30 вересня 2013 р 17:36

«Треба бігти з усіх ніг, щоб тільки залишатися на місці,
а щоб кудись потрапити, треба бігти як мінімум удвічі швидше! ».
Л.Керрол.

Для того, щоб зберегти лідируючі позиції на ринку, компанії змушені змагатися не стільки з конкурентами, скільки з самими собою. Існування в старих рамках і опір сучасним технологіям, що приходять на допомогу компаніям, зацікавленим у максимальному отриманні прибутку, в справжніх реаліях смерті подібно.

В рамках даної статті ми не будемо торкатися всі сфери життя організації і всі можливі способи їх оптимізувати, ми зупинимося більш детально на автоматизації процесу роботи з інформацією. Технології, які використовуються для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації, об'єднуються під єдиним терміном ECM (EnterpriseContentManagement).

З одного боку, в основі будь-якої ECM-системи лежить управління документами. У поняття документ ми вкладаємо ширше поняття, ніж просто паперовий документ, - це контент, який має цінність для бізнесу. ECM-система орієнтована на управління всім життєвим циклом документа, з моменту створення до передачі на зберігання. Що ж відбувається з документами і як змінюються принципи роботи з ними в результаті впровадження ECM, розглянемо нижче.

З іншого боку, завдання ECM-системи - створення середовища для накопичення досвіду і протікання бізнес-процесів, створення необхідних умов для організації підприємства, набагато менш залежного від окремих людей, їх умінь і знань. І це вже завдання управління взаємодією. ECM-система може стати на підприємстві основним інтеграційним ланкою інформаційних систем різних типів. Це тема окремої розмови.

Процес роботи з документом. Перезавантаження.

Створення документа на раз-два-три

Отже, розглянемо роботу з документами в ECM-системі. При впровадженні ECM-системи підприємству буде необхідно переглянути всю документацію, яка регламентує роботу з паперовими і електронними документами, виявити можливості оптимізації і описати нові способи роботи з інформацією.

Умовно всі документи в організації за способом виникнення можна розділити на дві групи: документи, створювані всередині організації, і документи, що надходять ззовні. Зовнішні документи - це документи, які прийшли в організацію, це може бути паперова документація, факси, повідомлення електронної пошти. Внутрішні документи - це документи, створені всередині самої організації, ці документи найчастіше вже створені в електронному вигляді. Розглянемо, яким же чином йде робота з ними в ECM-системі.

Зовнішні документи можуть надходити в організацію і в залежності від цього в систему вони будуть потрапляти різними шляхами:

● Паперова документація, листи, телеграми та інше заноситься в систему безпосередньо зі сканера без проміжного збереження на локальному диску;

● Електронні листи - процес занесення в систему стає ще простіше. Інтеграція з MS Office дозволяє занести текст листа в систему також без проміжного збереження на локальному диску, відправити отриманий документ завданням на виконання, зберегти контакт в системі і все це не виходячи з вікна Outlook;

● При отриманні факсів незалежно від того приймається факс діловодом, що відповідає на дзвінок, або автоматично факсом, програмний сервіс (наприклад, Microsoft Fax Service) отримує повідомлення від факсу, формує файл з повідомленням і зберігає його в локальній папці, вже звідти служби ECM-системи підхоплюють файли з документами і заносять в систему.

Більшість внутрішніх документів створюються вже безпосередньо в системі і якихось додаткових маніпуляцій для занесення не вимагають. При створенні документів значно прискорює процес використання готових шаблонів, макетів документів, майстрів дій, крім того, це дозволяє дотримувати однаковості серед документів однієї групи або однієї тематики. Варто окремо згадати документи, які виникають всередині організації, але потрапляють в систему ECM в результаті інтеграції з обліковими системами, наприклад, SAP, 1C, для таких документів також можна встановити автоматичний запис в системі і призначення прав.

Робота внутрішніх процесів

Будь-який документ залишиться лише набором слів або байт в тому випадку, якщо він не буде «працювати», не буде включено в бізнес-процеси організації. Workflow або управління потоками робіт - це саме той інструмент, який бере участь в транспортуванні документів між учасниками того чи іншого бізнес-процесу.

Процеси узгодження - самі наочні приклади використання workflow. Узгодження стає більш прозорим, ініціатор узгодження в будь-який момент може отримати інформацію про те, на якому етапі узгодження перебуває створений ним документ, які співробітники вже погодили його, а які вважають, що документ потребує доопрацювання. Можливість створення версій при узгодженні документів дозволяє вносити правки, не спотворюючи первісного вигляду документа.

Робота через веб-інтерфейс в рамках узгодження документа дозволяє вийти за стіни офісу, робоча система стає доступною в будь-якій точці світу, де є мережа Інтернет. Керівник в будь-який момент може отримати доступ до документа, залишити свої коментарі, винести резолюцію, підписати документ електронним підписом, відправити завдання по документу виконавцю.

Використання внутрішніх корпоративних порталів спрощує багато комунікації в компаніях, робить інформацію доступнішою, процеси більш гнучкими і простими. При правильній організації таких порталів і інтеграції з СЕД з'являється можливість працювати з документами і завданнями через веб-інтерфейс порталу, звертатися до документів, переглядати завдання і здійснювати пошук необхідної інформації.

Від документа або від процесу

Наведена на малюнку схема роботи з документом характерна для організацій, які працюють в рамках класичного діловодства, тобто « від документа». Для більш «просунутих» організацій більш характерна робота « від процесу». В організації збудовані бізнес-процеси так, що робота йде без використання службових, доповідних записок, резолюцій. Це не означає, що всі бізнес-процеси зупиняються, і ніхто нічого не робить і не контролює. Виконання тих чи інших доручень здійснюється в рамках завдань і завдань (workflow), відстежуючи стан яких можна також контролювати проходження процесу. При цьому зростає кількість горизонтальних завдань, в рамках типових бізнес-процесів або «кейсів», при яких не потрібно проходження ланцюжків узгодження з вищестоящими керівниками.

Реєстрація документів використовується переважно при роботі з вихідним і вхідною кореспонденцією, для внутрішніх документів за рахунок проходження робіт поза секретаря, зменшується ланцюжок дійових осіб бізнес-процесу, прискорюючи тим самим рух.

Класичне діловодство в ECM

Повернемося до теми класичного діловодства. На сучасному етапі у компаній виникає потреба гармонійного і ефективного зближення «паперового» діловодства та електронного документообігу. ECM-системи можуть дати багато для побудови ефективної роботи з паперової документації та підвищення прозорості діловодства. При цьому використовуючи досвід і кращі практики можна визначити найбільш оптимальний варіант роботи для конкретної організації, регламентувати бізнес-процеси і провести впровадження електронного діловодства і подальший перехід на безпаперові процеси. Розглянемо кращі практики організації такої роботи.

Реєстрація вхідної документації

Значна частина надходить зовнішньої документації підлягає обов'язковій реєстрації, так як найчастіше вимагає прийняття будь-якого рішення або виконання.

У тому випадку, якщо зовнішній документ надходить в паперовому вигляді, спочатку він реєструється в системі діловодом, тобто на нього заводиться реєстраційно-контрольна картка, яка містить дату і номер реєстрації, а так само інші дані по документу (відправник, адресат, короткий зміст і т.д.). Після реєстрації в системі на паперовий документ вручну проставляється реєстраційний номер, потім документ сканується і заноситься в систему.

Використання сканера і принтера штрих-кодів дозволяє зробити процес занесення більш автоматизованим.

При невеликому обсязі зовнішньої документації порядок реєстрації та занесення в систему аналогічний вищеописаному, з тією лише різницею, що реєстраційний номер не пишеться на паперовому документі, а з РКК роздруковується штрих-код на клеїться стрічці, який потім наклеюється на документ.

При великому обсязі вхідної документації більш раціональним є наступний спосіб занесення і реєстрації документів: на кожен паперовий документ створюється реєстраційно-контрольна картка, роздруковується штрихкод, наклеюється на кожен документ, потім всі документи одночасно завантажуються в потоковий сканер, а спеціально встановлене програмне забезпечення дозволяє розпізнавати відскановані документи по нанесеному штрихкоду і заносити їх в систему без безпосередньої участі діловода.

У тому випадку, якщо зовнішній документ надходить в електронному вигляді і підлягає реєстрації, то такий документ роздруковується і подальша робота по ньому аналогічна роботі з паперовим документом.

Крім зовнішньої документації реєстрації може підлягати ряд внутрішніх документів (для організацій з розгалуженою територіально віддаленій структурою, документи з головного офісу в підпорядковану структуру): розпорядчі документи, вихідні документи, службові записки, протоколи та акти. Ці документи створюються в системі на підставі різних шаблонів, які вже містять штрихкод, тому спеціальна роздруківка і наклеювання штрих-коду на ці документи не потрібно.

Відправка адресату, винесення резолюції

Документи, як входять, так і внутрішні робочі та вихідні припускають розгляд керівником і винесення резолюції.

Якщо керівник активно працює в системі, то діловод відправляє йому вхідний документ завданням по маршруту. Отримавши завдання з вкладеним електронним документом, керівник приймає рішення про його подальшу долю - передати на виконання, передати на виконання з контролем або виконання по документу не потрібно. У тому випадку, якщо керівник передає документ на виконання, то він вказує виконавців, терміни виконання і безпосередньо текст резолюції. У тому випадку, якщо керівник передає документ на виконання з контролем, то додатково вказує контролерів виконання і термінів.

Якщо керівник не працює в системі, то він виносить резолюцію на роздрукованому документі, і вже діловод або референт, який працює в системі, виконує за керівника всі вищеописані дії.

створення доручень

В обох випадках в системі створюється доручення, яке містить інформацію про те, хто видав доручення, текст доручення, коли доручення було видано, хто є виконавцем за дорученням, в який термін доручення має бути виконане, хто є контролером виконання, якщо потрібно контроль. Картка доручення дозволяє акумулювати всю інформацію по виконуваного документу: в ній відображаються дата звіту кожного виконавця, фактична дата виконання за дорученням усіма виконавцями, текст звіту, так само в картці доручення можна вказувати зовнішніх виконавців.

контроль виконання

Фіксація в системі доручень по документах, термінів виконання та виконавців дозволяє в подальшому використовувати різні інструменти для контролю виконання доручень. В процесі виконання доручення в картку автоматично заносяться дані про термін виконання доручення виконавцем, прикріплюється звітний документ, якщо він був створений при виконанні, або коментарі виконавця, зазначені в тексті завдання. Всі ці дані можуть бути використані при створенні різноманітних аналітичних звітів, сформованих з урахуванням тих чи інших критеріїв, наприклад, детальний звіт по виконанню доручень генерального директора, інформація по виконанню доручень, контрольованих приймальні головного інженера, аналіз виконання доручень по документах і т.д.

Крім звітів контролювати доручення можна налаштовуючи різні фільтри в довіднику Доручення.

Переміщення документа і списання в справу

У ECM-системах є інструменти для фіксації та відстеження, де знаходиться той чи інший документ в певний момент часу. Вся ця інформація буде відображатися в реєстраційній картці документа, в якій будуть вказані всі пересування документа: кому документ видавався, коли, чи був виданий оригінал документа або його копія, в яке діло був списаний документ і т.д. Великою підмогою в занесенні цієї інформації може служити використання штрихкодів, або вся необхідна інформація буде заноситися в систему вручну.

Після того, як робота по документу завершена, документ списується в справу, ECM-система допомагає підготувати різні звіти і підготовчі документи для цього.

Говорячи про зберігання документів, має сенс позначити одну з ключових функцій ECM-системи - управління записами. Рано чи пізно будь-який документ виявляється в електронному архіві, повноцінна ECM-система повинна забезпечити його довгострокове архівування, автоматизувати політики для забезпечення згідно з нормами, правилами і термінами зберігання тих чи інших документів.

З кожним роком обсяг інформації в організації зростає в геометричній прогресії і для будь-якої організації виявляється важливим забезпечувати належний захист та зберігання.

Безпаперовий документообіг: бути чи не бути?

Використання системи ECM в оптимізації бізнес-процесів може сприяти тому, що частина документації буде циркулювати тільки в електронному вигляді. Це в першу чергу торкнеться тих документів, які характеризуються внутрішнім використанням і не вимагають наявності «живий підпис»: службові та доповідні записки, плани і графіки робіт, внутрішні технологічні, методологічні інструкції та стандарти.

Значне скорочення ходіння паперових документів в рамках процесів узгодження також є плюсом - всі правки і доопрацювання можуть вноситися в нові версії согласуемое документа, фіксуватися у вигляді коментарів у виконуваних завдання на узгодження, а підсумковий паперовий документ з'явиться в самому кінці, коли необхідно буде поставити на нього «живу» підпис.

Не всі розпорядчі документи, фінансові і кадрові документи на даний момент можна повністю перевести в електронний вигляд, як і ряд інших документів, що входять в. Перехід до повністю безпаперового офісу поки має, але рух йде постійно, чому сприяє і розвиток законодавчої бази та правозастосовчої практики.

Одним із прикладів такого руху є прийняття закону, що дозволяє обмінюватися електронними рахунками-фактурами, що відкрило шлях для впровадження обміну електронними документами між організаціями, а так само контролюючими органами. Детальніше про це ви можете дізнатися з розділу на ECM-Journal.

Приступаючи до вивчення курсу, перш за все слід ознайомитися з основними професійними термінами і визначеннями, постійно зустрічаються в роботі з документами.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII ст.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти» - вирішувати питання. В ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, так як усне слово короткочасно, може бути забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло. Уже в XVI в. вживається слово справаяк збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р

Сучасне діловодство включає:

Забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);

Організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління(ДНЗ). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем і їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності. І той, і інший термін можна зустріти, наприклад, в назвах документів, що регламентують організацію документаційних процесів: «Державна система документаційного забезпечення управління» і «Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації».

документування - це процес створення і оформлення документа.Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами».

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей в далекій давнині. До нашого часу дійшли «документи» різних епох, створені на глиняних табличках, бересті, кам'яних стелах і т.д. Способи нанесення інформації також були різними: малюнок, графіка, лист. В даний час в управлінській практиці використовують головним чином документи, створені будь-яким способом листи - рукописним, машинописним, друкарським, комп'ютерним, а також з використанням графіки, малюнка, фотографії, звуко- та відеозапису і на спеціальному матеріалі (папері, кіно- і фотоплівці, магнітній стрічці, диску і ін.). Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання.Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи».

документообігом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершеннявиконання або відправлення.У технологію роботи з документами входить:

Прийом і первинна обробка документів;

Їх попередній розгляд і розподіл;

Реєстрація документів;

Контроль виконання документів;

Інформаційно-довідкова робота;

Виконання документів;

Їх відправка;

Систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.

Розкриємо деякі з перерахованих понять. так, реєстраціяозначає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим в установленому порядку) і систематизація документів усередині справи.

Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:

«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання».

У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін. В федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямку діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління будь-яким об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.

Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є перш за все засобом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:

документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство і архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:

реквізит документа - обов'язковий елемент оформленняофіційного документа?

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його I призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документознавства документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне і неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні і ін.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.Серед них особливу категорію складають службові (управлінські)документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, які використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

ВСТУП

У сучасному світі нас оточує безліч інформації. У цьому нескінченному потоці стало складно розібратися, що є достовірним, а що хибним. І в усьому світі її намагаються впорядкувати.

Найбільш важливо мати чіткі уявлення про офіційні документи. Адже саме завдяки їм ми можемо взаємодіяти між собою, не створюючи розбіжностей. Головним документом, що визначає порядок і правила обміну інформацією, є Конституція РФ.

Кожен вид діяльності має регламентуватися. У кожної організації існує свій набір документів, але щоб забезпечити вільне взаємодія з державною структурою і іншими підприємствами, вони повинні бути загальновизнаними. Для цього створюються уніфіковані норми, стандарти і правила оформлення, закріплені на рівні державної системи.

Від чіткої і правильної обробки документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може привести до негативних економічних наслідків.

Із стрімким зростанням обсягів інформації, в організаціях необхідно розробляти раціональну організацію документообігу.

Мета курсової роботи - розробити основні управлінські документи автотранспортної організації.

Теоретичні основи ДОКУМЕНТООБІГУ І ДІЛОВОДСТВА ОРГАНІЗАЦІЇ

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Документи закріплюють виробничі відносини як всередині підприємства, так і з іншими організаціями, і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів.

Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує створення офіційних документів і організацію роботи з ними. У Російській Федерації дана діяльність регламентована ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"

Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства в організації, так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, зберігання і використання раніше створених документів.

Документообіг - діяльність з організації руху документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення з організації і (або) напрямку в архів.

Основними правилами організації документообігу є:

оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;

максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);

порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.

Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, повинен бути регламентований інструкцією з діловодства в організації (установі) і табелем уніфікованих форм документів. Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією. У великих організаціях існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурний підрозділ може називатися по-різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ і т.п. В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не так великий, щоб їм займалося самостійний підрозділ, функції по його підтримці можуть бути покладені на секретаря керівника організації.

Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг:

вхідні - офіційні документи, що надійшли до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або можуть бути вказані безпосередньо у вхідному документі;

вихідні - офіційні документи, відправлені з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації);

внутрішні - офіційні документи, створювані в організації і не виходять за його межі. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань в межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових коштів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів організації (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.

Документи, що надходять в організацію, проходять:

первинну обробку;

попередній розгляд;

реєстрацію - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю і пошуку документів;

розгляд керівництвом;

передачу на виконання.

Служба документаційного забезпечення управління (ДОП) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Основні вимоги до оформлення документів:

Текст документа несе основне смислове зміст документа -управленческое дію, рішення, комерційну угоду і т.д.

Тексти документів відповідно до ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »пишуть тільки російською мовою при направленні їх:

в федеральні органи державної влади, орган державної влади суб'єктів Російської Федерації;

на підприємства, в організації та їх об'єднання, що не знаходяться у веденні даного суб'єкта Російської Федерації або розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.

Документи, що надсилаються закордонним партнерам, можуть складатися на мові країни, в якій розміщується кореспондент, або англійською мовою.

Розпорядчі документи:

У розпорядчих документах організації, що видаються принципах єдиноначальності (наказ, вказівка, розпорядження) використовується форма викладу тексту від першої особи однини (НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ВВАЖАЮ ЗА НЕОБХІДНЕ).

У першій частині розпорядчого документа може вказуватися підставу або причина складання документа. У другій частині викладається рішення керівника. Якщо зміст документа не потребує поясненні, то його текст містить тільки розпорядчу частину. Текст наказів в таких випадках починається зі слова НАКАЗУЮ.

Розпорядча частина може ділитися на пункти, якщо виконання наказу передбачає кілька виконавців і виконання різних за характером дій. Дії одного характеру або виконавця перераховуються в одному пункті. Пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова невизначеної форми.

Організаційні документи:

Статут - звід правил, що регулюють діяльність організацій, їх взаємовідносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у сфері державної або господарської діяльності. Статут - складний документ, структура і зміст якого визначаються самими розробниками.

Положення - це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності державних підприємств і установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складаються переважно при створенні нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними. Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств складаються на базі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищими органами управління. Індивідуальні - керуючими підприємств, організацій, установ.

Посадова інструкція - документ, що регламентує виробничі повноваження та обов'язки працівника. Посадові інструкції розробляє керівник підрозділу для своїх безпосередніх підлеглих. Посадові інструкції на посади, що знаходяться безпосередньо в його підпорядкуванні, стверджує керівник організації. На інші посади інструкції затверджуються відповідними заступники по функції. Перший примірник посадової інструкції на кожного працівника зберігається у відділі кадрів, другий - у керівника підрозділу, третій - у працівника.

Штатний розклад - документ, що закріплює посадовий та чисельний склад підприємства, який вказує фонд заробітної плати. Містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати. Місячний фонд заробітної плати - це сумарні грошові кошти, які передбачені штатним розписом для виплати працівникам. Штатний розклад оформляється на уніфікованою формою № Т-3, затвердженої постановою Держкомітетом РФ по статистиці від 06.04.2001 №26. Штатний розклад візує головний бухгалтер, юрист, підписує начальник відділу кадрів або заступник керівника, стверджує керівник організації, підпис якого засвідчується печаткою.

Інформаційно-довідкові документи:

Протокол - документ, що містить запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах. Протокол відображає діяльність по спільному прийняттю рішень колегіальним органом або групою працівників. Існує два види протоколів: повні і короткі. Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - лише прізвища виступили і коротку запис про тему виступу. Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні, приймає керівник колегіального органу або керівник організації.

Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факті, про виконану роботу, що містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка може бути зовнішньою і внутрішньою. Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищестоящої організації, внутрішня - керівнику підрозділу або організації. Внутрішні доповідні записки створюються з ініціативи працівника або за завданням його безпосереднього керівника і мають на меті підвищення ефективності діяльності організації. Тому текст доповідної записки чітко ділиться на дві частини: перша - констатуюча (описова), де викладаються що мали місце факти або описується ситуація, і друга, де викладаються пропозиції, прохання. Зовнішні доповідні записки складаються на загальному бланку організації, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту і т.д.) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки за змістом можна розділити на дві групи. До першої відносяться документи, найчастіше супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих положень основного документа. Вони оформляються на загальному бланку установи. Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, що склалися ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок має бути переконливим, містити неспростовні докази.

Службові листи - узагальнена назва великої групи управлінських документів різного змісту, які служать засобом спілкування з установами, організаціями та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь. Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність виду листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії зміни, уточнення, гарантії, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання , вимоги і т.п.

Акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий факти, події, дії. Акти складаються колегіально (не менше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, спеціально створюваними, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акти можуть складатися і постійно діючими комісіями на регулярній основі. Головне при складанні акта - встановлення фактичного стану справ і правильне відображення їх в акті. Акт складається на основі чорнових записів, які ведуться під час роботи комісії або групи осіб і містять фактичні дані, кількісні показники та інші відомості. Після ретельного вивчення питання приступають до складання акта.

Довідки - документи, що містять текстову і (або) табличну інформацію по якогось певного питання, про стан справ, характерні показники, опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Довідки ділять зазвичай на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видаються зацікавленим громадянам і установам, які засвідчують будь-якої юридичний факт. Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки складаються для подання в іншу, як правило, вищу організацію, довідки внутрішні складаються для подання керівництву організації або на розгляд в колегіальний орган. Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації, внутрішні довідки - на стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів.

Документи по особовому складу:

Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами і цією угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати визначену цією угодою трудову функцію, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця.

Заява - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки.

Заява про прийом на роботу складається у довільній формі, пишеться від руки.

Характеристика - це офіційний документ, який видає адміністрація установи, організації, підприємства своєму співробітникові в цілому ряді ситуацій. У характеристиці наводяться відгук про службової та громадської діяльності співробітника, оцінка його ділових і моральних якостей. У тексті характеристики можна виділити логічно взаємопов'язані складові частини. Перша - це анкетні дані, такі за назвою документа, де вказують ім'я, по батькові та прізвище, посаду, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіта співробітника. Друга частина тексту характеристики - дані про трудову діяльність (відомості про спеціальність, тривалості роботи на даному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності і т.п.). Третя частина - власне характеристика, тобто оцінка морально-психологічних і ділових якостей співробітника: його ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, поведінки в побуті.

Четверта, заключна, частина містить висновок, в якому вказується призначення характеристики. Текст характеристики викладається від третьої особи.

Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП). Його поява пов'язана з впровадженням в управління комп'ютерних систем і їх організаційним, програмним та інформаційним забезпеченням для наближення до термінології, що вживається в комп'ютерних програмах та літератури. В даний час терміни «діловодство» та «документаційне забезпечення управління» є синонімами і застосовуються для позначення однієї і тієї ж діяльності.

Документування - це процес створення і оформлення документа. Державний стандарт визначає документування як «запис інформації на різних носіях за встановленими правилами». Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.

Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи».

У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено таке визначення поняття «документ»:

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство і архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит». Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.).

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документознавства документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне і неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні і ін.

Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку. Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, які використовуються в поточній діяльності організації.

Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, так як означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому воно адресоване, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадові осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.

В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їх достовірності на чорнові, чистові, оригінали, копії.

Чернової документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити тільки текст і не має юридичної сили.

Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.

Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільного або вільною. Факсимільну копію повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частину їх, особливості їх розташування. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності і відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін. Організаційно-розпорядча документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.

Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.

Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегування. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості». За офіційним визначенням уніфікація - це вибір оптимального числа різновидів продукції, процесів та послуг, значень їх параметрів і розмірів. Виходячи з цього, слід, що, по-перше, в процесі уніфікації має проводитися раціональне скорочення елементів вихідного безлічі об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників і реквізитів). А по-друге, уніфікація обов'язково призводить до встановлення оптимального (на якийсь досить тривалий час) однаковості в будь-якій області діяльності, в тому числі і в документуванні. Управлінські документи, що використовуються в самих різних сферах і органах управління, повинні оформлятися одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативної обробки і виконання, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, але і всіх працівників управлінського апарату - від керівників до рядових співробітників. Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів і тим самим скоротити обсяг документообігу.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Безпосередні розробники конкретних форм документів і систем документації - міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державного комітету РФ за статистикою - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їх комп'ютерної обробки. Вони обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.

Також для впорядкування і спрощення роботи з документами вводяться електронні офісні системи. Офісна система - це програмне середовище, орієнтована на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання і передачі інформації. Електронний документообіг скорочує інформаційні потоки до оптимального мінімуму, забезпечує спрощення та здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Визначення термінів зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення схоронності цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для угруповання документів у справи, так як документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.

Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, вся справа зберігається п'ять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством в 1998 р, обчислюється 1 січня 1999 р

До архіву організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ роблять лише по описам і відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, узгодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки повинен бути включений в опис.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.

Архів - це організація або її структурний підрозділ, які здійснюють прийом і зберігання документів з метою використання ретроспективної інформації. За зберігання документів у великій організації відповідає відомчий архів, а архів організації малого і середнього бізнесу ведеться секретарем або в канцелярій.

Для систематизації розміщені в архів документів утворюється така одиниця їх зберігання, як справа. справа - документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщені в окрему обкладинку. Документи формуються в справи, згідно з номенклатурою справ систематизованому переліку найменувань справ, що реєструються в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.

При, підготовці документів до архівного зберігання відбуваються дві діловодних операції: формування справи і його оформлення. формування справ - віднесення документів до певної справи та їх систематизація. Оформлення справи, яка визначається, встановленими правилами підготовка до зберігання документів.

Діловодство і документообіг

Терміни "діловодство", "документообіг", "електронний архів", "ділові процедури" і ін. Часто використовують як синоніми для пропаганди тих чи інших рішень і технологій.

В результаті виникла істотна різниця в думках виробників програмних засобів і користувачів по всьому, навіть найпростішим, питань.

Для початку коротко зупинимося на поняттях, термінах і місці діловодства в забезпеченні управління російськими підприємствами малого і середнього бізнесу. Відразу обмовимося, що дані визначення є складовими такої науки, як документознавство.

Документаційне забезпечення управління (ДОУ) Охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації їх архівного зберігання. Документування є створення документів, т. Е. Їх складання, оформлення, узгодження і виготовлення.

діловодство - комплекс заходів щодо забезпечення ДОУ підприємства або організації. Іноді кажуть, що ДОУ є основною функцією діловодства (організація роботи з документами - забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів, систематизація архівного зберігання документів, визначення правил зберігання створюваної в організації інформації, її пошуку і використання для підтримки прийняття управлінських рішень та ділових процедур ).

Ділова процедура - послідовність певних операцій (робіт, завдань, процедур), що здійснюються співробітниками організацій для вирішення будь-якої задачі або мети в рамках діяльності підприємства або організації.

документообіг - рух документів в рамках ДОУ. Документи, з якими ведеться робота в організації (як створені в ній, так і отримані з інших джерел), включаються до її Документообіг. Документообіг - це рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. При аналізі документообігу організації застосовуються різні кількісні та якісні оцінки. Одним з основних показників є обсяг документообігу - число документів, що надійшли в організацію і розроблених нею за певний період.

Документ, який пройшов стадію документообігу, вступає в останню фазу свого життєвого циклу - архівне зберігання.

Таким чином, на сьогоднішній день нормативно закріплюються базові принципи роботи з документами. На формування технологій роботи з документами в конкретних організаціях впливає безліч факторів, таких, як напрям діяльності, організаційна структура, територіальне розміщення, обсяг документообігу тощо. П. Системи роботи з документами в різних організаціях можуть сильно варіюватися, але, аналізуючи їх різноманіття, можна виділити деякі типові технології роботи з документами.

Успіх будь-якого підприємства полягає в його грамотної організації. І керівництву, і іншим працівникам потрібно знати, що таке діловодство. Які його особливості та які документи вважаються важливими в діяльності організації?

поняття

Що таке діловодство? Будь-яка компанія, якою б форма власності у неї не була, працює на основі різних паперів. Ними є накази, листи, протоколи. Їх відносять до організаційно-розпорядчих документів. Діловодством називають роботу зі створення паперів, що виконується за загальноприйнятими нормами.

Зазвичай на підприємствах для цього є спеціальні співробітники, що працюють в цій галузі. У маленьких організаціях обов'язки секретаря можуть бути у будь-якого співробітника. Якщо розшифрувати суть поняття (що таке діловодство), то буде ясно походження терміна. Це збереження офіційної інформації на матеріальному носії.

При цьому процесі створюється організаційно-розпорядчий документ, завдяки якому зрозумілі подальші дії. Саме слово «діловодство» виникло давно, але лише з середини XX століття стало офіційним.

основи

Існують основи діловодства і документообігу для новачків. Завдяки їм вдасться пізнати, як організувати юридичну особу всіх типів. Це складний процес, в якому беруть участь всі працівники управління. В одному відділі заповнюють і оформляють папери, а в іншому - стежать за їх рухом.

Зараз діє єдина державна система діловодства, в якій вказані всі норми ведення цієї сфери. Важливий контроль всіх етапів, за якими потрібно проходити документам. Також використовується державний стандарт, в якому позначені правила ведення подібної роботи.

Основи діловодства і документообігу для новачків потрібні для уніфікації заповнення паперів. Це потрібно з метою забезпечення порівнянності відомостей в одній країні і в міжнародній сфері. Завдяки стандартизації та уніфікації вийде не витрачати багато часу на звіти, оскільки спрощується процедура знайомства з паперами. Прикладом є бланк з реквізитами. Їх розробляють для окремої установи, країни або для декількох держав. Бланки свідчать про відповідальність фірми. Перед масової печаткою треба перевірити правильність написання даних.

Документообіг припускає обов'язкову реєстрацію паперів, які потрібні у виробничій діяльності. Грамотність співробітника пов'язана з правильним розподілом документів, їх реєстрацією та угрупованням. Зараз проводяться різні семінари, на яких розповідають про прийоми і секрети цієї професії. Затребуваною сферою є кадрове діловодство, оскільки ця сфера передбачає роботу з безліччю документів.

У цій області потрібні грамотні фахівці. Крім основного освіти, вони повинні регулярно підвищувати кваліфікацію, проходити атестацію. Співробітникам потрібно працювати і з аналітичної сферою. Працівниками створюються особисті справи персоналу, доповнюється і уточнюється інформація.

Важливою їх функцією є контроль за відповідністю паперів нормам законодавства. Фахівці повинні своєчасно відправляти застарілі документи в архів, де вони зберігаються протягом потрібного терміну, зазвичай не менше 5 років. В обов'язки входить оформлення анкет, що застосовуються для працевлаштування, підготовка питань, необхідних для організації співбесіди.

Діловодство і документообіг

На будь-якому підприємстві можна почути такі слова, як «діловодство» та «документообіг». Що це таке? Цією роботою зайняті секретарі, архіваріуси, співробітники відділу кадрів. Діловодством називають фіксацію інформації, виготовлення паперових і електронних документів.

На ньому розвивається документообіг. Цим поняттям називають рух наказу, листи від його створення до виконання. Папери можуть відправлятися в архів або знищуватися. За місцем їх створення документообіг буває зовнішнім і внутрішнім. Джерело визначає шлях наказу, розпорядження, листи.

етапи

Ведення діловодства та документообігу засноване на своїх правилах. Вони обов'язково повинні дотримуватися, щоб діяльність компанії була законною. Внутрішній документообіг здійснюється на основі наступних етапів:

• Виконання проекту документа.
• Узгодження.
• Підписання проекту.
• Присвоєння дати і номера.
• Реєстрація та виконання.
• Доведення інформації до виконавців і контроль.
• Виконання приписів.
• Оформлення та зберігання.
• Знищення або перенесення в архів.

По етапах зовнішній документообіг практично такий же, але трохи відрізняється. Папери передаються в організацію з боку. Вони випускаються вищим і нижчим компаніями, філіями, органами влади, судами та громадянами. Їх обов'язково реєструють, що підтверджує їх контроль. Потім слід ознайомлення з ними і виконання. Якщо потрібно, то створюється відповідь. В кінці папір відправляється в архів або знищується.

види

Існують і інші види документообігу:

• Висхідний - від працівників до начальства.
• Спадний - від керівників до персоналу.
• Горизонтальний - з рівними посадами.

Рух паперів закріплюється в особливих журналах. Їх можуть оформляти в різних видах, але зараз найбільш затребуваним є електронний документообіг.

судове діловодство

Що таке діловодство в суді? Судова справа представляє інший перелік документів і матеріальних свідчень. Завдяки його правильного зберігання і переміщення правоохоронна система працює відповідно до закону.

Судове діловодство в порівнянні з організаційним не буває добровільним. Його ведуть уповноважені особи, і їх робота контролюється. У ньому теж є етапи, включаючи знищення паперів.

Робота секретаря

Багатьом співробітникам невідомі основи діловодства та документообігу. А ось у секретаря це професійні обов'язки. Ці працівники здійснюють головну діяльність з документаційного забезпечення управління.

За формою і роботі установа буває:

• Централізованим - секретарі розташовуються в одному відділі і підкоряються старшого спеціаліста.
• Децентралізованим - співробітники розподілені по підрозділах компанії, тому підкоряються своїм начальникам.
• Змішаним.

Принципи документообігу в установі визначаються формою секретаріату. На цих працівників покладено обов'язок з оформлення паперів.

Інструкція

Основи діловодства встановлюють, що на кожному підприємстві повинен бути нормативний акт, який регламентує рух документації. Інструкцією з діловодства називають внутрішній нормативний акт підприємства, заснований на наказі керівництва.

Папір має безстрокову дію. У ній зазначено походження документа, подали списків посад, чиї підписи є офіційними. Інструкція включає зразки оформлення, бланки, формуляри.

ведення діловодства

Основи діловодства та документообігу на підприємстві дозволяють правильно здійснювати цю діяльність. У невеликих фірмах зазвичай ця робота виконується співробітниками або керівником. Якщо такий обов'язок не рахується для співробітника прямий і на вказана в трудовому договорі, то потрібно видати наказ про поповнення подібних функцій. У документі треба розписати обов'язки, відповідальність і компенсацію.

Принципи кадрового діловодства

Якщо в установі працює хоч один співробітник, то потрібно створювати трудові документи. Кадровим діловодством називають забезпечення руху офіційних паперів, що належать до діяльності людей. Обов'язки здійснюються співробітниками відділу по персоналу. Вони приймають, обробляють і зберігають папери.

В їх обов'язок входить обробка особистої інформації, яка вважається таємною. В кадровому документообігу важлива таємність і дотримання правил зберігання паперів. Основи діловодства дозволяють ефективно налаштувати роботу людей компанії.

Хоч зараз активно розвиваються цифрові технології, більшість організацій практично не застосовують оптимізацію документообігу. Це передбачає використання паперового листування і ведення звичайних журналів. Причиною цього є небажання нововведень і брак грошей. Але керівництву треба враховувати, що оптимізація при невеликих вкладеннях дозволяє отримати значний економічний ефект.

Отже, тепер ви знаєте основи діловодства. Сподіваємося, представлена \u200b\u200bінформація була вам корисна.