Документальне оформлення руху грошових коштів в касі. Особливості документального оформлення грошових коштів. Що це таке

До касових відносяться операції, пов'язані з отриманням і витрачанням готівки безпосередньо з каси підприємства. Ці дії підприємства регламентовані документом "Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації", затвердженим рішенням Ради директорів Центрального банку Російської Федерації 22 вересня 1993р № 40, відповідно до якого готівкові гроші підприємства зберігаються в його касі в межах лімітів, встановлених банками за погодженням з керівниками підприємств. Всю готівку понад встановлені ліміти підприємства зобов'язані здавати в банк у порядку і строки, узгоджені з обслуговуючим банком. Понад установлений ліміт допускається зберігання готівки, отриманих на оплату праці протягом трьох днів, включаючи день отримання їх у банку.

Для ведення касових операцій в штаті ТОВ "Фірма" Тік "передбачена посада касира. Касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Після видання наказу про призначення касира керівник підприємства зобов'язаний ознайомити його з правилами ведення касових операцій. З касиром укладено договір про матеріальної відповідальності. Касир не може передоручати кому б то не було виконання своїх обов'язків. При необхідності тимчасової заміни обов'язки касира наказом покладають на іншого працівника, з яким в свою чергу укладають договір про повну матеріальну відповідальність. у разі раптового залишення касиром роботи (хвороба) знаходяться у нього під звітом цінності передають іншому касиру в присутності інвентаризаційної комісії обов'язковим складанням акта (форма инв.-15).

ТОВ "Фірма" Тік "створює умови, необхідні для забезпечення збереження грошових коштів в касі, при доставці їх з установи банку і при здачі в банк. Міністерством внутрішніх справ Російської Федерації затверджені Рекомендації щодо забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування і Єдині вимоги щодо технічного укріплення і обладнання. Для каси виділено спеціальне приміщення і сейфи, які після закінчення роботи касир закриває ключем. Ключі від сейфів зберігаються у касира, а дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах - у керівника підприємства. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яка призначається керівником, результати якої фіксуються в акті. При втраті ключів керівник інформує про подію органи внутрішніх справ. Не дозволяється зберігати в касі готівку та інші цінності, які не належать підприємству, і входити в приміщення особам, які не мають відношення до її роботи .

Готівкові гроші надходять в касу з розрахункового рахунку в банку, від покупців, замовників та ін. Надходження грошей в касу оформляється за прибутковими касовими ордерами (форма КО-1), які виписує працівник бухгалтерії, підписує головний бухгалтер або особа, на це уповноважена наказом керівника підприємства. До прибуткового ордеру виписується квитанція, яка вручається особі, яка внесла гроші, або прикладається до виписки банку (при надходженні з банку). До передачі в касу прибутковий ордер обов'язково реєструють в журналі реєстрації прибуткових і видаткових документів (форма КО-3). Порядок заповнення реквізитів прибуткових касових ордерів наведено в Додатку К.

Чинним правилом заборонено видавати прибуткові касові ордери на руки особам, які вносять гроші. Прибутковий касовий ордер передають для виконання безпосередньо в касу, де касир перевіряє правильність його оформлення, наявність і справжність підпису головного бухгалтера, приймає гроші, підписує прибутковий касовий ордер і квитанцію. Гроші за касовими ордерами приймають тільки в день їх складання.

При прийманні готівки касир керується документом "Ознаки і правила визначення платоспроможності банківських квитків (банкнот) та монет Банку Росії". Цим документом визначено: ознаки платоспроможності, допустимі пошкодження платоспроможних банкнот і монет, порядок експертизи грошових знаків.

Готівкові гроші видають з каси підприємства на підставі видаткових касових ордерів (форма КО-2) або платіжних відомостей. Всі документи на видачу коштів повинні бути підписані керівником підприємства та головним бухгалтером або уповноваженими ними особами. Якщо на документах, що додаються до видаткового касового ордера, є дозвільний напис керівника, то його підпис на ордері є необов'язковим. Видатковий касовий ордер складають в бухгалтерії, реєструють в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів та передають касиру для виконання. Видача видаткових касових ордерів на руки особам, які отримують гроші, не допускається. Порядок заповнення реквізитів видаткових касових ордерів дано в Додатку Л.

При видачі грошей окремій особі касир повинен вимагати пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу; записувати в видатковий касовий ордер найменування і номер документа, ким і коли він виданий, і відбирати розписку одержувача. Пред'явлення документів, що засвідчують особу, обов'язково і при отриманні грошей за одним платіжним документом, виписаним на кілька осіб. Особам, які не перебувають в обліковому складі підприємства, гроші видають тільки за видатковими касовими ордерами, що виписуються на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Гроші з каси можуть бути видані тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює (відомості та інших.). При видачі грошей за дорученням в ордері вказують прізвище, ім'я та по батькові одержувача та особи, якій довірено отримання грошей, а у відомості перед розпискою одержувача касир робить напис: "За дорученням". Відповідним чином оформлена довіреність залишається у касира, він докладає її до видаткового касового ордера або відомості.

Касові ордери повинні бути чітко заповнені за всіма реквізитами. У них зазначається підстава для їх складання, і перераховуються документи, які до них додаються. Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі грошей підписує касир. Чинними правилами будь-які виправлення, хоча б і обумовлені, в касових ордерах заборонені. Якщо при заповненні касового ордера припустилися помилки, то його оформляють заново.

Заробітну плату, допомоги по тимчасовій непрацездатності та премії касир виплачує за платіжними відомостями. На титульному (заголовному) аркуші платіжної відомості робиться дозвільний напис в касу про видачу грошей за підписами керівника підприємства і головного бухгалтера або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і їх суми (прописом). Так само оформляють разові видачі заробітної плати або депонованих сум кільком особам. Разові виплати заробітної плати окремим особам оформляють, як правило, видатковими касовими ордерами. Після закінчення трьох робочих днів після отримання грошей з установи банку для оплати праці, допомоги по тимчасовій непрацездатності, премій касир підприємства в платіжній відомості проти прізвища осіб, які одержали гроші, робить позначку "Депоновано", потім складає реєстр депонованих сум. У відомості касир робить напис про фактично виплачених і неотриманих сумах, яку завіряє своїм підписом. На видану за платіжною відомістю суму виписують видатковий касовий ордер. Готівкові гроші, отримані в банку для оплати праці, не використані в триденний термін, а також всю готівку, що перевищує встановлений ліміт зберігання готівки, ТОВ "Фірма" Тік "зобов'язане здати в обслуговуюче установа банку. Касир підприємства виписує оголошення на внесок готівки , в якому вказує джерело освіти внесених коштів. Установа банку видає касиру квитанцію на прийняті суми, яка служить підставою для складання в бухгалтерії видаткового касового ордера.

Отримання або видача грошей по кожному ордеру або замінює його документа фіксується в касовій книзі форми КО-4, яка призначені-чена для обліку руху готівки. ТОВ "Фірма" Тік "веде тільки одну касову книгу. Вона пронумерована, прошнурована і опечатана. На останній від сторінці касової книги вказано кількість пронумерованих сторінок, заверяемое підписами керівника підприємства і головного бухгалтера. Касова книга в ТОВ" Фірма "Тік" формується автоматично, тому в організації автоматизована форма обліку.

Бухгалтерська обробка звіту касира проводиться бухгалтерією підприємства і полягає в ретельній перевірці правильності оформлення прибуткових і видаткових касових документів, відповідності записів в звіті даними доданих до неї документів. Також звіряють суми отриманих і зданих готівки до установ банку по розрахунковому рахунку.

У ТОВ "Фірма" Тік "касові операції здійснюються з використанням однієї каси, яка веде прийом грошової виручки, здає її в банк, здійснює видачу та отримання грошових коштів на оплату праці, господарські потреби і т.п. мети, а також здійснює розрахунки з юридичними особами.

На касову машину заведений журнал касира-опеаціоніста встановленої форми, який пронумерований, прошнурований, підписана керівником і головним бухгалтером організації і завірена печаткою. Всі записи в книзі виробляються в хронологічному порядку чорнилом, без помарок. При внесенні в книгу виправлень вони повинні обумовлюватися і завірятися підписами касира-операціоніста, керівника і головного бухгалтера організації.

При здійсненні грошових розрахунків із застосуванням ККМ покупцеві в обов'язковому порядку видається чек, що підтверджує прийняття від нього готівки.

Касовий чек повинен містити такі обов'язкові реквізити:

Найменування організації-продавця;

ІПН організації-продавця;

Номер касового апарату;

Номер чека;

Дату видачі чека;

Вартість проданого товару.

Чеки ККМ на придбання товару дійсні тільки в день їх видачі покупцю. Повернення грошей проводиться касиром-операціоністом тільки при наявності на чеку підписи керівника організації або його заступника, і тільки по чеку, виданому в даній касі.

Касир в кінці робочого дня становить звіт за встановленою формою і передає його в бухгалтерію разом з касовими ордерами. Термін зберігання звіту в архіві організації п'ять років.

При застосуванні ККМ підприємство зобов'язане використовувати типові форми документів, передбачені наказом Мінстату України від 25 грудня 1998р № 132.

Порядком ведення касових операцій передбачені раптові ревізії каси з повним перерахуванням грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі, у строки, встановлені керівником підприємства.

Ревізію каси проводить інвентаризаційна комісія підприємства, призначена наказом по підприємству. Члени комісії у присутності касира перевіряють наявність полістний перерахунком всіх грошей, що знаходяться в касі, квитанції на здані для зберігання цінності, цінні папери, чекові книжки та бланки суворої звітності, а також ведення касової книги і порядок зберігання грошей.

Результати інвентаризації оформляють актом форми инв.-15. В акті фактичні залишки касової готівки зіставляють з даними обліку, що дає можливість визначити нестачу або надлишок грошових коштів. Акт оформляють у день ревізії каси і підписують усі члени інвентаризаційної комісії.

Якщо буде встановлена \u200b\u200bнедостача або надлишок грошей, касир представляє комісії письмове пояснення.

Акт складають у двох примірниках: один залишається в справах бухгалтерії, інший - у касира. Виявлені при інвентаризації надлишки зараховують у дохід підприємства і оприбутковують (дебет рахунку 50, кредит субрахунка 91-1), а нестачу відносять на винну особу (дебет рахунку 94, кредит рахунку 50; дебет субрахунка 73-2, кредит рахунки 94) і утримують з нього (дебет рахунків 50,70, кредит субрахунка 73-2).

Свої грошові розрахунки зі сторонніми підприємствами та установами організації, як правило, здійснюють у вигляді безготівкових платежів. Безготівкові розрахунки здійснюються через кредитні організації або ЦБ РФ по рахунках, відкритим на підставі договору банківського рахунку або договору кореспондентського рахунку (субрахунку), якщо інше не встановлено законодавством.

Банки відкривають організаціям розрахункові, поточні, валютні та інші рахунки.

Розрахунковий рахунок - це рахунок, відкритий у банку і призначений для зберігання рублевих коштів організації та проведення безготівкових розрахунків з іншими юридичними і фізичними особами. Розрахунковий рахунок є основним рахунком організації, через який без обмежень здійснюються всі грошові розрахунки. Законодавчо кількість розрахункових рахунків не обмежена. Розрахункові рахунки можуть бути відкриті будь-якій юридичній особі незалежно від форми власності.

Для відкриття розрахункового рахунку в банк необхідно надати наступні документи:

Заява про відкриття рахунку;

Нотаріально завірені копії установчих документів та свідоцтва про державну реєстрацію організації;

Довідку про взяття організації на облік у податковій інспекції;

Нотаріально завірену картку із зразками підписів керівника (перший підпис), головного бухгалтера (другий підпис) і відбитком печатки організації;

Копію довідки про присвоєння організації статистичних кодів.

При відкритті розрахункового рахунку з організацією укладається договір банківського рахунку, в якому відбивається перелік банківських послуг з розрахункового та касового обслуговування, умови розміщення коштів на рахунку організації, права і обов'язки сторін, і ін. До підписання договору організація повинна ознайомитися з тарифом комісійних винагород за надані банком послуги.

У договорі банківського рахунку вказується номер відкритого розрахункового рахунку, а також наводяться платіжні реквізити банку для здійснення безготівкових розрахунків. В даний час номера розрахункових рахунків організацій і кореспондентських рахунків складаються з 20 цифр.

Інформація про відкриття рахунків в банках повинна бути в обов'язковому порядку доведена до відома податкових органів. Ця вимога є обов'язковою як для знову зареєстрованих організацій, так і діючих організацій.

Банки після відкриття організації розрахункового, поточного, позичкового, депозитного, валютного та іншого рахунку направляють податковому органу повідомлення про відкриття рахунку організації-платнику податків. Податкові органи не пізніше наступного робочого дня направляють в банк інформаційний лист встановленої форми про отримання повідомлення про відкриття рахунку. Операції зі зняття або перерахування коштів з рахунку проводяться банком тільки після отримання зазначеного листа.

У свою чергу, організація протягом 10 днів після відкриття рахунку також зобов'язана сповістити свою податкову інспекцію. За невиконання даної вимоги до організації може бути застосований штраф відповідно до статті 118 НК РФ у розмірі 5000 рублів.

Операції по розрахунковому рахунку відображаються в бухгалтерському обліку на підставі виписок банку з розрахункового рахунку та доданих до них грошово-розрахункових документів. Виписка є другий примірник особового рахунку організації, відкритого їй кредитною організацією.

У виписці вказують всі надходження і списання коштів з розрахункового рахунку, залишок коштів на ньому на початок і кінець дня. У виписці банку інформація про рух грошових коштів відображається шляхом проставлення коду, відповідного змісту операції.

Бухгалтерія підприємства перевіряє виписку і відповідність надійшли і списаних сум по прикладеним до неї виправдувальним розрахунково-платіжними документами. При виявленні помилки підприємство повідомляє про це в установу банку. Прикладені виправдувальні документи нумеруються - 1, 2 і т.д. При бухгалтерській обробці виписки з розрахункового рахунку на її полях проставляються кореспондуючі рахунки за кожною господарською операцією праворуч від відповідної суми і порядкові номери прикладених виправдувальних документів - зліва.

Грошові кошти можуть зараховуватися на розрахунковий рахунок організації від покупців продукції, робіт, послуг; від дебіторів у погашення заборгованості; у вигляді банківського кредиту; у вигляді грошової позики і т.п., а також при здачі готівки з каси організації.

Кредитна організація здійснює списання грошових коштів за розпорядженням власника або без розпорядження власника рахунку у випадках, передбачених законодавством. У безспірному порядку банк може списати грошові кошти за рішенням суду, на вимогу податкової інспекції про сплату податкових недоїмок і пенею, нарахованих за результатами перевірки. При недостатності коштів для задоволення всіх пред'явлених до нього вимог кошти списуються у міру їх надходження в черговості, встановленої законодавством.

Всі операції зі списання грошових коштів з розрахункового рахунку банк проводить за згодою власника або на підставі його наказів (документів встановленої форми) в календарній послідовності виникнення зобов'язань.

При цьому грошові кошти списуються з рахунку на підставі розрахункових документів, складених відповідно до вимог Положення ЦБ РФ "Про безготівкові розрахунки в Російській Федерації" від 3 листопада 2002 р № 2-П, в межах наявних на рахунку грошових коштів, якщо інше не передбачено в договорах, що укладаються між ЦБ РФ або кредитними організаціями та їх клієнтами. Розрахунковий документ є оформлене у вигляді документа на паперовому носії або електронного платіжного документа:

Розпорядження платника (клієнта або кредитної організації) про списання грошових коштів зі свого рахунку і їх перерахування на рахунок отримувача коштів;

Розпорядження отримувача коштів (стягувача) на списання грошових коштів з рахунку платника і перерахування на рахунок, вказаний одержувачем коштів (стягувачем).

Платіжним дорученням є розпорядження власника рахунку (платника) обслуговуючому його банку, оформлене розрахунковим документом, перевести певну грошову суму на рахунок одержувача коштів, відкритий у цьому або іншому банку (Додаток М, Н). Платіжне доручення виконується банком у термін, передбачений законодавством, або в більш короткий термін, встановлений договором банківського рахунку або визначається застосовуваними в банківській практиці звичаями ділового обороту.

Платіжними дорученнями можуть здійснюватись:

Перерахування грошових коштів за поставлені товари, виконані роботи, надані послуги;

Перерахування грошових коштів до бюджетів всіх рівнів і в позабюджетні фонди;

Перерахування грошових коштів з метою повернення / розміщення кредитів (позик) та сплати відсотків за ними;

Перерахування грошових коштів в інших цілях, передбачених законодавством або договором.

Відповідно до умов основного договору платіжні доручення можуть використовуватися для попередньої оплати товарів, робіт, послуг або для здійснення періодичних платежів.

Платіжні доручення приймаються банком незалежно від наявності грошових коштів на рахунку платника. При відсутності або недостатності коштів на рахунку платника платіжні доручення оплачуються по мірі надходження коштів до черговості, встановленої законодавством.

Банк зобов'язаний інформувати платника на його вимогу про виконання платіжного доручення не пізніше наступного робочого дня після звернення платника в банк, якщо інший термін не передбачено договором банківського рахунку. Порядок інформування платника визначається договором банківського рахунку.

Готівкові гроші з розрахункового рахунку видаються підприємству (на оплату праці, допомоги по тимчасовій непрацездатності, премій, на відрядження, представницькі та господарські витрати, на придбання пально-мастильних матеріалів) на підставі чеків. грошовий чек є розпорядження підприємства банку видати зазначену в ньому суму готівки з його розрахункового рахунку. Підприємство отримує чекові книжки в обслуговуючому його установі банку. Чек заповнюють від руки чорнилом або кульковою ручкою. У ньому вказують суму, дату видачі, найменування одержувача, а також відомості про призначення отриманих сум (на оплату праці, на господарські, представницькі або відрядження).

Чеки підписують особи, яким надано право першого та другого підпису по рахунку, і скріплюють печаткою підприємства. Право першого підпису на банківських документах належить керівнику підприємства або його заступнику, а другий - головному бухгалтеру або його заступнику.

Будь-які виправлення в чеках не допускаються. Банк видає гроші по чеку після перевірки справжності підписів і печатки, тобто їх відповідності зразкам. Книжка зберігається у касира або у головного бухгалтера. Гроші за чеком може отримати особа, на яке організація оформить довіреність на їх отримання (касир). Якщо чек зіпсований, він гаситься спеціальним штампом або написом «зіпсовано» і прикріплюється до відповідного корінця.

Готівкові гроші банк приймає на розрахунковий рахунок підприємства за оголошенням на внесок готівкою - письмовим наказом власника рахунку. Оголошення заповнюють в одному примірнику, в ньому обов'язково вказують джерело внесених грошей (виручка за послуги, депонована заробітна плата та ін.). На прийняті суми банк видає касиру квитанцію, яка служить підставою для складання в бухгалтерії видаткового касового ордера і списання грошових коштів в касі. Бланк оголошення складається з трьох частин: самого оголошення, талона та квитанції. Талон залишається в банку як підстава для списання коштів з рахунку, квитанція видається як виправдувальний документ особі, яка вносить грошові кошти, а саме оголошення повертається в організацію разом з випискою.

Аналітичний облік коштів на розрахунковому рахунку ведеться на підставі виписок банку. Виписка з банку - копія особового рахунку клієнта за банківський день.При обробці виписки враховують, що для банку кошти на розрахунковому рахунку відносяться до позикових, а сам рахунок - пасивний. Для банку списання коштів з рахунку, зменшення кредиторської заборгованості, відображається за дебетом пасивного рахунку. Таким чином, записи в виписці і регістрах бухгалтерського обліку матимуть протилежний характер.

До банківських виписок при видачі їх клієнтам на руки додаються виправдувальні документи. Бухгалтер, отримавши виписку, звіряє суми по виписці з сумами в виправдувальних документах, проставляє бухгалтерські проводки на полях виписки поруч з кожною сумою. Виправдувальні документи розкладаються відповідно до сум у виписці банку і зшиваються з нею.

Для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку в безготівковій формі використовують такі документи:

1. Платіжне доручення -письмовий наказ власника рахунку на списання суми з його рахунку і зарахування її на рахунок одержувача. Складається в 4-х примірниках. На першому примірнику ставляться підписи уповноважених осіб та відбиток печатки, відповідні банківській картці. Цей примірник залишається в банку і служить виправданням для списання грошових коштів. Другий примірник зі штампом банку, що підтверджує здійснення операції, повертається організації. Решта необхідні для одержувача і його банку. Платіжними дорученнями виробляють безготівкові розрахунки з постачальниками та підрядниками, з бюджетом, з позабюджетними фондами, з іншими кредиторами.

2. Платіжна вимога -вимога постачальника до покупця здійснити оплату на підставі розрахункових і відвантажувальних документів по поставленим ТМЦ, виконаних робіт та наданих послуг. Платіжні вимоги приймаються банками від тих організацій, яким за законодавством дозволено їх використання (наприклад, організації енергопостачання).

3. Інкасове доручення- це документ, аналогічний платіжною вимогою, на підставі якого здійснюється списання грошових коштів з рахунку платника в безспірному порядку (для стягнення сум відповідно законодавством, контролюючими органами: податковою службою (ФПС) і фондами соціального захисту).

Для синтетичного обліку операцій на розрахунковому рахунку застосовується активний рахунок 51 «Розрахунковий рахунок».Дебетове сольдо показує залишок грошових коштів на розрахунковому рахунку на початок і кінець періоду. Оборот по дебету відображає надходження грошових коштів на розрахунковий рахунок, оборот по кредиту - списання грошових коштів.

Регістрами синтетичного обліку коштів на розрахунковому рахунку є відомість № 2 за дебетом рахунка 51 і журнал-ордер № 2 по кредиту рахунку 51. Кожна виписка банку - один рядок цих регістрів. В кінці місяця в цих регістрах підраховують дебетовий і кредитовий обороти за рахунком 51.

У разі помилковості зарахованих на розрахунковий рахунок або списаних з нього сум вони приймаються до обліку на рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами», субрахунок 2 «Розрахунки по пре тЕНЗО », про що необхідно негайно сповістити кредитну організацію для внесення виправлень.

Типові бухгалтерські проводки за рахунком № 51 «Розрахунковий рахунок»

До настання чергового (наступного) кварталу організація в поточному кварталі становить і подає в банк касову заявку, в якій показуються джерела надходження готівкових коштів в організацію і напрямки їх витрачання протягом кварталу.

Документальне оформлення руху грошових коштів на розрахунковому рахунку

Списання грошових коштів з рахунків в банку виробляються в тій послідовності, в якій надходять до нього відповідні платіжні інструкції і відповідно до указу президента РБ (№359), називається «Про затвердження порядку розрахунку між юридичними особами, індивідуальними підприємцями в РБ» і відповідно з новою редакцій указу від 23.07.08 № 408.

Тема 7

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (форма № КО-2) або належним чином оформленими документами - платіжної відомості, видатковою відомістю, заяву на видачу грошей та ін. Документи на видачу грошей мають бути підписані головним бухгалтером і керівником організації.

Для виписки видаткового касового ордера у працівника бухгалтерії має бути підстава. Наприклад, видатковий ордер на видачу грошових коштів під звіт на господарські потреби може бути виписаний тільки при пред'явленні заяви з візою керівника, а на видачу авансу на відрядження - за наявності наказу на відрядження та посвідчення про відрядження. Відповідно у видатковому касовому ордері в рядку «Підстава» вказується мета, на яку видаються гроші і документ, що послужив підставою для виписки видаткового касового ордера. Документ, який є підставою для виписки видаткового касового ордера вказується в рядку «Додаток».

Документальне оформлення рух грошових коштів

До передачі в касу касові ордери та замінюючі їх документи реєструються бухгалтером в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (Кожному присвоюється відповідний номер). Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх виконання.

Документальне оформлення та облік руху грошових коштів підприємства

Записи в Журнал-ордер і відомість виробляються результатами протягом дня. Підсумки за день в розрізі кореспондуючих рахунків встановлюються шляхом підрахунку сум однорідних операцій, відображених в касовому звіті чи доданих до неї документах. Кожному звіту касира в облікових регістрах відводиться один рядок незалежно від періоду, за який складено звіт. Кількість зайнятих рядків у журналі відповідає кількості зданих касиром звітів.

Документальне оформлення рух грошових коштів

Порядок заповнення чека, як правило, вказується на звороті обкладинки чекової книжки. Одночасно зі складанням чека повинні бути заповнені всі реквізити корінця чека. Відповідно до встановленого порядку заповнення всі записи на корінці чека і безпосередньо на чеку виробляються від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного або синього кольору.

Документальне оформлення РУХУ ГРОШОВИХ КОШТІВ У КАСІ

Якщо допущена помилка при складанні чека, то його перекреслюють і на ньому робиться -здпісь «Анульовано». Анульований (зіпсований) чек повинен залишитися в чековою книжкою. Потім заповнюється новий (наступний за номером) чек. Корінці сплачених і поточених чеків, а також зіпсовані чеки організація-чекодавець зобов'язана зберігати не менше трьох років.

Документальне оформлення руху грошових коштів на РС

До банківських виписок при видачі їх клієнтам на руки додаються виправдувальні документи. Бухгалтер, отримавши виписку, звіряє суми по виписці з сумами в виправдувальних документах, проставляє бухгалтерські проводки на полях виписки поруч з кожною сумою. Виправдувальні документи розкладаються відповідно до сум у виписці банку і зшиваються з нею.

Порядок документального оформлення руху грошових коштів в касі банку

Кожен окремий чек складається з корінця чека і відрізний частини чека (власне чека) з контрольною маркою, розташованої у верхньому правому куті чека. Всі ці частини одного конкретного чека мають однаковий порядковий номер (літерні та цифрові коди), наприклад чек АЛ 1233598.

Документальне оформлення руху грошових коштів в касі

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінює його документа. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Облік і документальне оформлення руху грошових коштів на розрахунковому рахунку

Одночасно з відкриттям розрахункового рахунку банк відкриває на клієнта особовий рахунок, на якому веде облік взаємодії з клієнтом. Після здійснення операцій за рахунком банк видає клієнтові виписку з особового рахунку і направляє її підприємству разом з документами, на підставі яких було здійснено зарахування або списання грошових.

Документальне оформлення руху готівкових грошових коштів

Прибутковий касовий ордер підписується головним бухгалтером або уповноваженою ним особою, завіряється печаткою та реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ф. № КО-3). Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення отриманих та витрачених готівкових коштів, за нього присвоюються номери касових документів, перевіряється повнота проведених касиром операцій. Далі прибутковий касовий ордер передається касиру, який отримує готівку, підписує ордер і квитанцію до нього і реєструє операцію в касовій книзі. При отриманні готівки в касу особі, яка внесла їх, видається квитанція від прибуткового касового ордера, завірена підписами головного бухгалтера і касира, печаткою або відбитком касового апарата.

Шпаргалка: Документальне оформлення та облік грошових коштів в касі

на субрахунку 50.2 «Операційна каса» обліковуються кошти, одержувані організацією при розрахунках з населенням. Якщо організація крім розрахунків з власним персоналом проводить розрахунки з населенням, вона зобов'язана використовувати і реєструвати в податкових органах контрольно-касові машини (ККМ).

Облік грошових коштів

На початку робочого дня (зміни) проводиться запис дати, показань наростаючого обороту касового обладнання на початок робочого дня (зміни) і суми готівкових коштів, отриманих касиром перед початком роботи для видаткових операцій. Після закінчення робочого дня (зміни) заповнюються інші реквізити, передбачені в формі книги касира.

Рух грошових коштів в касі організації складається з двох основних стадій:

• - стадії надходження (приходу) грошових коштів в касу;
• - стадії вибуття (видатку) грошових коштів з каси.

До основних способів надходження готівкових коштів в касу організації відносяться:

• - надходження з банку по чеку на виплату заробітної плати співробітникам, на господарські, операційні та витрати на відрядження;
• - надходження у вигляді виручки від покупців і замовників за відвантажені товари, продукцію (виконані роботи, надані послуги);
• - надходження у вигляді кредитів або позик, отриманих від кредитних або інших організацій;
• - надходження у вигляді повернення авансів або позик, раніше виданих іншим організаціям;
• - надходження готівкових грошових коштів при здійсненні операцій, пов'язаних з розрахунками по оплаті праці персоналу організації, з персоналом за іншими операціями, з засновниками та ін.

Готівкові кошти можуть видаватися (витрачатися) з каси організації на наступні цілі:

• - під звіт на господарські та операційні витрати;
• - на відрядження;
• - на виплату заробітної плати;
• - на виплату допомоги по соціальному страхуванню;
• - на видачу позик (позик) працівникам організації;
• - на виплату компенсацій за використання особистого легкового автомобіля для службових поїздок;
• - на закупівлю товарно-матеріальних цінностей та ін.

Для оформлення та обліку господарських операцій з руху готівкових грошових коштів встановлено такі уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку касових операцій

Крім зазначених вище форм первинної облікової документації з обліку касових операцій кожна організація зобов'язана використовувати також документи, форми яких встановлені ЦБ Росії, зокрема, касову заявку (форма №0408027) і грошовий чек.

Готівкові кошти організація, як правило, отримує зі свого розрахункового рахунку, відкритого в обслуговуючому банку відповідно до встановленого порядку.

Для отримання готівкових коштів з розрахункового рахунку в банку на заробітну плату та інші витрати організаціям необхідно щоквартально подавати до обслуговуючих банків касові заявки за формою №0408027.

До настання чергового (наступного) кварталу організація в поточному кварталі становить і подає в банк касову заявку, в якій показують джерела надходження готівкових коштів в організацію і напрямки їх витрачання протягом кварталу.

Касова заявка подається в банк в двох примірниках, один з яких з відміткою банку потім повертається організації і зберігається в бухгалтерії.

Надходження і витрата готівки розкриваються в заявці з розбивкою даних за відповідний квартал минулого року, попередній квартал і передбачувані прогнозні значення на наступний квартал.

Касова заявка підписується керівником організації та головним бухгалтером і завіряється печаткою організації.

Отримання готівкових коштів з банку здійснюється в порядку і в межах, встановлених законодавством РФ, на підставі належним чином оформленого документа спеціальної форми - грошового чека.

Обслуговуючий банк видає організації грошові чеки у вигляді чекової книжки, що містить, як правило, 25 або 50 чеків.

Банк здійснює видачу чекової книжки на підставі заяви організації і стягує певну плату за кожну видану книжку. Видані чекові книжки та номери чеків фіксуються в «Картці із зразками підписів і відбитка печатки» даної організації.

Грошовий чек є наказ організації обслуговуючому банку про видачу з розрахункового рахунку організації зазначеної в чеку суми готівки.

Кожен окремий чек складається з корінця чека і відрізний частини чека (власне чека) з контрольною маркою, розташованої у верхньому правому куті чека. Всі ці частини одного конкретного чека мають однаковий порядковий номер (літерні та цифрові коди), наприклад чек АЛ 1233598.

При видачі чекової книжки банк на лицьовій стороні кожного чека вказує дані про чекодавця (найменування організації і номер розрахункового рахунку організації) і ставить штамп з назвою банку на місці реквізиту «найменування установи банку».

Для отримання готівки за чеком організація повинна заповнити чек відповідно до встановленого порядку його заповнення.

Порядок заповнення чека, як правило, вказується на звороті обкладинки чекової книжки. Одночасно зі складанням чека повинні бути заповнені всі реквізити корінця чека. Відповідно до встановленого порядку заповнення всі записи на корінці чека і безпосередньо на чеку виробляються від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного або синього кольору.

Корінець заповненого чека залишається у чековій книжці, а відрізна частина (власне чек) представляється в банк для отримання готівки. Після виплати готівки чек залишається в касі банку.

Ніякі поправки в тексті чека не допускаються, так як роблять чек недійсним.

Якщо допущена помилка при складанні чека, то його перекреслюють і на ньому робиться напис «Анульовано». Анульований (зіпсований) чек повинен залишатися в чековою книжкою. Потім заповнюється новий (наступний за номером) чек. Корінці сплачених і зіпсованих чеків, а також зіпсовані чеки організація-чекодавець зобов'язана зберігати не менше трьох років.

У разі закриття розрахункового рахунку організація зобов'язана повернути банку отримані ним раніше чекові книжки з невикористаними корінцями та чеками із зазначенням в супровідному листі номерів невикористаних чеків.

Надходження готівки в касу, в тому числі по чеку, оформляють прибутковими касовими ордерами (форма № КО-1).

Прибутковий касовий ордер складається з двох частин: самого прибуткового ордера і квитанції до нього.

Прибутковий касовий ордер застосовується для оформлення надходження готівки в касу організації як в умовах методів ручної обробки даних, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки.

Прийом готівки за прибутковими касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Особи, які вносять кошти, подають до бухгалтерії організації супровідні документи (касові і товарні чеки, авансові звіти тощо), що відображають вчинені господарські операції. На підставі наданих документів, що підтверджують факт здійснення господарської операції, працівник бухгалтерії виписує в одному екземплярі прибутковий касовий ордер і квитанцію до нього, які підписуються головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою.

При складанні прибуткового касового ордера йому присвоюється черговий порядковий номер і до передачі в касу він реєструється бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3). Як правило, нумерація прибуткових касових ордерів починається з початку року з порядкового номера один (№ 1] і триває до кінця поточного року.

Суми операцій в прибуткових касових ордерах вказуються і цифрами, і прописом.

У прибуткових касових ордерах та квитанціях до них по рядку «Підстава» вказується зміст господарської операції (наприклад, отримано по чеку з таким-то номером). У разі якщо за прибутковим касовим ордером на підставі касових чеків оформляється надходження виручки, то по рядку «У тому числі» повинна вказуватися сума ПДВ, яка записується цифрами. Якщо продукція, роботи, послуги не оподатковуються, робиться запис «без податку (ПДВ)».

По рядку «Додаток» перераховуються прикладені первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання.

При реалізації товарів (робіт, послуг) із застосуванням контрольно-касової техніки (ККТ) допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу в день після закінчення дня на підставі касових чеків.

При отриманні прибуткових касових ордерів касир зобов'язаний перевірити:

наявність на документах підпису головного бухгалтера або особи, на це уповноваженого;

правильність оформлення отриманих документів;

наявність супровідних документів, які додаються до прибуткових касових ордерів;

відповідність господарської операції, зазначеної в прибутковому касовому ордері, найменуванню операції в квитанції до нього.

При прийомі грошей касир зобов'язаний перевірити відповідність сум внесених грошовий коштів сумам, зазначеним у супровідних документах, прибутковому касовому ордері і квитанції до нього.

Після отримання готівки прибутковий касовий ордер і квитанція до нього негайно підписуються касиром, а квитанція до прибуткового касового ордеру завіряється печаткою (штампом) касира. Підписана і завірена печаткою (штампом) квитанція до прибуткового касового ордеру вручається касиром особі, яка внесла готівку, або прикладається до виписки з банку (при надходженні готівки по чеку).

Операції з надходження документів у касу організації також оформляються прибутковими касовими ордерами.

Видача готівки з кас організацій проводиться за видатковими касовими ордерами (форма № КО-2) або належним чином оформленими іншими документами.

До таких документів, наприклад, відносяться платіжні і розрахунково-платіжні відомості, за якими видається зарплата працівникам організації, заяви на видачу грошей та ін. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером організації або особами, на це уповноваженими.

У тих випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах і ін. Є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язкова.

При видачі грошей за видатковим касовим ордером або замінює його документа окремій особі касир зобов'язаний вимагати пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що посвідчує особу одержувача, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Якщо замінює видатковий касовий ордер документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Однак в останньому випадку запис про дані документа, що посвідчує особу, на грошовому документі, що його замінює касовий видатковий ордер, не проводиться.

Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем тільки власноручно чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням одержаної суми: карбованців - прописом, копійок цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжної) відомості сума прописом не вказується.

Видача грошей особам, які не перебувають в обліковому складі організації, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів. Видачу грошей касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює.

Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей.

Якщо видача грошей проводиться "за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис:« За дорученням ». Доручення залишається як додаток до видаткового касового ордера або відомості.

Для обліку грошей, виданих касиром з каси організації іншим касирам або довіреній особі (роздавальнику), а також обліку повернення готівки і касових документів по проведених операціях, застосовується Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів (форма № КО-5).

Оплата праці, виплата допомоги по соціальному страхуванню і стипендій проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомоги по соціальному страхуванню і стипендій касир повинен:

в платіжній (розрахунково-платіжної) відомості проти прізвища осіб, яким не зроблено зазначені виплати, поставити штамп або зробити відмітку від руки: «Депоновано»;

скласти реєстр депонованих сум;

в кінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачених і підлягають депонуванню сумах, звірити їх із загальним підсумком за платіжною відомістю і скріпити напис своїм підписом;

записати в касову книгу фактично виплачену суму і вказати в відомості номер видаткового касового ордера.

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касиром в платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум.

Депоновані суми здаються в банк, і здані суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Видача готівки з каси (виручка, депоновані суми і т.д.) для їх здачі в банк і зарахування на розрахунковий рахунок організації також здійснюється на підставу видаткових касових ордерів.

Видатковий касовий ордер виписується в одному екземплярі і підписується керівником організації та головним бухгалтером, а потім реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КІЗ).

У видатковому касовому ордері по рядку «Підстава» вказується зміст господарської операції, а по рядку «Додаток» перераховуються прикладені первинні »інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання. Операції з видачі грошових документів з каси організації також оформляються видатковими касовими ордерами.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, витратні касові ордери та замінюючі їх документи повинні бути заповнені бухгалтерією чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на друкарській або обчислювальній машині. Підчищення, помарки і виправлення в цих документах не допускаються.

Якщо допущена помилка в таких документах (крім грошового чека), то вони знищуються і замість них складаються нові документи.

Здача готівки в банк здійснюється за встановленою формою оголошення на внесок готівкою (форма № 0402001).

Оголошення на внесок готівкою підписується особою, що вносить гроші в банк.

Оголошення складається з трьох частин: безпосередньо оголошення на внесок готівкою, квитанції і ордера,

Перша частина оголошення на внесок готівкою залишається в касі банку. Вносителю грошей видається квитанція, яку він представляє в касу організації. У касі організації квитанція додається до видаткового касового ордера, за яким були видані гроші для їх здачі в банк.

Ордер видається організації на наступний день разом з випискою з банку, в якій відображено надходження зданих грошей на розрахунковий рахунок організації.

При здійсненні розрахунків готівкою в організації повинна вестися касова книга встановленої форми (форма № КО-4).

Касова книга є обліковим регістром, в якому відображаються в хронологічному порядку всі скоєні організацією касові операції, підтверджені розглянутими раніше первинними обліковими документами.

Кожна організація веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана печаткою на останній сторінці, де робиться запис «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ____ аркушів». Загальна кількість прошнурованих аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера організації. Записи в касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Записи касових операцій починаються з рядка "Залишок на початок дня».

Другі екземпляри листів повинні бути відривними і служать звітом касира. Перші екземпляри аркушів залишаються в касовій книзі. Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Підчищення і необумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера організації.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінює його документа.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

За умови забезпечення повного збереження касових документів касова книга може вестись автоматизованим способом. Нумерація аркушів касової книги в цих машинограммах здійснюється автоматично в порядку зростання з початку року.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера організації.

У більшості випадків гроші в касу надходять з розрахункового рахунку в банку через касира, який отримує їх по грошовими чеками. чеки бувають представницькою (На пред'явника) і іменні (Із зазначенням прізвища, імені та по батькові одержувача грошей). Вони, як правило, зброшуровані в чекові книжки.

Чекові книжки підприємства отримують у відділенні банку за заявою і зберігають їх у касі разом з готівкою. Для отримання грошей в банку заповнені чеки підписуються керівником підприємства та головним бухгалтером і скріплюються печаткою. Ніякі виправлення в чеках не допускаються.

На зворотному боці чеків вказується, на які цілі виходять гроші, наприклад: на видачу зарплати, витрати на відрядження, господарсько-операційні витрати і т. П. Підприємства мають право витрачати гроші тільки на ті потреби, на які вони отримані.

У касу підприємства гроші надходять і з інших джерел, наприклад від робітників і службовців за відпущену їм спецодяг; за паливо, матеріали, готову продукцію; квартирна плата від квартиронаймачів; повернення підзвітними особами невикористаних ними авансів; часткова плата батьків за утримання своїх дітей в дитячих садах, яслах і т. д. Основним прибутковим касовим документом є прибутковий касовий ордер з відривний квитанцією, яка видається особі, яка внесла гроші, на підтвердження про прийом грошей в касу. У разі необхідності вона завіряється печаткою (штампом касира або відбитком касового апарата). Грошові розрахунки з населенням при здійсненні торгових операцій і надання послуг всі підприємства зобов'язані проводити із застосуванням контрольно-касових машин (ККМ). Контрольно-касові машини підлягають реєстрації в податкових органах за місцем знаходження підприємства.

Витрата грошей з каси найчастіше пов'язаний з виплатою заробітної плати і премій робітникам і службовцям, виробництвом витрат на відрядження, поштово-телеграфних та інших господарських витрат, виплатою пенсій, допомоги по соціальному страхуванню і т. Д. Основним документом, яким оформляється видача грошей з каси, є видатковий касовий ордер .

Прийом і видача готівки касами підприємств може проводитися і за іншими належним чином оформленими документами ( товарно-транспортних накладних на відпущені за готівковий розрахунок товарно-матеріальні цінності, рахунках за надані послуги, платіжними відомостями та ін.). У цих випадках на таких документах накладається штамп з реквізитами касового ордера. Коли на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках і т. П.) Є дозвільний напис керівника підприємства, його підпис на видаткових ордерах не обов'язкова.

При видачі грошей касир вимагає в одержувача пред'явлення документа, що посвідчує його особу, записує найменування і номер документа, ким і коли він виданий, і бере розписку про отримання грошей.

Гроші касир має право видавати тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або його замінює. При видачі грошей через інших осіб за дорученням, оформленої в установленому порядку, в ордері після прізвища, імені та по батькові того, хто повинен отримувати, вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. У відомостях перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: «За дорученням». Сама довіреність додається до видаткового документа.

Оплата праці, виплата допомоги по соціальному страхуванню і інші масові виплати здійснюються за платіжним (розрахунково-платіжними) відомостями. На титульному (заголовному) аркуші такої відомості керівником і головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими, робиться дозвільний напис про право видачі грошей і суми прописом.

Після закінчення встановлених строків видачі заробітної плати та інших виплат касир в платіжній відомості проти прізвища особи, що не отримав гроші, ставить штамп або робить запис «депоновано» і складає реєстр депонованих сум, а в кінці платіжної відомості вказує фактично виплачену і невиплачену суми і скріплює ці дані своїм підписом. Якщо гроші видавалися не самим касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: «Гроші за відомістю видавав (підпис)» (видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється). Після цього записують в касову книгу фактично виплачену суму і ставлять на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № ...».

При здачі грошей на розрахунковий рахунок складається заяву на внесок готівкою. Для підтвердження прийому банк видасть квитанцію, яка прикладається до видаткового касового ордера.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або на машинці (друкарській, обчислювальної). Ніяких підчищень, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, в цих документах не допускається. Видавати прибуткові та видаткові документи на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи відразу після їх виконання підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням числа, місяця, року.

До передачі в касу касові ордери та замінюючі їх документи реєструються бухгалтером в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (Кожному присвоюється відповідний номер). Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на виплату заробітної плати та інших прирівняних до неї платежів, реєструються після їх виконання.

Відразу ж після отримання або видачі грошей дані прибуткових і видаткових касових документів записуються касиром в касову книгу, Яка повинна бути пронумерована, прошнурована, опечатана сургучною печаткою, а кількість аркушів завірено підписами керівника підприємства і головного бухгалтера. Касова книга є регістром аналітичного обліку до рахунку 50 «Каса».

На підприємстві повинна бути тільки одна книга, і записи в ній ведуться касиром в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші екземпляри аркушів залишаються в касовій книзі, а другі (відірвані) служать в якості звіту касира. Обидва примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей на наступне число і передає в бухгалтерію звіт разом з доданими до неї документами під розписку на першому примірнику касової книги. При здійсненні операцій за день на загальну суму, що не перевищує двох мінімальних зарплат, дозволяється касові звіти становити не щодня, а за 5 днів з виділенням залишку грошей на кожен день.

За згодою касира і за умови забезпечення повного збереження касових документів касова книга може вестись автоматизованим способом, при якому її аркуші формуються у вигляді машинограми «Вкладний аркуш касової книги». Одночасно з нею формується машинограмма «Звіт касира». Обидві вони повинні складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги. При такому варіанті касир повинен перевірити правильність записів в машинограмі і підписати їх, так як вся відповідальність за ним зберігається.

Отримані бухгалтерією касові звіти і документи обробляються. Кожен запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом, після чого проставляється в звіті шифр кореспондуючого з рахунком 50 «Каса» синтетичного рахунку і субрахунку. Залишок грошей на початок дня по звіту касира бухгалтер звіряє із залишком грошей на кінець дня, показаним в попередньому звіті, і перевіряє правильність виведених оборотів і залишку.