В классификации документов по типу содержания фигурируют. Понятие документ. Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков - Реферат. Классификация документов по функциям управления

ЧПОУ ТО СПО «ТЮМЕНСКИЙ

КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА»

Контрольная работа № ______________ вариант __________

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Фамилия ______________________ Имя _________________

Отчество ______________________ Шифр _______________

Год рождения __________ Образование __________________

Место работы ________________________________________

Занимаемая должность ________________________________

Домашний адрес _____________________________________

____________________________________________________

Контрольная работа поступила на заочное отделение, № ___

«___» ___________________ 20 ___ г.

Методист ___________________________________________

Заполняется преподователем

Работа поступила в колледж «___» _____________ 20 __ г.

Дата рецензии _____________________________________

Оценка ___________________________________________

Фамилия преподавателя ____________________________

1. Классификация документов по различным признакам;

2. Протоколы: их виды, составление, оформление;

3. Задание 1;

4. Задание 2;

5. Литература.

Классификация документов по различным признакам.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Протоколы: их виды, составление, оформление.

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход заседания постоянно действующего коллегиального органа (совет директоров, ученый совет) или временного коллегиального органа (совет, комиссия, конференция), а также принятые решения. Составляется секретарем коллегиального органа в течении 5 дней после проведения заседания. Протоколы бывают :

· Краткий (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения. Составляется когда заседание записывается на пленку);

· Стенографический (полная запись всего заседания - дословно);

· Полный (включает все информ. Краткого протокола и ход обсужд. Вопроса)

Составление протокола:

· наименование организации, ПРОТОКОЛ, дата проведения заседания, регистрационный номер, место составления, заголовок текста (Протокол чего?), Текст:

· вводная часть (должность, фамилия председателя, фамилия секретаря, состав присутствующих, приглашенные, повестка дня – перечень вопросов которые обсуждались)

· основная часть (вопросы, которые обсуждались на повестке дня по разделам – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)

Протокол подписывают председатель и секретарь. Может быть гриф утверждения также (например, протоколы заседания совещательных органов подлежат утверждению руководством организации). Может быть выписка из протокола (копия его части по какому-либо вопросу). Выписка заверяется секретарем.

Оформление протокола:

Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г.Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части.В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

С новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников совещания, членов коллегиального органа, комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. В тех случаях, когда на заседаниях присутствуют должностные лица из сторонних организаций в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество: “Присутствовали 47 человек (список прилагается)”. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”, которые печатают от границы левого поля, отступив 2–3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости. Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом “О” или “Об” и отвечает на вопрос “О чем?” Например: “Об аттестации старшего специалиста финансового отдела Тропининой М.Л.” или “О присвоении 6 разряда слесарю механического цеха Свиридову А.Н.”

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”), которые печатаются с абзаца, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”) печатают от границы левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.

Решение может содержать один или несколько пунктов. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Действенность любого документа значительно возрастает при использовании конкретных и четких формулировок. Эта часть протокола формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель (ответственный), срок. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Задание 1

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности председатель правления Исетского райпо издал распоряжение о введении в действие инструкции по делопроизводству. Инструкция должна быть введена в действие с 1 января. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передача в структурные подразделения до 1 января. Контроль исполнения распоряжения возложен на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций.

Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям.

С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы.

Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию.

Делопроизводство принято разделять на общее (административное) , систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.)

Однако, при всем многообразии документов, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие группы документов :

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1. Информационно-справочные - документы общего информационного характера (акты, служебные записки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и т.п.)

2. Организационно-регламентирующие – устав, штатное расписание, положение, должностная инструкция и т.д.

3. Распорядительные – приказы, решения, указания, распоряжения, протоколы.

4. Документация по личному составу – заявления, приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, трудовые контракты, трудовые книжки.

5. Планово-отчетные документы – различные виды планов, отчетов, анализы, обзоры.

6. Нормативные документы государственных органов – документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, экология и т.д.)

7. Коммерческие документы – относящиеся к предпринимательской деятельности.

8. Финансово-бухгалтерские документы – сметы, годовые отчеты, и т.д.

9. Банковские документы – связанные с работой банков.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя организации или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют­ся на:

· письменные (рукописные и печатные);

· технические - это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Ос­новная часть технических документов выполняется графическими приема­ми (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

· фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);

· кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной

аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

· фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых пере­дано фотографическим способом;

· аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

2. По ценности содержания : научные, исторические, оперативные и т. д.

3. По назначению : для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания :

· черновик (предварительная редакция документа);

· беловик (чистовик);

· подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);

· копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизи­ты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

· отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

· дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори­гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

· выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

· автограф - документ, написанный рукой автора.

5. По срокам хранения:

· документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.

· документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - лич­ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

· документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет).

6. По степени гласности : обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден­циально и др.).

7. По юридической силе : подлинные (действительные и недействительные), под­ложные.

8. По способу изложения материала : примерные, индивидуальные, типовые.

9. По роду деятельности : система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.

10. По форме : табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

11. По происхождению :

· именные, или личные (удостоверяющие личность);

· служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по

личному составу).

12. По срокам изготовления : срочные, несрочные.

13. По наименованию : приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

14. По степени сложности : простые (рассматривается один вопрос), сложные

(несколько вопросов).

15. По месту составления :

· внутренние;

· внешние (де­лятся на входящие и исходящие).

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

• уровню обязательности;
• времени хранения;
• датам исполнения;
• разновидности изложения;
• по свой юридической силе;
• источникам, происхождению;
• степени ограничения доступа (гласности);
• месту создания;
• содержанию;
• названию, наименованию;
• области использования;
• разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

• директивные (принуждают к исполнению, использованию);
• информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

• временные (до 10 лет);
• долговременные (более 10 лет);
• постоянного хранения.

По дате исполнения:

• срочные (с указанием четкой даты исполнения);
• несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

• унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
• примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
• типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
• трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
• индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

• оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
• копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
• отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
• заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
• выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
• дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

• личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
• служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

• "совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
• "конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
• "коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
• "только служебное пользование" (документ только для работников организации);
• открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

• исходящие (направляются за пределы учреждения);
• входящие (приходят в учреждение извне);
• внутренние (используются только в самом учреждении).

• первичные (оригинальная информация);
• обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

• статистика, отчеты;
• документация по труду;
• научно-техническая сфера;
• финансы и бухгалтерия;
• организационно-распорядительная.

• сложные (разбор нескольких вопросов);
• простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

• рукописи;
• электронные печатные;
• графические;
• фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

• информационно-справочной направленности;
• распорядительные;
• организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

1. Проект.
2. Оригинал.
3. Копия.
4. Дубликат.
5. Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

• регуляция общественных отношений;
• печатная/электронная форма;
• соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике ;
• обязывающий характер;
• составляется компетентными лицами;
• создается в процессе юридической деятельности;
• данные, значимые для юриспруденции;
• основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

1. Фиксация фактов-доказательств.
2. Фиксация юридических фактов.
3. Содержание индивидуальных решений.
4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

• фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
• фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
• фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
• ОСТ - стандарт определенной отрасли;
• СТП - стандарт данного предприятия;
• СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР - определенные правила;
• Р - рекомендации;
• ТУ - технические условия производства.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

1. ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
2. ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
3. СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
4. СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
5. ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
6. Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
7. ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

1. Паспорт РФ.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
3. Паспорт моряка.
4. Военный билет офицеров в запасе.
5. Удостоверение беженца.
6. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
7. Вид на жительство.
8. Иностранный паспорт.
9. Билет военнослужащего.
10. Офицерское удостоверение личности.
11. Свидетельство о рождении.
12. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
13. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Основные признаки классификации сведены в таблицу 33

. Таблица 33. Основные признаки классификации документов по информационной составляющей

Рассмотрим ее более подробно:

1. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

По этому признаку различают текстовые, иконические, идеографические, звуковые, матричные, цифровые и комплексные документы

2. Классификация документов по измерением записи информации

По этому признаку различают одно -, двух - и трехмерные документы (перфолента, служебное письмо, глобус)

3. Классификация документов по призначенистю для восприятия информации

По этому признаку различают документы, читаемые человеком, и те, которые читаются с помощью технических средств (с помощью магнитофона, телевизора, электронно-вычислительной техники, сотовой т проч.

4. Классификация документов по каналу восприятия информации

5. Классификация документов по степени распространенности информации

По степени распространенности информации документы делятся на: опубликованные, неопубликованные, непубликовани и электронные

6. Классификация документов по уровню обработки время

В данной классификации выделяют первичные и вторичные документы по времени появления в мире

7. Классификация документов по содержанию

А. Десятинная классификация. Мелвилла. Дьюи

(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC)

Универсальная классификационная система, разработанная в 1876 г. американским библиотекарем. М. Дьюи (1851 - 1931рр). Предназначалась для систематического размещения книг в публичных библиотеках. США. В первых изданиях х имела целью лишь перечисление документов, однако с самого начала содержала элементы скрытой типизации. Впоследствии типичные распределения выделились в самостоятельные вспомогательные таблицы и система приобрела комбинации йний харакрактер.

Состоит система из основных таблиц (Schedule) и вспомогательных таблиц (Tables). Составными частями полного издания также Relative Index (дословно:"указатель семейных отношений") -. АПУ и Manual (Кер ство), в котором представлен полный методический комментарий к таблицам (частная методика систематизацииематизації).

ДКД - распространенная в мире классификационная система, применяется в 135 странах. На своей родине, в. США,. ДКД используют 95% публичных и школьных библиотек, 25% от общего числа библиотек колледжей и университетов, 20% специальных библиотек. ДКД переведена на 30 языков мирту.

1-е издание. ДКД-1876 (44 а), 2-е - 1885 г (314 с). При жизни. М. Дьюи было опубликовано 12 изданий. В 1896. М. Дьюи создал Forest Press Foundation, которому передал права издания и развития. ДКД. Европе аналогичные права были переданы. Международному библиографическом институтатитуту).

В 1980 г. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) приобрел Forest Press и создал издательство OCLC Forest Press, выпускающего издания. ДКД 20-е издание. ДКД подготовлено полностью с помощью компьютер. Эрно техники. В 1993 г. вышел в свет оптический диск (CD-ROM)"Electronic Dewey DDC 20", в 1996 p - оптический диск Windows DC 2к Windows DC 21.

Все подписчики изданий. ДКД бесплатно получают полный комплект дополнений, выпускаемых и исправлений -"Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC

Б. Универсальная десятичная классификация

(УДЮ. УДК представляет собой иерархическую комбинированную систему на основе"Десятинной классификации"и состоит из трех частей - основных таблиц, определяющих таблиц и буквенно-предметного указателя разработают ена в 1895-1905 pp в. Международном библиографическом институте в. Брюсселе под руководством бельгийских ученых потли и. АЛафонтента. А.Лафонтена.

В 1956 г. в. СССР был создан. Всесоюзный институт научной и технической информации, становится членом. Международной федерации по документации, получает эталон таблиц. УДК. Специалисты знакомятся с таблицами. УДК, в совершенствовании которых в соответствии с. Правилами. УДК могут участвовать многие страны мира - члены. Международной федерации. Если замечаний или возражений не поступало в течение четырех месяцев, проект ав тически принимался и входил в очередной выпуск"Extensions and corrections to the UDC"(Дополнения и исправления к. УДК, публикуются с 1950 года з 1950 року).

В начале с70-х годов XX века в стране формируется сеть органов научно-технической информации (НТИ). Согласно рекомендациям. Всероссийского совещания работников. НТИ,. Совет. Министров. СССР 14 мая 1962 издает. Постановление (№ 445)"О мерах по улучшению организации научно-технической информации в стране", в п5 которого говорится:"Ввести с 1963 года в научно-технических издательствах, редакциях науч о технических журналов, в организациях научно-технической информации, научно-технических библиотеках обязательную классификацию всех публикаций по универсальной десятичной системедесятковій системі".

Границы применения. УДК были расширены за счет медицинских и сельскохозяйственных библиотек и всей сети органов информации без ограничений по отраслевому признаку

В 1963-1966 гг централизованными усилиями библиотек и органов. НТИ осуществляется первое издание. УДК на русском языке. Перевод проявляется в ряде мест неадекватным, отдельные выпуски выданные в разной полигр рафичному исполнении с многочисленными пробелами. Принимается решение публиковать отраслевые таблицы. УДК (выходят в свет с 19644р.).

В 1966 г.. Комитета стандартов, издательству стандартов и снова организованном. Всесоюзном института научно-технической информации (по стандартизации), классификации и кодированию поручена подготовка второго в издание таблиц. УДК на русском языке. Издание выпущено в 1969-1970гг с авторизованным номером. Международной федерации № 447 в 6-ти томах 9-ти книгагах.

В 1982-1987гг публикуется третье издание. УДК на русском языке (№ 572) в 7-ми вып 11-ти книгах. Одновременно выходят в свет продолжающиеся выпуски"Новое в. УДК", содержащие страницы с дополнениями и ис еннямы. В 1969 г. выпущено издание. УДК в одном томК в одному томі.

С 1997. НТЦ"Ректор", получивший право перевода, издания и распространения таблиц. УДК в. России и. СНГ, выдает полный перевод эталона. УДК на русском языке. Новые таблицы публикуются под названием"Универсальная где есятинна классификация. Четвертое полное изданиерте повне видання".

К концу 2000 г вышло в свет 3 тома, всего предполагается 10 томов, в двух дополнительных томах будет опубликован алфавитно-предметный указатель

В. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

В основу. ББК положена иерархическая комбинированная система библиотечно-библиографической классификации, состоящей из основных таблиц, таблиц типовых делений и алфавитно-предметного указателя. ББК (общее ьни типовые деления, территориальные типовые деления в двух таблицах - для естественных наук и для социально-экономических и гуманитарных наук, специальные типовые деления т.д..

Первое издание. ББК на территории. СССР для научных библиотек (1960-1968 гг) в 25 выпусках имело четкую структуру. Универсум знаний был разделен на три комплекса: естественные науки -. Б /. Е (выпуски 3-6), примером адни науки -. Ж /. Р (выпуски 7-13), общественные и гуманитарные науки - 3 /. Ю (выпуски 14-233).

Перечень основных распределений начинался разделом. А. Марксизм-ленинизм (выпуск 1), завершался разделом. Я. Литература универсального содержания (выпуск 25). Таким образом, основные таблицы классификации занимали 23 3 выпуска издания, начинался выпуском. И. Ввод и заканчивался выпуском 25. Типичные распределения. Прикладные науки:. Ж /. Об. Техника. Технические науки (выпуски 7-11),. П. Сельское и лесное хозяйство. Сельского сподарського и лесохозяйственные науки (выпуск 12) и. Р. Охрана. Медицина (выпуск 13к 13).

Гуманитарные науки начинались с выпуска 19. Ч. Культура. Наука. Образование. Три выпуска возглавляли соответствующие отраслевые комплексы: выпуск. С. Е. Естественные науки в целом, выпуск 7, часть 1. Ж. Техника. Технические наук ки в целом и выпуск 14, часть 1. С. Общественные науки в целом. Несмотря на то, что общий план системы предполагал выпуск 16. Ф. Политика. Политические партии, разногласия в группе разработчиков не позволила и выпустить в свет таблицы по политическим наукам в полном объеме. Выпуск 16 первого издания. ББК был назван. Ф5 / 6. Политические партии. Общественно-политические организацииорганізації.

В науке в целом не было в то время решен вопрос о правомерности социологии, генетики и многих других наук. Создателям. ББК удалось оставить в структуре таблиц резервные индексы на своем логическом м месте (например, для социологии - 35) для многих"непризнанных"или запрещенных по тем или иным соображениям наук, дисциплин и проблен і проблем.

Г. Единая классификация литературы

Состоит из основных таблиц и алфавитно-предметного указателя и предназначена для систематизации произведений печати в изданиях библиографии и для комплектования каталожных картотек по подписными сериями. Н. На ее основе составляются специальные таблицы, используемые отделами статистики печати книжных палат при систематизации книг за содержанием.

Существуют также классификации для отдельных видов документов, например, классификатор государственных стандартов,. Международная классификация изобретений и т.д.

В любом случае в содержательных классификациях деление на виды происходит по семантическому показателем, т.е. по содержанию (отраслям знаний, темам, предметом изложения, освещенным проблемам, родами, жанрами и произведений и т.д..

8. Классификация документов по характеру социальной информации

По характеру социальной информации, содержащейся в документе, различают следующие их виды: массовые, специальные и личные

При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества и государства (документация официального происхождения)

Вторая - отражает духовную жизнь общества (документы, возникающие в личной жизни и творчества - литературные произведения, мемуары, письма, дневники, записные книжки и т.п.)

Сводная классификация документов по информационной составляющей представлена??на схеме 32