş başkanının veya iş ortaklarının gereksinimleri) faktörlere bağlı olarak, herhangi bir belge grubu baskın veya önemsiz olabilir.

Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması için fırsatlar yaratmak, bunların derlenmesi ve yürütülmesine ilişkin kurallar, bunlarla çalışma biçimleri ve yöntemleri geliştirmek amacıyla belgeler belirli kriterlere göre sınıflandırılmıştır.

Belgeler aşağıdaki kriterlere göre sınıflandırılır:

1.Üretim yöntemiyle(kayıt bilgileri) belgeleri aşağıdakilere ayrılır:

· yazılı(el yazısı ve basılı);

· teknik teknik düşünceyi yansıtan belgeler için genelleştirilmiş bir addır: tasarım, tasarım ve tahmin, teknolojik. Teknik belgelerin ana kısmı grafik teknikleri (çizimler) kullanılarak gerçekleştirilir, ancak bu çizimlere ilişkin açıklamalar da vardır;

· fono, ses, akustik belgeler- içeriği ses kaydı (ses dosyaları) aracılığıyla iletilen;

· film belgeleri- içeriği özel bir kayıt sistemi kullanılarak kaydedilen görsel belgeler

filmdeki ekipman ve hareket halindeki nesneleri ve olayları yansıtır;

· fotoğrafik belgeler- içeriği fotografik olarak aktarılan görsel belgeler;

· görsel-işitsel, video belgeleri hem görsel hem de işitsel bilgiler içerir.

2. İçeriğin değerine göre: bilimsel, tarihi, operasyonel vb.

3. Amaçlandığı gibi: olayları kaydetmek, bilgi aktarmak, temel görevleri gerçekleştirmek için.

4. Yaratılış aşamalarına göre:

· taslak(belgenin ön versiyonu);

· Belovik ( temiz kopya);

· orijinal veya orijinal(GOST gereklilikleri dikkate alınarak hazırlanan son versiyondaki belge);

· kopyala belge - orijinalin tam bir kopyası. Kopyalar faks veya ücretsiz olabilir. Faks kopyası, belgenin tüm ayrıntılarını içerir ve üretim özelliklerini (fotokopi, faks, fotokopi) yansıtır;

· tatil- kurumda kalan giden belgenin bir kopyası;

· kopyalamak- Aslının veya aslının kaybedilmesi durumunda verilen bir kopya, aslıyla aynı hukuki güce sahiptir;

· çıkarmak- resmi bir belgenin herhangi bir bölümünü çoğaltan, onaylı bir kopyası öngörülen şekilde;

· imza- yazarın eliyle yazılmış bir belge.

5. Raf ömrüne göre:

· belgeler kalıcı (süresiz) depolama, bilime ve tarihe ilgi duyan; planlar, raporlar, protokoller, kararlar, kararlar vb.

sahip olan belgeler uzun raf ömrü(10 yıldan fazla), - kişisel dosyalar, tıbbi geçmişler, teknik belgeler vb.;

· Geçici saklama süresi olan belgeler (10 yıla kadar).

6. Tanıtım derecesine göre: sıradan, gizli (sunta, CT, gizli vb. damgalı).

7. Yasal güçle: Orijinal (geçerli ve geçersiz), sahte.

8. Materyalin sunuluş yöntemine göre: yaklaşık, bireysel, tipik.

9. Faaliyet türüne göre: Bankacılık dokümantasyon sistemi, raporlama ve istatistiksel dokümantasyon sistemi, dış ticaret dokümantasyon sistemi, organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi vb.

10. Formda: tablo, metin, anket, şablon vb.

11. Kökene göre:

· kayıtlı veya kişisel (kimlik tespiti);

· resmi (kurumun temel faaliyetlerine ilişkin çalışmalarını yansıtan ve

personel).

12. Üretim zamanına göre: acil, acil olmayan.

13. İsme göre: sipariş, mektup, sertifika, kanun ve diğer belge türleri.

14. Zorluk derecesine göre: basit (bir soru dikkate alınır), karmaşık

(birkaç soru).

15. Derleme yerinde:

· dahili;

· harici (gelen ve giden olarak ayrılmıştır).

Tüm resmi belgeler açık bir sınıflandırmaya tabidir ve tek tip standartlara göre hazırlanır. Öncelikle ana belge türlerine bakmalısınız.

Belgelerin temel sınıflandırması

Bu sınıflandırma, ofis işlerinde ve ilgili uzmanları yetiştiren üniversitelerde en popüler olanıdır. Dolayısıyla, tüm belgeler aşağıdakilere göre gruplara ayrılır:

• bağlılık düzeyi;
• depolama süresi;
• yürütme tarihleri;
• sunum türleri;
• yasal gücünde;
• kaynaklar, köken;
• erişimin kısıtlanma derecesi (tanıtım);
• yaratılış yeri;
• içerik;
• isim, unvan;
• kullanım alanları;
• belge türleri.

Dokümantasyon türleri

Söz konusu sınıflandırmanın her bir maddesi için belge türlerini detaylı olarak inceleyelim.

Gerektiği gibi:

• direktif (zorla yürütme, kullanma);
• bilgilendirici (referans amaçlı veri ve bilgi içerir).

Depolama süresine göre:

• geçici (10 yıla kadar);
• uzun vadeli (10 yıldan fazla);
• kalıcı depolama.

Yürütme tarihine göre:

• acil (net bir yürütme tarihini belirtir);
• acil değil.

Sunum türüne göre belge türleri:

• birleşik (herhangi bir sistemin katı form standardına göre derlenmiş);
• örnek niteliğinde (örnekler; diğer belgeler bunlara benzetilerek oluşturulur);
• tipik (tipik, standart bir süreci, olguyu tanımlayan);
• şablon (önceden hazırlanmış bir yapıya sahip, metnin “omurgası”, örneğin bir anket);
• bireysel (bilginin serbest sunumu şekli).

Yasal gücün varlığına göre:

• orijinaller, orijinaller (belgelerin tek veya ilk kopyası);
• kopyalar (orijinaliyle yüzde yüz aynı, ancak yasal olarak bağlayıcı değil);
• bültenler (orijinal derlenirken doğrudan karbon kopya olarak hazırlanan bir kopya formu);
• onaylı kopyalar (kendilerine yasal güç kazandıran bir dizi ayrıntı içeren kopya biçimleri);
• alıntılar (nereden alındıkları hakkında mutlaka bilgi içeren, sorumlu kişinin vizesi ile onaylanmış belgelerden alıntılar);
• kopyalar (orijinalin imha edilmesi, kaybolması veya çalınması durumunda derlenen, eşit yasal güce sahip, orijinalin tekrarlanan biçimleri).

Kaynaklarına göre belge türleri:

• kişisel (belirli bir vatandaşın çıkarlarıyla ilgili);
• resmi, resmi (kuruluşun çıkarlarını etkiler, derleyicileri hem bireysel hem de tüzel kişiliktir).

Tanıtım derecesine göre:

• “çok gizli”, “özel önemde” (devlet sırlarını içeren);
• “gizli bilgiler” (erişim Rus mevzuatı ile sınırlıdır);
• "ticari sır"(açık erişim, veri sahibine zarar verir);
• “Yalnızca resmi kullanım” (yalnızca kuruluşun çalışanları için belge);
• açık erişim.

Oluşturulma yerine göre belge türleri:

• giden (kurum dışına yönlendirilen);
• gelenler (kuruma dışarıdan gelenler);
• dahili (yalnızca kurumun kendisinde kullanılır).

• birincil (orijinal bilgi);
• genelleme (çeşitli kaynaklardan gelen verilerden oluşan).

Kullanım alanına göre belge türleri:

• istatistikler, raporlar;
• emek belgeleri;
• bilimsel ve teknik alan;
• finans ve muhasebe;
• organizasyonel ve idari.

• karmaşık (birkaç sorunun analizi);
• basit (tek bir konuya adanmış).

Dokümantasyon türüne göre:

• el yazmaları;
• elektronik baskılı;
• grafik;
• fotoğraf, video formatı.

Kuruluş içindeki formlar ve belge türleri:

• bilgi ve referans yönelimi;
• idari;
• faaliyetler düzenlemek.

Evrak işleri

Belge hazırlama türleri aşağıdaki aşamalara ayrılır:

1. Proje.
2. Orijinal.
3. Kopyala.
4. Kopyalamak.
5. Çıkarmak.

Dokümantasyon, kendisine yasal güç sağlayan katı gereksinimlere göre hazırlanır. Bir dizi belge yalnızca elektronik biçimde, bir sayı - elle (makbuzlar, açıklayıcı notlar, vekaletnameler, beyanlar) düzenlenebilir.

Rusya Federasyonu'nda resmi belgelerin hazırlanması aşağıdaki kanunlarla düzenlenmektedir:

• GOST R 6.30-2003 “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."
• OK 011-93 “Yönetim Dokümantasyonunun Tüm Rusya Sınıflandırıcısı” (OKUD).

Yasal belgeler

Yasal veya yasal belgeler, mutlaka yasal bilgileri içeren belgelerdir.

Bir dizi özellik içerir:

• sosyal ilişkilerin düzenlenmesi;
• basılı/elektronik form;
• tüm belge biçimlendirme kurallarına uygunluk hukuk teknolojisi ;
• bağlayıcı doğa;
• yetkili kişiler tarafından derlenen;
• yasal faaliyet sürecinde oluşturulan;
• içtihat açısından önemli veriler;
• oluşturma ve yayınlamanın temeli: Rusya Federasyonu mevzuatı, vatandaşların ve tüzel kişilerin iradesinin ifadesi.

Yasal belge türleri:

1. Gerçekleri ve kanıtları kaydetmek.
2. Yasal gerçeklerin kaydedilmesi.
3. Bireysel çözümlerin içeriği.
4. Yasal düzenlemeler.

Yasal belge türleri

Sınıflandırmayı ayrıntılı olarak inceleyelim:

1. Gerçekleri ve kanıtları kaydetmek. Hukuki öneme sahip olan ancak özünde hiçbir şekilde yasal olmayan herhangi bir olgunun gerekçelendirilmesi. Örneğin, usule ilişkin belgeler.

2. Sabitleme yasal gerçekler. Aşağıdaki belge türlerine ayrılan en çok sayıda kategori:

• Yasal statüleri belirleyen gerçeklerin kaydedilmesi (kimlik kartları, pasaportlar, doğum belgeleri, evlilik belgeleri vb.);
• yasal rejimi tanımlayan gerçeklerin kaydedilmesi (bir konut binasının inşası veya tarımsal ihtiyaçlar için arazi kullanımı);
• irade beyanına ilişkin gerçeklerin kaydedilmesi (vekaletname, işlem, sözleşme vb.)

3. Belgeler bireysel çözümler, sonuçları gerektiren, doğası gereği buyurucu ve bağlayıcı. Hak ve/veya yükümlülüklerin ortaya çıkışı, değişmesi, sona ermesi: Yöneticilerin emirleri, sorumluların kararları, mahkeme kararları vb.

4. Yasal normatif belgeler şu ya da bu şekilde yasal normları içerir. Hukuk kurallarını kurar, değiştirir veya tamamen sona erdirirler. Bunlar yalnızca yetkili makamlar tarafından oluşturulur ve bağlayıcıdır.

Düzenleyici belgeler

Ana türler düzenleyici belgeler Rusya Federasyonu'nda:

• GOST R - ulusal devlet standardı;
• OST - belirli bir endüstrinin standardı;
• STP bu işletmenin standardıdır;
• STO - bilimsel ve teknik dernek ve toplulukların standartları;
• PR - belirli kurallar;
• R - öneriler;
• TU - teknik üretim koşulları.

Düzenleyici belge türleri

Düzenleyici belge türleri, açıklama:

1. GOST R, Rusya'nın devlet standardıdır. Belirli bir ürün türü için zorunlu güvenlik gereksinimlerinin yanı sıra üretim kontrol yöntemleri, depolama koşulları, taşıma, paketleme ve imha işlemlerini belirler.
2. OST - her üretim, iş ve hizmet sektörü için uygulamaya konulan endüstri kalite standartları. Bugün 22 binden fazlası var.
3. STP - kurumsal standartlar; doğrudan kendisi tarafından geliştirildi.
4. STO - eylem yeni türdeki ürünleri, hizmetleri, metodolojileri, teknolojileri - yenilikçi olan her şeyi - kapsar.
5. Halkla İlişkiler - kuralları belirleyen zorunlu prosedürler, faaliyetleri gerçekleştirme metodolojisi.
6. R - herhangi bir işin yürütülmesi için gönüllü öneriler.
7. TU - teknik koşullar; standarda benzer, ancak onu geliştirmenin anlamsız olduğu durumlarda, örneğin tek seferlik üretimde kullanılır. Belgenin içeriği GOST ile çelişmemelidir.

Belge türü "Pasaport"

Bir vatandaşın kimliğini kanıtlayan her türlü belgeyi ele alalım:

1. Rusya Federasyonu pasaportu.
2. Rusya Federasyonu vatandaşının yabancı pasaportu.
3. Denizci pasaportu.
4. Askeri Kimlik yedek subaylar.
5. Mülteci sertifikası.
6. Bir göçmenin mülteci statüsü verilmesi talebini kaydeden belge.
7. Yerleşik kart.
8. Yabancı pasaport.
9. Askeri kimlik.
10. Memurun kimlik kartı.
11. Doğum belgesi.
12. Cezaevinden çıkan bir belge kaydı.
13. Bir Rus vatandaşı için diplomatik pasaport.

Belgelerin sınıflandırılması, tüm dallanmış çeşitliliğinin, herhangi bir faaliyetle ilgili olan, açıkça yapılandırılmış gruplar halinde birleştirilmesine yöneliktir. Sistem, belgeleme uzmanlarına, avukatlara, finansörlere ve ayrıca durumları evraklarla çalışmaya yol açan tüm vatandaşlara yardımcı oluyor.

Ana sınıflandırma özellikleri Tablo 33'te özetlenmiştir.

. Tablo 33. Bilgi bileşenine göre belge sınıflandırmasının temel özellikleri

Daha ayrıntılı olarak bakalım:

1. Belgelerin sembolik bilgi kaydetme araçlarının niteliğine göre sınıflandırılması

Bu temelde metin, ikonik, ideografik, işitsel, matris, dijital ve karmaşık belgeler ayırt edilir.

2. Kayıt bilgilerinin ölçümüne göre belgelerin sınıflandırılması

Bu özelliğe göre bir, iki ve üç boyutlu belgeler (delikli bant, resmi mektup, küre) birbirinden ayrılır.

3. Bilginin algılanmasıyla ilgisine göre belgelerin sınıflandırılması

Buna dayanarak, insanlar tarafından okunan belgeler ile teknik araçlarla (ses kayıt cihazı, televizyon, elektronik bilgisayarlar, cep telefonları vb.) okunan belgeler arasında bir ayrım yapılır.

4. Bilgi algılama kanalına göre belgelerin sınıflandırılması

5. Bilgi yayılma derecesine göre belgelerin sınıflandırılması

Bilginin yayılma derecesine göre belgeler şu şekilde ayrılır: yayınlanmış, yayınlanmamış, yayınlanmamış ve elektronik

6. Belgelerin işlem süresi düzeyine göre sınıflandırılması

Bu sınıflandırma, dünyada ortaya çıktıkları zamana göre birincil ve ikincil belgeler arasında ayrım yapar.

7. Belgelerin içeriğe göre sınıflandırılması

A. Tithe sınıflandırması. Melville. Dewey

(DDC, Dewey Ondalık Sınıflandırması, DDC)

1876'da Amerikalı bir kütüphaneci tarafından geliştirilen evrensel bir sınıflandırma sistemi. M. Dewey (1851 - 1931). Kitapların halk kütüphanelerine sistematik olarak yerleştirilmesi için tasarlanmıştır. AMERİKA. İlk baskılarda x yalnızca belgeleri listelemeyi amaçlıyordu, ancak en başından beri gizli tiplendirme öğeleri içeriyordu. Daha sonra tipik dağılımlar bağımsız yardımcı tablolara ayrıldı ve sistem yeni karakterli kombinasyonlar elde etti.

Sistem ana tablolardan (Çizelge) ve yardımcı tablolardan (Tablolar) oluşur. Bileşenler tam sürüm ayrıca Göreceli Dizin (kelimenin tam anlamıyla: "dizin aile ilişkileri") - Tablolar hakkında eksiksiz bir metodolojik yorum sunan APU ve Kılavuz (Kerstvo) (özel bir sistemleştirme yöntemi).

DDC, 135 ülkede kullanılan dünya çapında bir sınıflandırma sistemidir. Memleketinde, içinde. AMERİKA,. DKD'ler halk ve okul kütüphanelerinin %95'i, toplam kolej ve üniversite kütüphanelerinin %25'i ve özel kütüphanelerin %20'si tarafından kullanılmaktadır. DKD 30 dile çevrildi.

1. baskı. DKD-1876 (44 a), 2. - 1885 (314 s). Yaşam boyunca. M. Dewey 12 baskı yayınladı. 1896'da M. Dewey, yayın ve geliştirme haklarını devrettiği Forest Press Foundation'ı kurdu. DKD. Benzer haklar Avrupa'ya da devredildi. Uluslararası Bibliyografik Enstitüsü).

1980 yılında OCLC (Çevrimiçi Bilgisayar Kütüphanesi Merkezi, Ohio) Forest Press'i satın aldı ve başlıkları yayınlayan OCLC Forest Press'i kurdu. DKD 20. basım. DKD tamamen bilgisayar kullanılarak hazırlandı. Erno teknolojisi. 1993 yılında, optik disk (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20" piyasaya sürüldü, 1996'da - optik Windows diski DC 2k Windows DC 21.

Tüm yayın aboneleri. DDC'ler ücretsiz olarak eksiksiz bir eklemeler, sürümler ve düzeltmeler seti alır - "Dewey Ondalık Sınıflandırması, İlaveler, Notlar ve Kararlar (DC)

B. Evrensel ondalık sınıflandırma

(UDYU. UDC, “Ondalık Sınıflandırması”nı temel alan hiyerarşik birleştirilmiş bir sistemdir ve üç bölümden oluşur - ana tablolar, tanımlayıcı tablolar ve Ena tarafından 1895-1905 s.'de Brüksel'deki Uluslararası Bibliyografi Enstitüsü'nde geliştirilen alfabetik konu dizini. Belçikalı bilim adamları Potli ve A. Lafontaine'in liderliğinde.

1956'da. SSCB yaratıldı. Tüm Birlik Bilimsel ve Teknik Bilgi Enstitüsü üye olur. Uluslararası Dokümantasyon Federasyonu, standart tabloları alır. UDC. Uzmanlar masalarla tanışır. UDC, buna uygun olarak iyileştirilmesinde. Tüzük. Dünyanın birçok üye ülkesi UDC'ye katılabilir. Uluslararası Federasyon. Dört ay içinde herhangi bir yorum veya itiraz alınmazsa proje otomatik olarak kabul edildi ve bir sonraki “UDC Uzantıları ve düzeltmeleri” (1950'den beri yayınlanan UDC'ye eklemeler ve düzeltmeler) sayısına dahil edildi.

1970'lerin başında ülkede bilimsel ve teknik bilgi (STI) organlarından oluşan bir ağ kuruldu. Tavsiyelere göre. Tüm Rusya işçi toplantısı. NTI. Tavsiye. Bakanlar. SSCB 14 Mayıs 1962'yi yayınladı. Karar (No. 445) “Ülkedeki bilimsel ve teknik bilginin organizasyonunu iyileştirmeye yönelik tedbirler hakkında”, paragraf 5'te şöyle denmektedir: “1963'ten beri bilimsel ve teknik yayınevlerinde, bilimsel ve teknik dergilerin yazı işleri ofislerinde, bilimsel ve teknik bilgi kuruluşları, bilimsel-teknik kütüphaneler, tüm yayınların evrensel ondalık sisteme göre zorunlu olarak sınıflandırılmasını sağlar.

Uygulama sınırları. UDC'ler, endüstri kısıtlamaları olmaksızın tıp ve tarım kütüphanelerini ve tüm bilgi kuruluşları ağını kapsayacak şekilde genişletildi

1963-1966'da kütüphanelerin ve organların merkezi çabalarıyla. NTI ilk baskıyı gerçekleştirdi. Rusça UDC. Çevirinin birçok yerde yetersiz olduğu, farklı yalan makinesinde yayınlanan bireysel konular ve çok sayıda boşluk olduğu görülüyor. Sektör tablolarının yayınlanmasına karar verildi. UDC (19644'ten beri yayınlanmaktadır).

1966 yılında standartlar yayınevi olan Standartlar Komitesi yeniden düzenlendi. Tüm Birlik Bilimsel ve Teknik Bilgi Enstitüsü (standartlaştırma), sınıflandırma ve kodlama, tabloların ikinci baskısının hazırlanmasıyla görevlendirildi. Rusça UDC. Yayın 1969-1970 yıllarında yetkili sayıyla yayımlanmıştır. Uluslararası Federasyon No. 447, 6 cilt, 9 kitap.

Üçüncü baskısı 1982-1987'de yayımlandı. UDC Rusça (No. 572) 11 kitabın 7 sayısında. Aynı zamanda eklemeler ve ilaveler içeren sayfalar içeren “Yeni Sayı UDC”nin devam eden sayıları yayınlanmaktadır. 1969'da bir yayın yayımlandı. Tek ciltte UDC Tek ciltte K.

1997'den beri. Tabloları tercüme etme, yayınlama ve dağıtma hakkını alan Bilimsel ve Teknik Merkez "Rektör". UDC v. Rusya ve. CIS, standardın tam çevirisini sağlar. Rusça UDC. Yeni tablolar "Evrensel sınıflandırma. Dünyanın dördüncü tam baskısı" başlığı altında yayınlanıyor.

2000 yılı sonuna kadar 3 cilt yayınlandı, toplam 10 cilt olması bekleniyor, iki cilt daha alfabetik konu dizini yayınlanacak

B. Kütüphane ve bibliyografik sınıflandırma (LBC)

Temel. LBC, ana tablolardan, standart bölüm tablolarından ve alfabetik konu dizininden oluşan hiyerarşik birleştirilmiş kütüphane ve bibliyografik sınıflandırma sistemine dayanmaktadır. LBC (genel standart bölümler, iki tablodaki bölgesel standart bölümler - doğa bilimleri ve sosyo-ekonomik ve beşeri bilimler için, özel standart bölümler vb.)

İlk baskı. BBK yerinde. SSCB için bilimsel kütüphaneler(1960-1968) 25 sayısında net bir yapıya sahipti. Bilgi evreni üç komplekse bölünmüştü: doğa bilimleri -. B/. E (3-6. Sayılar), adni ilmine bir örnek -. VE /. R (7-13. sayılar), kamu ve beşeri bilimler- 3/. Yu (14-233. sayılar).

Ana dağıtımların listesi bölümle başladı. A. Marksizm-Leninizm (1. sayı), bir bölümle sona erdi. Ya. Evrensel içerikli edebiyat (sayı 25). Böylece ana tasnif tabloları, sayıyla başlayan yayının 23 3 sayısını kapladı. I. Giriş ve sürüm 25 ile sona erdi. Tipik dağıtımlar. Uygulamalı Bilimler:. VE /. Hakkında. Teknik. Teknik Bilimler (7-11. sayılar). P. Tarım ve ormancılık. Kırsal spodarsky ve ormancılık bilimleri (sayı 12) ve. R. Güvenlik. Tıp (sayı 13k 13).

Beşeri bilimler 19. sayıyla başladı. Kültür. Bilim. Eğitim. Üç konu, ilgili endüstri kompleksleri tarafından yönetiliyordu: konu. S. E. Genel olarak doğa bilimleri, sayı 7, bölüm 1. J. Technology. Genel olarak teknik bilimler ve sayı 14, bölüm 1. C. Genel olarak sosyal bilimler. Sistemin genel planının 16. F. Politika'nın yayınlanmasını üstlenmesine rağmen. Siyasi partiler ve kalkınma grubundaki anlaşmazlıklar siyaset bilimi tablolarının tamamının yayınlanmasına izin vermedi. İlk baskının 16. sayısı. BBK seçildi. F5 / 6. Siyasi partiler. Sosyo-politik kuruluşlarörgütler.

Bir bütün olarak bilimde, o zamanlar sosyolojinin, genetiğin ve diğer birçok bilimin meşruiyeti sorunu çözülmemişti. Yaratıcılara. LBC, birçok "tanınmayan" veya şu veya bu nedenle yasaklanmış bilimler, disiplinler ve sorunlar için tablo yapısındaki mantıksal yerlerinde (örneğin sosyoloji için - 35) yedek endeksler bırakmayı başardı.

D. Edebiyatın birleşik sınıflandırması

Temel tablolardan ve alfabetik bir konu dizininden oluşur ve bibliyografik yayınlarda basılı eserlerin sistemleştirilmesi ve katalog dosyalarının abonelik serilerine göre derlenmesi için tasarlanmıştır. N. Kitap odalarının basın istatistikleri departmanları tarafından kitapları içeriğe göre sistemleştirirken kullanılan özel tablolar esas alınarak derlenmektedir.

Belirli belge türleri için de sınıflandırmalar vardır; örneğin sınıflandırıcı devlet standartları,. Buluşların uluslararası sınıflandırılması vb.

Her durumda, anlamlı sınıflandırmalarda türlere bölünme anlamsal bir göstergeye göre gerçekleşir; içeriğe göre (bilgi dalları, konular, sunum konuları, ele alınan konular, türler, türler ve eserler vb.).

8. Belgelerin niteliğine göre sınıflandırılması sosyal bilgiler

Belgede yer alan sosyal bilgilerin niteliğine göre şu türler ayırt edilir: kitlesel, özel ve kişisel

Ayrıca belgelerin bir kısmı bireyin, toplumun ve devletin yaşamının düzenlenmesi alanıyla ilgilidir (resmi kökenli belgeler)

İkincisi - toplumun manevi yaşamını yansıtır (kişisel yaşamda ve yaratıcılıkta ortaya çıkan belgeler - edebi eserler, anılar, mektuplar, günlükler, defterler vb.)

Belgelerin bilgi bileşenine göre özet sınıflandırması diyagram 32'de sunulmaktadır.